Markus Sruppler - Geschäftsführer, Proske GmbH

Erfolgskriterien von Hauptversammlungen

Die jährliche Hauptversammlung ist eine der wesentlichen Veranstaltungen für börsennotierte Unternehmen. Mit ihr sind bedeutende Ziele verbunden. Im Mittelpunkt steht in der Regel zwar die Erfüllung von satzungsmäßigen und gesetzlichen Pflichten. Aktiengesellschaften nutzen die Hauptversammlung oft aber auch für die Marketingkommunikation. Der Erfolg der Veranstaltung misst sich an Rahmendaten der Organisation. Um alle Faktoren zu beziffern, empfiehlt sich die Definition von Key-Performance-Indikatoren (KPIs).

Für viele Aktiengesellschaften ist die jährliche Hauptversammlung eine Pflichtveranstaltung. Im Fall von guten Zahlen und konsistenter Strategie sowie überzeugender Performance des Managements folgt meist eine positive Berichterstattung – und die HV wird als erfolgreich betrachtet. Jedoch spielen für eine ausgewogene Bewertung durchaus mehr Faktoren eine Rolle. Es eröffnen sich weitere Möglichkeiten der Kommunikation, denn das Unternehmen steht zur Hauptversammlung im Fokus unterschiedlicher Zielgruppen. Neben Investoren und Kleinaktionären sind Kunden, Lieferanten und andere Partner sowie die Mitarbeiter an der zukünftigen Strategie des Unternehmens interessiert. Damit ergibt sich die Möglichkeit einer breiten Positionierung gegenüber wichtigen Geschäftspartnern und Personengruppen. Eine wichtige Rolle nehmen auch die Organisation und Durchführung der Veranstaltung ein. Sinnvolles Projektmanagement legt die Verantwortung aller Beteiligten fest und stellt reibungslose Abläufe sicher. Dabei stehen die umfassende Planung und Kommunikation mit PR- und IR-Abteilungen, Finanzen sowie Vorstand, Aufsichtsrat und Notar im Vordergrund. Daneben sind Effizienz und ökonomische Aspekte wichtige Messgrößen, wenn es darum geht, Kosten zu kontrollieren und mit den Zielen der Hauptversammlung in Einklang zu bringen. Starke Partner können auf Rahmenverträge zurückgreifen und Kostenpositionen optimieren.

Statistiken erlauben Analysen

Häufig fehlt im Unternehmen mit Blick auf die Hauptversammlung ein klares Projektmanagement mit einer entsprechenden Zieldefinition. Wird für das Projekt eine strategische Positionierung definiert, ergeben sich meist neue Sichtweisen. Indiesem Zusammenhang werden in der Regel eindeutige und messbare Key Performance Indicators (KPIs) zwischen den beteiligten Akteuren verhandelt und festgelegt. Sie können als Service Level definiert und Teil von Ziel- und Honorarvereinbarungen werden. Aus der Bewertung dieser Faktoren lassen sich dann Optimierungspotenziale ableiten. Welche Kennzahlen sich als KPIs eignen, ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig – dabei spielt die Unternehmensstrategie ebenso eine Rolle wie Ziele in den Bereichen Marketing, IR und Öffentlichkeitsarbeit, aber natürlich auch die Einhaltung der betroffenen Budgets. Folgende KPIs könnten sinnvoll sein:

Sinvolle KPIs für Hauptversammlungen
Quelle: SdK Schutzgemeinschaft der Kapitalanleger e.V.: Analyse für das Jahr 2014

Fazit

Erst mit nachhaltigen Programmen, sogenanntem strategischem Meeting Management (SMM), durch die alle Veranstaltungen und Meetings im Unternehmen spartenübergreifend aufeinander abgestimmt werden, entstehen vergleichbare Ergebnisse mit einer hohen Aussagekraft. Die Hauptversammlung lässt sich nahtlos in ein integriertes Veranstaltungskonzept integrieren. KPIs lassen sich so unternehmensweit definieren und im Rahmen von Service Levels vereinbaren. Anhand quantifizierbarer Größen lassen sich so unternehmensweite

Über den Autor

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