Aspekt 6: Versteckte Weisungspflicht
Weisungen sind aber kein Sonderthema des Stimmrechtsvertreters. Sie sind auch für Dritte wichtig, wobei die betreffende Norm eher ein Schattendasein fristet, denn Meldungen nach § 26 Abs.1 WpHG aufgrund der Vorschrift des § 22 Abs.1 Nr. 6 WpHG sind selten.
Danach wird auch derjenige wegen des Überschreitens der bekannten Stimmrechts-Schwellen meldepflichtig, der Stimmrechte als Bevollmächtigter ausüben kann, sofern er die Stimmrechte aus diesen Aktien nach eigenem Ermessen ausüben kann, wenn keine besonderen Weisungen des Aktionärs vorliegen.
Wer also 3% des Grundkapitals oder mehr als Bevollmächtigter in einer Hauptversammlung vertritt, tut gut daran, sich eine Weisung zu holen. Die sollte es nicht nur mündlich geben, sondern sie sollte dokumentiert sein – die BaFin hat in entsprechenden Verfahren sich diese Nachweise durchaus vorlegen lassen. Fehlt die Weisung, tritt die Meldepflicht ein.
Aspekt 7: Nicht ausreichende Vollmachten und Weisungen
Ganz besonders gefährlich wird es dann, wenn Vollmachten in ihrer Reichweite zu eng sind oder Weisungen für Sonderfälle fehlen. Da kippen dann mal ganz schnell die sicher geglaubten Mehrheiten. Deshalb gilt bei kritischen Hauptversammlungen ganz besondere Sorgfalt. Letztlich sollte man aber für jede Hauptversammlung wesentliche Stimmblöcke absichern. Denn unvorhergesehene Geschäftsordnungsanträge kann es immer geben, und abweichende Sachanträge sind auch keine Seltenheit.
Vollmachten müssen also über die bekannt gemachte Tagesordnung jede Stimmabgabe erfassen. Gleiches gilt für Weisungen – auch hier muss es eine klare Vorgabe geben, wie das Stimmverhalten ist, wenn Anträge erst auf der HV gestellt werden. Um die Abwicklung zu erleichtern, überträgt man solch wichtige Stimmblöcke nicht auf den Stimmrechtsvertreter, denn der nimmt grundsätzlich nicht an Abstimmungen über die bekanntgemachte Tagesordnung hinaus teil. Wenn er im Einzelfall weitergehende Vollmachten und Weisungen hat, muss genau unterschieden werden, welche Karten von ihm gesperrt werden und welche nicht. Das Risiko lässt sich durch die Bevollmächtigung einer anderen Person vermeiden.
Fazit
Für die Vollmachts- und Weisungserteilung ist Sorgfalt geboten – auf Seiten des Aktionärs genauso wie auf Seiten der Gesellschaft. Denn hier lauert eine ganze Reihe von Formfehlern, die fatale Folgen haben können.