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Am 1. Januar 2020 ist das Aktionärsrechterichtlinienumsetzungsgesetz II (ARUG II) in Kraft getreten (BGBl. 2019, 2637 ff). Es sind seitdem aber noch nicht alle Regelungen zeitgleich anzuwenden, vielmehr enthält das Gesetz einige Übergangsregelungen, die es den Unternehmen ermöglichen, die aus dem ARUG II neu resultierenden Pflichten auch tatsächlich umzusetzen. Von Matthias Höreth

Hieraus lässt sich eine Art „Fahrplan“ zu ARUG II herausarbeiten. Dieser stellt die Termine für Gesellschaften, deren Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, dar. Bei abweichendem Geschäftsjahr sind die auf das Geschäftsjahr bezogenen Termine entsprechend anzupassen.

1.Januar 2020

Bereits seit dem 1. Januar 2020 haben börsennotierte Gesellschaften die Regulierungen zu Geschäften mit nahestehenden Personen, §§ 111a ff. AktG, zu beachten.

Hierbei werden zunächst in § 111a Abs. 1 AktG die Geschäfte mit nahestehenden Personen definiert. Es werden demnach nur solche Geschäfte betrachtet, durch die ein Vermögensgegenstand entgeltlich oder unentgeltlich übertragen oder zur Nutzung überlassen wird. Nahestehende Personen sind nach internationalen Rechnungslegungsstandards solche, die in einer Beziehung zu dem Unternehmen stehen, insbesondere wenn sie das Unternehmen beherrschen oder an dessen Führung beteiligt sind, maßgeblichen Einfluss oder im Management eine Schlüsselposition haben. Zu den nahestehenden Personen zählen auch deren Familienangehörige. Bei Unternehmen sind nahestehende Personen – vergröbert zusammengefasst – Konzernunternehmen.

Die Definition wird sodann negativ abgegrenzt, wonach gemäß § 111a Abs. 2 AktG keine Geschäfte mit nahestehenden Personen solche sind, die zu marktübliche Bedingungen geschlossen werden. Börsennotierte Gesellschaften werden verpflichtet, ein internes System zur Prüfung einzurichten, ob marktübliche Bedingungen vorliegen.

Ansonsten gelten gemäß § 111a Abs. 3 AktG auch Geschäfte mit 100%-igen Tochtergesellschaften nicht als Geschäfte mit nahestehenden Personen, ebenso wie Geschäfte, die einer HV-Zustimmung bedürfen und Geschäfte zur Umsetzung von HV-Beschlüssen. Die Vergütungen von Vorstand und Aufsichtsrat werden grundsätzlich ebenfalls nicht als Geschäfte mit nahestehenden Personen angesehen, ebenso wenig wie Geschäfte, die allen Aktionären zu gleichen Bedingungen angeboten werden.

Ob ein solches Geschäft mit nahestehenden Personen einer Zustimmungspflicht durch den Aufsichtsrat oder einen hierfür eingerichteten Ausschuss bedarf, richtet sich gemäß § 111b Abs. 2 AktG danach, ob sein Volumen allein oder zusammen mit weiteren Geschäften im aktuellen Geschäftsjahr 1,5 % der Summe aus Anlage- und Umlaufvermögen übersteigt.

Bei der Beschlussfassung über das Geschäft im Aufsichtsrat sind die nahestehenden Personen und solche Personen, bei denen insofern ein Interessenkonflikt vorliegt, von einem Stimmverbot betroffen, § 111b Abs. 2 AktG. Verweigert der Aufsichtsrat seine Zustimmung, kann der Vorstand die Entscheidung der Hauptversammlung vorlegen. Bei dieser Beschlussfassung in der Hauptversammlung unterliegen die nahestehenden Personen einem Stimmverbot, § 111b Abs. 4 AktG.

Schließlich sind nach § 111c AktG die Geschäfte mit nahestehenden Personen gemäß Wertpapierhandelsanzeigeverordnung und über die Internetseite der Gesellschaft zu veröffentlichen. Ergibt sich die Zustimmungsbedürftigkeit durch Zusammenrechnung mehrerer Geschäfte, sind alle diese zu veröffentlichen.

Ebenfalls seit dem 1. Januar 2020 gelten die umfangreichen Regularien für institutionelle Anleger, Vermögensverwalter und Stimmrechtsberater. Diese beinhalten vor allem Veröffentlichungs- und Offenlegungspflichten.

 

1.März 2020 (§ 26j Abs. 3 EGAktG)

Ab dem 1. März 2020 (faktisch Montag, 2. März 2020) müssen Hauptversammlungseinberufungen die umfangreicheren Angaben nach § 124 Abs. 2 S. 3 AktG beinhalten. Diese sind neben dem bereits bisher geltenden Wortlaut von Satzungsänderungen und dem wesentlichen Inhalt von Unternehmensverträgen auch der vollständige Inhalt der Unterlagen zu den jeweiligen Beschlussgegenständen sowie des Vergütungsberichts nach § 120a Abs. 5 AktG. Von praktischer Bedeutung dürften daher insbesondere Vergütungssysteme und -berichte sein. Diese müssen nach § 26j Abs. 2 EGAktG aber erstmals für das Geschäftsjahr 2021 erstellt werden. Hat eine Gesellschaft jedoch bereits vorher diese Systeme und Berichte freiwillig erstellt, sind sie der Einberufung im Bundesanzeiger beizufügen.

Mit der Veröffentlichungspflicht der vollständigen Vergütungssysteme und -berichte dürften die Einberufungen künftig regelmäßig einen Umfang von 25 Seiten DIN A4 übersteigen. Der Vorlauf zum Bundesanzeiger von zwei Arbeitstagen des Bundesanzeigers ist nach den AGB des Bundesanzeigers jedoch nur bei einem Umfang von weniger als 25 Seiten gewährleistet. Mit der Neuregelung ist also die Notwendigkeit verbunden, ggf. den Vorlauf für die Veröffentlichung mit dem Bundesanzeigerverlag jeweils individuell zu klären.

3.September 2020 (§ 26j Abs. 4 AktG)

Hauptversammlungen, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden, also ab dem 4. September 2020, müssen eine Vielzahl einzelner Änderungen berücksichtigen:

  • 67, 67a bis 67f AktG: Informationen an Intermediäre, Informationen durch Intermediäre
  • 118 AktG: Bestätigung des Zugangs der Stimmen bei elektronischer Stimmabgabe
  • 121 AktG: Mitteilung an die im Aktienregister Eingetragenen genügt
  • 123 AktG: Letztintermediär muss Stimmrechtsausübung gegenüber Aktionär nachweisen
  • 125 AktG: Mitteilungen an Intermediäre (statt bisher Kreditinstitute usw.), auch bei Namensaktien an die 21 Tage vor HV im Aktienregister Eingetragenen (statt bisher 14 Tage, in etwa nunmehr Gleichlauf mit Inhaberaktien)
  • 128 AktG: wird gestrichen, Informationsregime erfolgt nunmehr über §§ 67 ff. AktG
  • 129 AktG: Bestätigung der Stimmrechtsausübung an Aktionäre und Intermediäre, die dies verlangen
  • 186 Abs. 2 S. 1 AktG: Übermittlung des Ausgabebetrags der neuen Aktien auch an Intermediäre
  • 214 Abs. 1 S. 2 AktG: Aufforderung an Aktionäre, neue Aktien abzuholen
  • 243 Abs. 3 AktG: Keine Anfechtung wegen Informationsverletzungen nach §§ 67 ff. AktG

Im Prinzip handelt es sich hierbei um den Wechsel des bisherigen Informationsregimes, welches auf Kreditinstitute abstellte, auf die sog. Intermediäre, welches nun einen lückenlosen Pfad zwischen Gesellschaft und Aktionären ermöglicht. Neben den Informationen zur Hauptversammlung sind auch sonstige relevante Informationen (z.B. Dividenden, Bezugsrechte) an Intermediäre weiterzuleiten. Umgekehrt bestehen auch Informationsansprüche der Gesellschaft gegen die Intermediäre. Bei elektronischer Stimmausübung ist der Zugang der Stimmen zu bestätigen, das konkrete Abstimmverhalten ist auf Anforderung des Aktionärs zu bestätigen. Hinzu kommt eine kleine, für Namensaktien relevante Friständerung bzgl. des Einladungsversands.

Anfang Juni 2021 (Beschlussvorschläge für 1. oHV für GJ 2020, vgl. § 26j Abs. 1 EGAktG)

Die erste ordentliche Hauptversammlung für das auf den 31. Dezember 2020 folgende Geschäftsjahr (somit im Normalfall der 31. August 2021) ist an sich der letztmögliche Termin für die erstmalige Beschlussfassung des Aufsichtsrats börsennotierter Gesellschaften über das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder gemäß § 87a Abs. 1 AktG. Da dieses System der Hauptversammlung zur Beschlussfassung vorgelegt werden muss und somit auch mit der Einberufung im Volltext zu veröffentlichen ist, muss der Beschluss im Aufsichtsrat vor Ablauf der Einberufungsfrist, mithin bei Hauptversammlung Ende August spätestens ca. im Juni 2021 erfolgen. Bei früherer ordentlicher Hauptversammlung ist entsprechend zurückzurechnen.

Das System muss klar und verständlich sein und – soweit zutreffend – insbesondere folgende Mindestangaben enthalten:

  • Maximalvergütung der Vorstandsmitglieder
  • Beitrag der Vergütung zur Geschäftsstrategie und langfristigen Gesellschaftsentwicklung
  • Feste und variable Vergütungsbestandteile, jeweilige relative Anteile an der Vergütung
  • Finanzielle und nichtfinanzielle Leistungskriterien für variable Vergütungsbestandteile inklusive Verknüpfung mit o.g. Zielen und Evaluierungsmethoden
  • Aufschubzeiten
  • Rückforderungsmöglichkeiten der Gesellschaft „claw back“
  • Einzelheiten aktienbasierter Vergütungsbestandteile
  • Einbeziehung der Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer
  • Verfahren zur Umsetzung und Überprüfung

31. August (1. oHV für GJ 2020, vgl. § 26j Abs. 1 EGAktG)

Die erste ordentliche Hauptversammlung für das auf den 31. Dezember 2020 folgende Geschäftsjahr ist der letztmögliche Termin für die erstmalige Beschlussfassung der Hauptversammlung börsennotierter Gesellschaften über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder gemäß § 113 Abs. 3 AktG und über die Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder gemäß § 120a Abs. 1 AktG.

Der Beschluss über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder muss sinngemäß die o.g. Angaben zur Vergütungspolitik des Vorstands beinhalten. Hier wird man jedoch davon ausgehen können, dass die meisten Angaben nicht erfolgen müssen, da häufig lediglich eine Festvergütung in Geld und keine variablen Vergütungsbestandteile in Aktien beschlossen werden.

Bei dem Beschluss über die Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder gemäß § 120a Abs. 1 AktG wird schlicht das o.g. System gemäß § 87a Abs. 1 AktG zur Abstimmung gestellt.

Die Einberufung zur ersten ordentlichen Hauptversammlung für das Geschäftsjahr 2020 muss somit diese beiden Beschlussvorschläge beinhalten, Vorstand und Aufsichtsrat müssen diese Beschlüsse mit dem entsprechenden Vorlauf vorbereiten.

31. Oktober 2021 (Spät. zwei Monate nach oHV für GJ 2020, vgl. § 26j Abs. 1 EGAktG)

Zwei Monate nach der ersten ordentlichen Hauptversammlung für das auf den 31. Dezember 2020 folgende Geschäftsjahr ist der letztmögliche Termin für die erstmalige Beschlussfassung des Aufsichtsrats börsennotierter Gesellschaften über die Festsetzung der Vergütung der Vorstandsmitglieder gemäß § 87a Abs. 2 AktG.

Bestehende Vorstandsverträge bleiben hiervon unberührt, in Ausnahmefällen kann der Aufsichtsrat vorübergehend vom Vergütungssystem abweichen, muss dies aber begründen und transparent machen.

Ab 1. Januar 2022 (Vgl. § 26j Abs. 2 S. 1 EGAktG)

Der Vergütungsbericht börsennotierter Gesellschaften nach § 162 AktG ist erstmals für das nach dem 31. Dezember 2020 beginnende Geschäftsjahr durch Vorstand und Aufsichtsrat zu erstellen.

Der Vergütungsbericht hat unter Namensnennung insbesondere folgende Angaben (soweit zutreffend) zu enthalten:

  • Alle festen und variablen Vergütungsbestandteile inklusive Erläuterung, inwieweit sie dem Vergütungssystem entsprechen
  • Vergleich der Veränderung von Vergütung, Ertragsentwicklung und Vergütung der Arbeitnehmer für die letzten fünf Jahre
  • Aktien und -optionen
  • Rückforderung variabler Vergütungsbestandteile
  • Abweichungen vom Vergütungssystem einschließlich Gründe
  • Einhaltung der Maximalvergütung
  • Leistungen Dritter
  • Leistungen für den Fall vorzeitiger und auch regulärer Beendigung der Vorstandstätigkeit
  • Leistungen an früheres Vorstandsmitglied im Zusammenhang mit Amtsbeendigung

Auch der Vergütungsbericht ist durch den Abschlussprüfer zu prüfen und zu veröffentlichen.

Die bisherige Möglichkeit eines opt-out zur Offenlegung der individualisierten Angabe der Vorstandsvergütung durch einen HV-Beschluss entfällt.

31.August 2022 (Vgl. § 26j Abs. 2 S. 1 EGAktG)

Veröffentlichung kleiner und mittelgroßer börsennotierter Gesellschaften des nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das vorangegangene Geschäftsjahrs gemäß § 120a Abs. 5 AktG auf der Internetseite der Gesellschaft.

 

31.August 2023 (Vgl. § 26j Abs. 2 S. 3 EGAktG)

Letztmöglicher Termin für die erstmalige Beschlussfassung der Hauptversammlung börsennotierter Gesellschaften über die Billigung des nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das vorangegangene Geschäftsjahr gemäß § 120a Abs. 4 AktG, sowie im Anschluss dessen Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft.

Über den Autor

Gastautor Matthias Höreth

Matthias Höreth

Matthias Höreth ist Rechtsanwalt mit dem Schwerpunkt Hauptversammlung.