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In der Präsenzhauptversammlung ist der Leitfaden des Versammlungsleiters das wichtigste Hilfsmittel für die Steuerung des Ablaufs und die sachgerechte Abwicklung der Veranstaltung. Er ist darüber hinaus Grundlage des notariellen Protokolls der Versammlung. Auch die virtuelle Hauptversammlung bedarf eines Versammlungsleiters, der vor Ort die Versammlung eröffnet, die notwendigen Feststellungen trifft, das Wort erteilt, die Ergebnisse verkündet und die Versammlung schließt. Der Versammlungsleiter benötigt auch in der virtuellen HV einen Leitfaden.
Zwar ähneln sich die Abläufe der Präsenzhauptversammlung und der virtuellen Hauptversammlung. Die relevanten Unterschiede gilt es jedoch gerade im Leitfaden und den damit zusammenhängenden Hinweisen sachgerecht abzubilden.
Hinweiseinblendungen
In vielen Präsenzversammlungen werden die Bekanntgaben des Versammlungsleiters und auch die Erläuterungen des Vorstands durch Einblendungen auf eine Leinwand unterstützt. Diese sonst eher optionalen Hinweise kann man in der virtuellen Hauptversammlung als zwingend erforderlich ansehen, um die Aktionäre über Beginn, Ende und Pausen zu informieren.
Eingangs ist ein Begrüßungsbildschirm sinnvoll, der diejenigen Aktionäre, die sich bereits vor Eröffnung zuschalten, auf den Beginn der Versammlung hinweist, etwa wie folgt: „Herzlich willkommen zur virtuellen Hauptversammlung der ABC-AG. Die Hauptversammlung wird um 10:00 Uhr durch den Versammlungsleiter eröffnet.“
Während der Abstimmungen und deren Auswertungen sollte darauf hingewiesen werden, dass gerade eine Pause ist: „Es erfolgen gerade die Abstimmungen zur virtuellen Hauptversammlung der ABC-AG. Sie können noch bis 12:30 Uhr Ihre Weisungen bzw. Stimmen abgeben oder ändern.“ bzw. „Es erfolgt gerade die Auswertung der Abstimmungen zur virtuellen Hauptversammlung der ABC-AG. Die Versammlung wird in wenigen Minuten mit der Verkündung der Abstimmungsergebnisse fortgesetzt.“
Bislang haben fast alle Gesellschaften von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, die Fragen vor der HV zeitlich zu befristen. Es wird aber auch durchaus angeregt, in der nächsten virtuellen HV-Saison Fragen bis in die HV zuzulassen. Dies kann ebenfalls zur Notwendigkeit von Pausen führen: „Zur Beantwortung der Aktionärsfragen machen wir eine kurze Pause bis 13:00 Uhr. Die Hauptversammlung wird dann mit den Antworten auf Ihre Fragen fortgesetzt.“
Größere Pausen können auch durch einen Imagefilm oder eine Unternehmenspräsentation in Endlosschleife überbrückt werden; der Hinweis auf den weiteren Fortgang der Veranstaltung sollte hierbei aber nicht untergehen.
Gegen Ende sollte eine Einblendung in der Zeit erfolgen, in der Widersprüche eingelegt werden können, und schließlich ein Hinweis, dass die virtuelle Hauptversammlung geschlossen ist: „Sie haben bis 14:30 Uhr Gelegenheit, über das Aktionärsportal Widerspruch zu Protokoll des Notars einzulegen.“ bzw. „Die virtuelle Hauptversammlung der ABC-AG wurde um 14:45 Uhr beendet. Die Abstimmergebnisse werden alsbald auf dieser Seite veröffentlicht.“
Kaum Sonderleitfäden erforderlich
Solange die virtuelle Hauptversammlung gemäß dem gesetzlichen Mindestprogramm abläuft, haben die Aktionäre keine Möglichkeit, auf den Ablauf einzuwirken – Geschäftsordnungsanträge, Anträge auf Einzelentlastung oder spontane inhaltliche Anträge stehen ihnen nicht zu. Der Ablauf der virtuellen Hauptversammlung steht somit gegenüber demjenigen der Präsenz-Hauptversammlung weitgehend fest. Sonderleitfäden und Sprechzettel für bestimmte Situationen sind also nicht erforderlich. Allerdings kann sich durchaus eine Situation ergeben, in der die Versammlung unterbrochen werden muss – wenn z.B. doch technische Probleme auftreten, oder wenn Nachbesserungsbedarf zu einzelnen Fragen bzw. Antworten besteht. Hierfür sollte ein Sprechzettel vorbereitet werden, womit der Versammlungsleiter die Versammlung unterbricht und eine Pause anordnet:
„Meine sehr geehrten Damen und Herren, ich erhalte gerade einen Hinweis, wonach wir die Hauptversammlung unterbrechen sollten. Ich unterbreche daher die Versammlung. Wir werden Sie alsbald informieren und die Versammlung fortsetzen.“
Während dieser Pause bietet sich wiederum eine entsprechende Einblendung wie oben beispielhaft dargestellt an.
Zeitangaben und Zeitversatz
Bei allen Zeitangaben im Leitfaden ist zu beachten, dass zwischen der Kameraaufnahme und dem Erscheinen des Bilds auf dem Computer des Aktionärs durch die Übertragung über das Internet ein kleiner Zeitversatz liegt. Der Versammlungsleiter sollte daher statt der in der Präsenzversammlung üblichen Zeitangabe in Minuten, z.B.: „… wir setzen die Versammlung in 15 Minuten fort …“ eine absolute Zeitangabe verwenden, etwa: „… wir setzen die Versammlung um 14:15 Uhr fort …“
Die Abläufe der Hauptversammlung im Einzelnen
Wenngleich die meisten Elemente der Präsenz- und der virtuellen HV gleichartig sind, ergeben sich im Einzelnen doch einige Abweichungen. Bei der Begrüßung sollte darauf geachtet werden, dass nicht nur die Aktionäre lediglich virtuell teilnehmen, sondern ggf. auch einzelne Aufsichtsratsmitglieder, soweit von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht wurde.
Sowohl die Feststellung der Formalien als auch die Berichte folgen dem weithin üblichen Ablauf. Eine Debatte im Sinne einer Erteilung des Worts an Aktionäre und der Überwachung eventueller Redezeiten findet hingegen nicht statt; vielmehr erteilt der Versammlungsleiter dem Vorstand das Wort für die Beantwortung der Fragen, welche im Zusammenhang mit den Antworten vorgetragen werden. Nach der Beantwortung der Fragen wird in die Abstimmungen übergegangen. Die Erläuterung des körperlichen Abstimmungsverfahrens wird hierbei durch die Erläuterung des Verfahrens der Weisungserteilung an Stimmrechtsvertreter bzw. der Abgabe von Briefwahlstimmen und der entsprechenden Änderungen ersetzt. Beim Aufruf der Tagesordnungspunkte sollte ggf. auch auf Gegenanträge eingegangen werden, soweit sie lediglich auf Ablehnung des Verwaltungsvorschlags gerichtet sind, dahingehend, dass mit dessen Ablehnung auch die Zustimmung zum Gegenantrag verbunden ist. Bei inhaltlichen Gegenanträgen kann – wie sonst auch – zunächst über den Verwaltungsvorschlag abgestimmt werden, der bei seiner Annahme den Gegenantrag erledigt. Den Aktionären und Aktionärsvertretern sollte sodann hinreichend Zeit zur Abgabe bzw. Änderung ihrer Voten gegeben werden.
An die Stimmabgabe schließt sich die Ergebnisermittlung an; da ja noch neue oder auch geänderte Voten zu berücksichtigen sind, wird diese sicherlich auch einige Minuten in Anspruch nehmen. Es bleibt also bei der üblichen, kurzen Unterbrechung zur Ergebnisermittlung. Börsennotierte Gesellschaften haben grundsätzlich nach § 130 Abs. 2 Satz 3 AktG die Möglichkeit, die Stimmergebnisse in der sogenannten Kurzform zu verkünden, wenn kein Aktionär diesem Verfahren widerspricht. Ein solcher Widerspruch ist in der virtuellen Hauptversammlung aber gar nicht möglich, da er nur persönlich teilnehmenden Aktionären bzw. ihren Vertretern zusteht. Aus Transparenzgründen sollte daher auf die Verkündung in Kurzform verzichtet werden.
An die Ergebnisverkündung schließt sich die Phase an, in der die Aktionäre letztmalig Widerspruch zu Protokoll des Notars erklären können. Diese Zeitspanne sollte hinreichend komfortabel gestaltet werden, um eventuellen Vorwürfen, man habe das Widerspruchsrecht unzulässig verkürzt, den Boden zu entziehen.
Fazit
Der Leitfaden für den Versammlungsleiter unterliegt in der virtuellen Hauptversammlung einigen wenigen Änderungen gegenüber der Präsenzversammlung. Die Hinweiseinblendungen gewinnen durch das virtuelle Format an Bedeutung. Sonderleitfäden können ganz erheblich verschlankt werden; gleichwohl sollte nicht davon ausgegangen werden, dass Sondersituationen im Konstrukt der virtuellen HV unmöglich wären.
Dieser Artikel ist eine Vorabveröffentlichung aus unserem am 10.Oktober erscheinendem HV-Magazin.
Autor/Autorin
Matthias Höreth
Matthias Höreth ist Rechtsanwalt mit dem Schwerpunkt Hauptversammlung.