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„Zum Präsenzbereich erkläre ich …“ So oder so ähnlich verkündet es der Versammlungsleiter und beschreibt dann im Einzelnen, welche Räumlichkeiten zur Präsenzzone gehören, wo diese beginnt und endet, dass man die Versammlung im gesamten Präsenzbereich verfolgen kann und dass Aktionäre, welche die Versammlung verlassen wollen, sich an der Ein- und Auslasskontrolle abmelden, damit das Teilnehmerverzeichnis aktualisiert werden kann. Aber was ist wirklich zwingend erforderlich und was sinnvoll? Wie sollte die Präsenzzone gestaltet sein und was sagt die jüngste BGH-Entscheidung über die Beschallung der Nebenräume?

Lückenlose Präsenzerfassung

Nicola Bader, Geschäftsführerin, BADER & HUBL GmbH
Nicola Bader, Geschäftsführerin, BADER & HUBL GmbH

Gemäß § 129 AktG ist in der Hauptversammlung ein Verzeichnis der erschienenen oder vertretenen Aktionäre und der Vertreter von Aktionären aufzustellen und den Aktionären vor der ersten Abstimmung zugänglich zu machen. Dies macht eine lückenlose Erfassung der vertretenen Aktionäre/Vertreter und der vertretenen Stimmen/Kapital während der gesamten Dauer der HV notwendig. Bei der Ermittlung des Abstimmungsergebnisses anhand des Subtraktionsverfahrens dient die ermittelte Präsenz sogar als Basis zur Stimmenauswertung.

Wonach richtet sich nun der Umfang der Präsenzzone? Und welches ist die bessere Lösung – ein möglichst kleiner oder der alle Bereiche umfassende Präsenzbereich?

Größe der Veranstaltung

Große Hauptversammlungen mit vielen Hundert oder sogar Tausend Teilnehmern sind ohne eine umfassende Präsenzzone nicht denkbar. Versammlungsraum, Foyer, Cateringbereich und die Sanitärräume, einfach alle Räumlichkeiten, in denen sich die Aktionäre während der Hauptversammlung aufhalten, sind zu einem großen Präsenzbereich zusammengefasst. So können sich die Teilnehmer frei bewegen, ohne dass eine An- oder Abmeldung erfolgen muss.

Allerdings bedeutet dies auch einen großen Aufwand für die Gesellschaft, denn Notausgänge müssen bewacht werden und die Tonübertragung in die gesamte Präsenzzone galt bis dato als ein zwingendes Erfordernis, um das Teilnahmerecht der Aktionäre nicht zu verletzen.

Spielt sich die Hauptversammlung dagegen in einem sehr kleinen Rahmen ab, mit ca. 50 teilnehmenden Aktionären, wird der Präsenzbereich häufig auf den Versammlungsraum begrenzt, denn bei dieser Anzahl an Personen hält sich das Betreten und Verlassen des Saals und somit der Hauptversammlung in überschaubaren Grenzen, sofern man einige Punkte beachtet.

Veranstaltungsort

Nicht jeder Veranstaltungsort bietet alle Möglichkeiten. Es gibt Konferenzzentren, die sich auf die Ausrichtung von Hauptversammlungen spezialisiert haben und räumliche wie technische Gegebenheiten geschaffen haben, um Foyer, Cateringbereich und Sanitärräume in eine Präsenzzone zusammenzufassen. An anderen Veranstaltungsorten – in aller Regel betrifft dies Hotels – ist es nicht möglich, das Foyer oder auch die Sanitärräume exklusiv einer Veranstaltung zuzuordnen. In diesen Fällen wird der Präsenzbereich bereits durch den Veranstaltungsort vorgegeben.

Weitere Faktoren

Auch Tagesordnungen, die eine sehr ausführliche oder hitzige Generaldebatte erwarten lassen, nehmen Einfluss auf die Ausgestaltung des Präsenzbereichs. Und ein geplantes Mittagessen während der Versammlung oder notwendige Pausen zwischen Frage- und Antwortrunde lassen sich einfacher mit einer umfassenden Präsenzzone bewältigen.

Was ist bei der kleinen Zone zu beachten

Ist der Präsenzbereich auf den Versammlungssaal begrenzt, so wird man die An- und Abmeldung direkt vor oder hinter den Eingang des Versammlungssaals legen. Catering, welches vor Beginn und während der Versammlung gereicht wird, sollte sinnvollerweise im Versammlungssaal aufgebaut werden, so wird ein ständiges Kommen und Gehen vermieden. Dies gilt auch für eine Garderobe. Für das Catering im Saal, und seien es nur Getränke, sollte parlamentarisch bestuhlt oder im hinteren Bereich des Raumes ein paar Stehtische zu Verfügung gestellt werden.

Notwendigkeiten einer großen Präsenzzone

Wenn man sich für eine umfassende Präsenzzone entscheidet, sind einige Punkte zu beachten:

Sämtliche Notausgänge oder Backstage-Zugänge, Übergänge zu anderen Veranstaltungsebenen – kurz: alle Zu- und Abgangsmöglichkeiten – müssen mit Personal bewacht werden. Dazu gehört auch der Aufzug. Sollte dieser als Zugang für gehbehinderte Menschen genutzt werden, ist er mit einer weiteren Person zu sichern, die diese Aktionäre zur Anmeldung geleiten kann. Ein gut geschultes Wachpersonal zahlt sich aus, denn es ist auch in Sondersituationen seiner Aufgabe gewachsen.

In den Präsenzbereich sind alle Räumlichkeiten einzubinden, die der Aktionär während der Veranstaltung aufsuchen können sollte – Foyer, Cateringbereich, Garderobe, Sanitärräume oder gesonderte Räume für die Produktpräsentation.

Bis vor Kurzem, genauer gesagt bis zum BGH-Beschluss (II ZR 329/12) vom 8. Oktober vergangenen Jahres, herrschte Einvernehmen darüber, dass in die gesamte Präsenzzone eine Tonübertragung stattzufinden hat, um das Teilnahmerecht der Aktionäre nicht zu beschränken. Nun hat der BGH entschieden, dass das Teilnahmerecht der Aktionäre nicht beeinträchtigt wird, wenn die Hauptversammlung nicht in andere Räume als den eigentlichen Versammlungsraum übertragen wird. Zudem sei eine Übertragung der Hauptversammlung in Vor- oder Nebenräume wie den Cateringbereich, Raucherecken o. ä. aktienrechtlich nicht verlangt.

Außerdem könne der Aktionär beim Verlassen des Versammlungsraums unschwer erkennen, wenn eine zugesagte Übertragung in Nebenräume nicht stattfände. Man darf gespannt sein, wie diese Entscheidung in der kommenden HV-Saison umgesetzt wird.

Immer wieder gibt es Präsenzbereiche, die neben dem Versammlungssaal auch Foyer und Cateringbereich beinhalten, aber nicht die Sanitärräume. Solche Mischformen sind nicht optimal, vereinen sie doch die Nachteile der beiden anderen Varianten, nämlich die Kosten des großen und die häufigen Zu- und Abgänge (Präsenzveränderungen) des kleinen Präsenzbereichs.

Häufige Stolperfalle: Das Backoffice gehört in der Regel nicht zum Präsenzbereich; Stimmrechtsvertreter, die sich dort aufhalten, müssen sich vor der Abstimmung in den Präsenzbereich begeben, auch wenn eine aktive Stimmabgabe nicht erforderlich ist.

Fazit

Es gibt kein Richtig oder Falsch im Hinblick auf die Frage eines großen oder kleinen Präsenzbereichs. Entscheidend sind mehrere Faktoren; dazu gehören HV-Größe, Budget, Veranstaltungsort und der erwartete Versammlungsablauf. Wichtig ist es, sich rechtzeitig Gedanken über die Ausgestaltung der Versammlung und somit über den Präsenzbereich zu machen. Der BGH-Beschluss stellt eine Erleichterung dar, entbindet aber nicht davon, den Präsenzbereich sicherzustellen.

Ursprünglich erschienen in der HV Magazin Sonderausgabe „HV-Recht 2014“

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