Die Möglichkeit, eine Hauptversammlung (HV) in Zeiten der COVID-19-Pandemie vorübergehend auch als „virtuelle“ Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der Aktionäre abzuhalten, wurde erst Ende März 2020 durch eine „Notgesetzgebung“ geschaffen. Von Alexander Balling und Thomas Wagner
Zentrales Medium für die Ausübung der Aktionärsrechte ist stets eine Internetanwendung, mal als „Aktionärsportal“, mal als „Internetservice für Aktionäre“ oder auch als „E-Service für Aktionäre“ bezeichnet. Wer glaubt, dass es bei der Ausgestaltung dieser Internetportale ausschließlich um die Ausübung der Aktionärsrechte durch Aktionäre geht, der springt zu kurz: Denn wie bei einer Präsenz-Hauptversammlung müssen auch hier die Anforderungen und Belange von Aktionärsvereinigungen, Banken, institutionellen Anlegern, Pressevertretern und Gästen berücksichtigt werden. Das führt je nach Nutzergruppe zu deutlich unterschiedlichen Anforderungen an die Funktionalitäten des Internetportals und erfordert eine umfangreiche Identifizierungs-, Zugriffs-, Rechte- und Phasenverwaltung.
Portalzugang für Gäste, Presse, Notar, abwesende Organmitglieder und Wirtschaftsprüfer
Bei der virtuellen HV soll einerseits die Zahl der physisch zusammentreffenden Personen auf das erforderliche Mindestmaß reduziert werden; andererseits sollen abwesende Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder und die Wirtschaftsprüfer dennoch virtuell teilnehmen und kommunizieren können. So soll es dem Notar möglich sein, deren virtuelle Anwesenheit nachzuprüfen. Die Protokollierung der An- und Abwesenheit eines „Users“ und dessen „Aktivitäten“ durch das System ist also erforderlich. Erklärt ein Aktionär über das Portal Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung, muss dies für den Notar ersichtlich sein. Demselben muss es im Übrigen auch möglich sein, die ordnungsgemäße Funktionsfähigkeit des Systems und aller Funktionalitäten für die Aktionäre – auch während der Hauptversammlung – zu überprüfen, z.B. über einen speziellen Notarzugang.
Möchte man die öffentliche Übertragung der Hauptversammlung vermeiden, aber dennoch neben den Aktionären auch einem ausgewählten weiteren Personenkreis die Verfolgung derselben in Bild und Ton ermöglichen, sind Portalzugänge für Gäste mit einer Rechteverwaltung erforderlich. Über das reine Verfolgen der Übertragung hinaus kann beispielsweise für jede Nutzer(unter)gruppe festgelegt werden, welche Unterlagen zusätzlich zur Verfügung stehen oder vorenthalten werden.
Portalzugang für Aktionäre und „geschäftsmäßige Vertreter“
Aktionären stehen die umfassendsten Funktionen in den Internetportalen zur Verfügung – nur nicht zu jeder Zeit. Die Frageneinreichung ist in der Regel bis zwei Tage vor der HV, die Abgabe von Briefwahlstimmen oder Vollmachten mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter bis zu einem vom Versammlungsleiter während der HV festgelegten Zeitpunkt und die Widerspruchsmöglichkeit vom Beginn bis zum Ende der HV möglich. Dafür ist eine Phasenverwaltung erforderlich, mit der die Zeitfenster für einzelne Aktionärsrechte gesteuert werden können.
Geschäftsmäßige Vertreter (z.B. Banken, Aktionärsvereinigungen) üben die Rechte von vielzähligen Einzelaktionären aus. Um zu vermeiden, dass sich der geschäftsmäßige Vertreter für jede Einzelposition jeweils einzeln mit den Zugangsdaten im Internetportal anmelden muss, wird ein „Sammel-Portalzugang“ eingerichtet. Sobald die erste Vollmacht für einen geschäftsmäßigen Vertreter vorliegt, wird dieser – von einem einzelnen Besitz unabhängigen – Sammel-Portalzugang freigeschaltet. Mit diesem können bereits Fragen eingereicht oder Unterlagen eingesehen werden. Alle eingehenden und zu vertretenden Vollmachten werden diesem Sammel-Portalzugang zugebucht; der geschäftsmäßige Vertreter kann nun über denselben die Weisungen jeweils einzeln einsehen oder auch ändern. Die Stimmausübung erfolgt dann auf Basis der bei der jeweiligen Einzelvollmachtskarte hinterlegten Weisung entweder per Briefwahl oder per Vollmacht und Weisung an den Stimmrechtsvertreter, je nach Wunsch des geschäftsmäßigen Vertreters. Über eine „Stapelverarbeitungsfunktion“ kann der geschäftsmäßige Vertreter, der z.B. mehrere Hundert Einzelaktionäre vertritt, selbst auf kurzfristige Weisungsänderungen oder bei der Abstimmung über Gegenanträge reagieren und mit einem einzigen „Stapelverarbeitungsvorgang“ gleichlautende Weisungen für ausgewählte oder auch alle durch ihn vertretene Anmeldungen effizient verarbeiten.
Hohe Anforderungen an Systeme für die Hauptversammlung
Die Vorbereitung und Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung umfasst mit der technischen Umsetzung des Teilnahme-, Einsichtnahme, Frage-, Stimm- und Widerspruchsrechts für die unterschiedlichen Usergruppen wesentlich umfassendere und komplexere Themen- und Regelungsbereiche als die bloße Bild- und Tonübertragung sowie die einfache Teilnahme oder Abstimmung einzelner Personen. Das dafür erforderliche Identifizierungs-, Zugriffs-, Rechte- und Phasenverwaltungssystem ist durchaus komplex und dürfte z.B. die technischen Möglichkeiten vieler herkömmlicher Konferenzsysteme deutlich übertreffen.
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