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Oliver Singer, Key Account Manager, ACS Solution GmbH

Einsatz von Spracherkennungssoftware für die Fragenerfassung auf Hauptversammlungen? Dies bleibt nach wie vor ein Wunschtraum. Aber es gibt auch noch die computergestützte Stenografie. In Kombination mit traditionellen Stenografen und einer dafür passenden Schnittstelle zur Q&A-Back-Office-Software lässt sich die Effizienz der Fragenerfassung hinsichtlich Geschwindigkeit, Vollständigkeit und Chronologie der Fragen erheblich steigern. 

Computerstenografen als Vorbild

Sicher kennen Sie alle die Szenen aus Gerichtsverhandlungen in amerikanischen Filmen: Der Gerichtsstenograf ist in der Lage, das gesprochene Wort mit Hilfe einer speziellen Stenografie-Tastatur, einer speziellen Transkriptions-Software und viel Übung simultan in geschriebene Sprache zu übersetzen. Auch in Deutschland gibt es Computerstenografen, die längst auch zur Fragenerfassung bei Hauptversammlungen engagiert werden. Es ist immer wieder faszinierend zuzuschauen, wie sich das gesprochene Wort zeitgleich auf dem Bildschirm aufbaut.

Maximierung der Leistungsfähigkeit

Die eigentlichen Einzelfragen der Aktionäre vollständig, chronologisch und vor allem schnell aus den Redebeiträgen der Aktionäre im Gesamtkontext zu identifizieren und zur Beantwortung an die Experten weiterzuleiten, ist Aufgabe und Herausforderung für jedes Q&A-Back-Office-Team. Traditionell werden dafür Stenografen eingesetzt. Um die Effizienz und Leistungsfähigkeit des Q&A-Back-Office-Teams zu maximieren, ist die Nutzung von Computerstenografie zur Unterstützung traditioneller Stenografen sehr zu empfehlen. Durch den Einsatz von Computerstenografie in Kombination mit einer Q&A-Software ist die Erfassung der vollständigen Ausführungen und Fragen der Aktionäre in Echtzeit und direkt in einem Frage-Antwort-System möglich – zum Mitlesen, zum Nachlesen oder zur weiteren digitalen Verwendung.

Vereinfachte Weiterverarbeitung

Die Kombination mit Computerstenografie und traditionellen Stenografen hat Vorteile: Sind die Ausführungen des Aktionärs erst einmal komplett im Q&A-System erfasst, können traditionelle Stenografen im Backoffice unabhängig voneinander auf Basis ihrer eigenen stenografischen Mitschriften die für die Fragen relevanten Textpassagen blitzschnell per Copy & Paste herauskopieren und diese chronologisch in das Frage-Antwort-System übernehmen – ohne das Fenster oder die Applikation wechseln oder Textteile von Papierausdrucken abschreiben zu müssen. Zusätzlich können einige hilfreiche Funktionen, wie ein Timecode, eine Suchfunktion und die Tastaturbedienbarkeit, den Stenografen das Arbeiten mit dem Livetext erleichtern und es effektiv gestalten.

Die Vorteile des neuen Dreiecksverbunds

Welchen Nutzen bringt der neue Dreiecksverbund von traditionellem Stenografen, Computerstenografie und Frage-Antwort-System?

  • Stenografen haben die Möglichkeit, über ihr eigenes Stenogramm hinaus Zusammenhänge zu prüfen und vorhergehende Textpassagen nachzulesen.
  • Für Gesellschaften, die auf eine chronologische Fragenerfassung Wert legen, besteht nun die Möglichkeit, parallel zu den Rednern sofort Fragen in das Frage-Antwort-System aufzunehmen, da jetzt eine Arbeitsteilung zwischen der Erstellung des Stenogramms und der Fragenerfassung realisiert werden kann.
  • Bei Gesellschaften, die die Fragen selbst erfassen, kann direkt mit kopierbarem Text und nicht nur mit Kassetten- oder MP3-Rekordern gearbeitet werden.
  • Der Livetext kann nachgeschalteten Kontrollinstanzen zur Verfügung gestellt werden, wodurch diese die Möglichkeit haben, auf einem Bildschirm die erfassten Fragen sofort auf Inhalt und Vollständigkeit zu prüfen.
  • Dem Notar kann das Fragenprotokoll zur Verfügung gestellt werden, um Fragen auszudrucken, die zu Protokoll gegeben werden sollen.
In den USA bereits Usus: Gerichtsstenografen sind mit einer speziellen Stenografen-Tastatur in der Lage, das gesprochene Wort in Echtzeit mitzuschreiben. Foto: Armin Kübelbeck, CC BY-SA 3.0

Erfahrung aus der Praxis

Der Einsatz der Computerstenografie erleichtert auch den Stenografen die Arbeit: Sie konnten direkt damit arbeiten und Inhalte, die schon einige Zeit zurücklagen, komfortabel auf ihrem Bildschirm suchen und nachlesen. Die Geschwindigkeit der Fragenerfassung wurde deutlich gesteigert, weiterhin war es auch möglich, alle Fragen zeitnah chronologisch zu erfassen. Dies entspannt die Arbeit der Stenografen, wenn man bedenkt, dass nicht selten 200 Fragen und mehr zu erfassen sind. Die Eingangskoordinatoren lasen die meisten Redebeiträge der Aktionäre parallel „live“ im System mit, hatten die Möglichkeit, vorherige Äußerungen noch einmal im Gesamtkontext nachzulesen, und dadurch einen guten Überblick.

Fazit

Durch den Dreiecksverbund Computerstenograf, traditioneller Stenograf und Q&A-System kann die Effizienz bei der Fragenerfassung gesteigert werden. Dennoch werden auch zukünftig die Transferleistungen des Menschen noch nicht ersetzt werden können.