Wie können fremdsprachige Gremienmitglieder in eine Hauptversammlung eingebunden werden?
Seit vielen Jahren werden börsennotierte Publikumsgesellschaften internationaler. Dies zeigt sich nicht nur anhand der Länder, in denen der Umsatz generiert wird, sondern auch an den Nationalitäten der Vorstände und Aufsichtsräte. Mittlerweile ist Englisch in einigen Gesellschaften oder auch nur in einzelnen Abteilungen die Unternehmenssprache. Weniger Gedanken hat man sich über die Hauptversammlung gemacht – auch hier stellt sich die Frage, wie fremdsprachige Verantwortliche eingebunden werden können.
Welche Aspekte einer HV sind von einer Fremdsprache betroffen?
Für Aktiengesellschaften mit Sitz in der Bundesrepublik Deutschland ist die Versammlungssprache ungeachtet des Hauptversammlungsortes Deutsch. Diese Vorschrift ist zwar nicht ausdrücklich im Gesetz benannt, wird aber aus § 118 AktG abgeleitet, der eine mittelbare Beschränkung des Rederechts anderer Aktionäre folgert, wenn diese den Ausführungen nicht folgen können (vgl. MüKoAktG/Kubis AktG § 118 Rn. 77). Eine Ausnahme würde dabei ein hiervon abweichendes Einverständnis aller Versammlungsteilnehmer bilden. Diese Möglichkeit lässt sich bei einer Publikums-HV aber praktisch ausschließen.
In einer Hauptversammlung spielt die Sprache an verschiedenen Stellen eine Rolle. Die Fremdsprachenthematik betrifft dabei die Leitungs- und Ordnungsmaßnahmen des Versammlungsleiters ebenso wie dessen Beschlussfeststellung der Abstimmungsergebnisse. Außerdem berichtet der Vorstand u.a. über den Jahresabschluss, und die Aktionäre nehmen ihr Auskunftsrecht in Anspruch – ihre Fragen sind durch den Vorstand zu beantworten
Der nicht-deutschsprachige Versammlungsleiter
Die wichtigsten Instrumente zur Steuerung einer Hauptversammlung fallen in den Aufgabenbereich des Versammlungsleiters. Sollte dieser nicht-deutschsprachig sein, müsste der vollständige Leitfaden simultan für die Aktionäre in die deutsche Sprache übersetzt werden. Jeder Beitrag eines Aktionärs und die Ausführungen des Vorstands müssten umgekehrt simultan in die Sprache des Versammlungsleiters übersetzt werden. Diese Möglichkeit besteht zwar grundsätzlich, bietet allerdings einige Nachteile, die nicht zu unterschätzen sind. Aufgrund der Simultanübersetzung würde es zu Pausen zwischen den Interaktionen kommen. Diese stünden einem gewohnt flüssigen Ablauf entgegen. Zwischenrufe können teilweise auch gar nicht übersetzt werden, sodass der Versammlungsleiter hierauf nicht reagieren könnte. Eine Übersetzung von Ordnungsmaßnahmen für den Aktionär und dessen Antwort darauf wieder zurück zum Versammlungsleiter dürfte mehr zur Unterhaltung denn zur Straffung der Versammlung beitragen.
Fraglich ist auch die Auswirkung von Übersetzungsfehlern der Dolmetscher. Aus Sicht des deutschsprachigen Aktionärs (und des Notars) wird die deutsche Übersetzung verbindlich sein. Eine ständige Prüfung der beiden Sprachen und eine zeitnahe Korrektur sind somit für die Vermeidung von Fehlern im Protokoll unerlässlich.
Daraus lässt sich ableiten, dass ein Versammlungsleiter mit sehr guten Deutschkenntnissen zu empfehlen ist. Der Hinweis auf die Prüfung der eigenen Satzung ist dabei noch zu ergänzen. Es sollte grundsätzlich eine Satzungsregelung geschaffen sein, die einen anderen Versammlungsleiter als den Aufsichtsratsvorsitzenden möglich macht.