Interdisziplinäre Zusammenarbeit bei der HV-Organisation

Die Organisation und Durchführung einer Hauptversammlung (HV) ist immer eine interdisziplinäre Herausforderung. Anforderungen, Ideen und Erwartungen verschiedener Abteilungen im Unternehmen müssen in Einklang gebracht werden. Besonders intensiv muss jedoch der Austausch der für die HV-Organisation Verantwortlichen mit dem Investor-Relations-(IR-)Team der Gesellschaft sein, da die IR das „Ohr“ am engsten am Kapitalmarkt und den Aktionären hat. Von Bernhard Orlik

Dieser Beitrag erscheint auch im Special Österreich!

Die erste Frage, die weit vor dem geplanten HV-Termin abgestimmt werden muss, ist die „Gretchenfrage“ nach dem HV-Format: Präsenz oder virtuell? Das IR-Team kennt die Erwartungshaltung der maßgeblichen Investoren bzw. kann einschätzen, wie sich die Festlegung auf eines der beiden Formate auf das Abstimmverhalten der Institutionellen auswirkt. In Österreich dominiert die Präsenzveranstaltung zu faktisch 100 %. Die deutschen Investoren erwarten ein jährliches Wechselmodell zwischen dem Präsenzund dem virtuellen Format. Für die HV-Saison 2027 hört man im „Buschfunk“ der internationalen Stimmrechtsberater ISS und Glass, Lewis & Co., dass man sich auch ein Wechselmodell als Idealbild vorstellen könnte. Dies würde das Pendel wieder deutlich Richtung Präsenz ausschlagen lassen.

Wechselmodell bedeutet Mehraufwand

Für die HV-Organisation würde ein Wechselmodell einen deutlichen Mehraufwand bedeuten, da erarbeitete Standards und Ablaufpläne jährlich geändert werden müssen. Aber: Womöglich erhöht der Mehraufwand eines jährlichen Formatwechsels die Wahrscheinlichkeit, dass Gesellschaften sich für das von den Investoren favorisierte Format der hybriden HV entscheiden. Erfahrungen mit diesem Format in Österreich und Deutschland haben die These vom „Organisationsmonster“ widerlegt.

HV-Terminfindung

Auch die Festlegung eines möglichen HVTermins bzw. eines Fensters für den Termin bedarf der internen Abstimmung. An dieser Stelle muss in jedem Fall die Finanzabteilung des Unternehmens einbezogen werden. Vor Einberufung der HV muss der Jahresabschluss aufgestellt, geprüft, testiert und letztlich vom Aufsichtsrat festgestellt worden sein. Limitierend können sich hier die Prüfungskapazitäten der Wirtschaftsprüfer erweisen. Insbesondere bei den größeren Indexgesellschaften geht der Trend ganz klar zu einem möglichst frühen HV-Termin. Zu beachten ist ferner, dass binnen sechs Monaten nach Geschäftsjahresende die HV einer österreichischen AG bzw. einer SE stattzufinden hat. Die deutsche AG kann sich bis zu acht Monate nach Geschäftsjahresende Zeit für den HV-Termin nehmen.

Der Termin der Feststellung des Jahresabschlusses und die rechtliche Frist für die Durchführung der HV bestimmen das Fenster, in welchen der Termin liegt. Im Rahmen der Aufstellung des Finanzkalenders legt das IR-Team die geplante Veröffentlichung von Quartals- oder Halbjahresberichten in Abstimmung mit dem Management fest. Die Hauptversammlung ist für Aktionäre nur dann attraktiv, wenn ihnen aktuelle Entwicklungen der Gesellschaft bzw. „druckfrisches“ Zahlenmaterial präsentiert wird. Sehr unbefriedigend für HV-Besucher ist es, wenn die HV sehr kurz vor der Bekanntgabe der aktuellen Zahlen liegt. Antworten des Vorstands auf Fragen zur aktuellen Entwicklung wie „Dazu können wir derzeit noch nichts sagen – wir verweisen auf die Bekanntgabe der Quartalszahlen in wenigen Tagen“ erzeugen Aktionärsfrust. Einige Gesellschaften legen den HVTermin und die Bekanntgabe von Quartalszahlen zusammen. Am Morgen noch vor Beginn der HV werden die aktuellen Zahlen publiziert und ggf. eine virtuelle Präsentation mit Fragemöglichkeit für Presse und Analysten angeboten. Für das Management, das IR-Team, aber auch die HV-Organisation ist eine solche Terminierung besonders herausfordernd. Last but not least: Zum avisierten HV-Termin müssen Vorstand und Aufsichtsrat verfügbar sein. Das Gleiche trifft auch auf die geeigneten Räumlichkeiten und benötigte externe Dienstleister zu. Ist dann ein HV-Termin fixiert und sind die notwendigen Buchungen bestätigt worden, muss die Ausgestaltung der HV abgesprochen werden. Wie viele Besucher werden erwartet? Umfasst die Tagesordnung strittige Punkte oder ist gar mit massiver Opposition zu rechnen? Gibt es im schlimmsten Fall eine Presseberichterstattung im Vorfeld der Versammlung? Sollen Gäste zugelassen werden? Zu diesen Fragen müssen sich alle Abteilungen mit der HV-Organisation regelmäßig austauschen. Bei größeren Veranstaltungen wird man auch die Unternehmenssicherheit in die Vorbereitung einbeziehen müssen. In welchem Umfang müssen Sicherheitskontrollen am Einlass zur HV geplant werden? Ist die Bedrohungsgefahr so hoch, dass ein Sicherheitsabstand zwischen Bühne und Aktionären eingehalten werden muss, oder soll gar ein Fluchtweg für das Management geschaffen werden? Auch Fragen zu Sitzordnung auf der Bühne sind abzustimmen.

Format der Vorstandspräsentation

Bis vor einigen Jahren bestand die Vorstandspräsentation aus einigen PowerPoint-Folien und einem Rednerpult, an dem der Vorstand seine ausformulierte Rede abgelesen hat. Heute haben Vorstände in Abstimmung mit der IR (und der Öffentlichkeitsarbeit) ganz individuelle Vorstellungen, wie die Präsentation ablaufen soll. Einige Vorstände reden frei und benötigen nur einen Vorschaumonitor für Stichworte. Anderen Vorständen schwebt eine multimediale Präsentation mit filmischen Einspielern oder gar Liveschaltungen zu Mitarbeitern in fremden Ländern vor. Aber auch die eher triviale Frage, ob ein Teleprompter zum Einsatz kommen soll, muss mit der HV-Organisation im Vorfeld der Veranstaltung geklärt werden.

Backoffice

Auf ihre Fragen erwarten die Aktionäre möglichst zeitnah umfassende und korrekte Antworten von Vorstand und Aufsichtsrat. In der Regel wird dafür ein sogenanntes Q&A-Backoffice geschaffen. Sofern man dies nicht der künstlichen Intelligenz (KI) überlässt, muss die HV-Organisation im Backoffice einen ruhigeren Bereich finden, in welchem Stenografen die Fragen dem Inhalt nach erfassen. Unbedingt benötigt die HV-Organisation die Information, wie viele Mitarbeiter vor Ort im Backoffice Platz finden sollen. Hier hat sich in den letzten Jahren deutlich die Tendenz gezeigt, dass die Zahl der Mitarbeiter vor Ort auf die unbedingt benötigten Fachleute begrenzt wird. Über eine internetgestützte Fernanbindung können weitere Mitarbeiter von ihrem Arbeitsplatz oder aus einem Backoffice am Firmenstandort bedarfsgerecht zugeschaltet werden. Sowohl die räumlichen als auch die technischen Voraussetzungen für ein modernes HV-Backoffice müssen der HV Organisation frühzeitig aufgegeben werden.

Fazit

Die HV-Organisation ist ohne den fortlaufenden Austausch mit anderen Fachabteilungen des Unternehmens nicht in der Lage, eine erfolgreiche HV zu planen und durchzuführen. Dieser interdisziplinäre Austausch kann nicht früh genug beginnen – am besten startet er am Tag nach der letzten HV.