HV „light“?

Nach einem Rückzug vom regulierten Markt in den Freiverkehr oder einem kompletten Delisting der Aktien stellt sich bisweilen die Frage, ob es danach noch eine Hauptversammlung braucht. Klare Antwort: Ja. Allerdings gelten für die HV der nicht-börsennotierten AG einige andere Regeln; auch sind einige Stolperfallen zu beachten. Von Bernhard Orlik

Das Aktiengesetz unterscheidet bei den Vorschriften für die Hauptversammlung an diversen Stellen zwischen Anforderungen an die börsennotierte und nicht-börsennotierte Aktiengesellschaft. Das betrifft beispielsweise die Einberufung; sie muss auch bei einer nicht börsennotierten Gesellschaft weiterhin im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Auch die Fristen für die Einberufung bleiben identisch.

Fallstrick Record Date

Ein erster Fallstrick für Inhaberaktien lauert aber beim Record Date. Vielfach verweist die Satzung einer börsennotierten AG auf die „gesetzliche Regelung“. Diese findet sich im § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG. Der dort genannte Zeitpunkt des Record Date – Geschäftsschluss des 22. Tages vor der HV – gilt jedoch ausdrücklich nur für die börsennotierte AG. Nach einem Segmentwechsel verweist eine derartige Satzungsbestimmung also ins „Leere“.

Am 14. Dezember 2023 ist durch das ­Zukunftsfinanzierungsgesetz der Zeitpunkt des Record Date vom Beginn des
21. Tages auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der HV geändert worden. In vielen Satzungen ist diese Frist festgeschrieben. Da Intermediäre ihre Vorlagen zur Bestätigung zum Zeitpunkt des ­Record Date auf die neue Frist angepasst haben, sollte auch die nicht-börsennotierte AG den neuen Record-Date-Zeitpunkt in die Satzung übernehmen.

Veröffentlichungspflichten

§ 123 Abs. 3 AktG listet unter den Nummern eins bis vier eine Reihe von Veröffentlichungspflichten auf, die eine börsennotierte AG ab der Einberufung zu erfüllen hat. Demnach müsste die nicht-börsen­notierte Gesellschaft in die Einberufung beispielsweise keine Teilnahmebedingungen aufnehmen. Auch die Erläuterungen zu den Aktionärsrechten können ent­fallen. Die in § 124a AktG genannten Veröffentlichungspflichten im Internet kann die nicht-börsennotierte AG ebenfalls ignorieren. Dies betrifft z.B. die Einstellung der der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen oder die Angabe zur ­Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung auf der ­HV-Website.

Mitteilungsversand

Auch die Kosten für die Weitergabe der ­Mitteilungen nach § 125 AktG durch die ­depotführende Bank an die Aktionäre ändern sich nach dem Abschied aus dem regulierten Markt. Seit dem 1. Mai 2025 ist die Intermediäre-Aufwendungsersatz-Verordnung (IntermErsAufwV) in Kraft. Bei der nicht-börsennotierten AG fallen je ­Intermediär pauschal 200 EUR für jede Einberufung einer HV an. Hinzukommen 0,10 EUR pro Übermittlung einer elektronischen Mitteilung bzw. 0,20 EUR pro Übermittlung (zzgl. Auslagen für den Postversand) bei schriftlichen Mitteilungen. Bei der börsennotierten AG entfällt die Pauschale je Intermediär. Die Bestimmung, wonach der Intermediär für die Ausstellung eines Anteilsnachweises zum Record Date 8,00 EUR je Nachweis verlangen kann, findet jedoch nur auf die börsennotierte AG Anwendung.

Aktionärsidentifikation (ShareID)

Die Vorgaben, die durch die EU-Durchführungsverordnung 2018/1212 Eingang ins Aktienrecht gefunden haben, sind vielfach nur auf die börsennotierte AG anzuwenden. Deshalb ist eine ShareID, also die ­Offenlegung des Aktionariats durch Abfrage bei den depotführenden Banken, nur für die börsennotierte AG möglich. Es ist dringend anzuraten, unmittelbar vor der Aufgabe der Notierung im regulierten Markt nochmals eine ShareID durchführen zu lassen – nur so erhält man letztmals ­einen umfassenden Überblick über die ­Aktionäre. Dieser kann bei eventuell in der Zukunft geplanten Strukturmaßnahmen oder Ähnlichem sehr hilfreich sein.

In diesem Zusammenhang sollte nicht unerwähnt bleiben, dass das am 1. Januar 2027 in Kraft tretende Mitteilungsverfahren für Kapitalerträge aus Dividenden und Hinterlegungsscheinen (MiKaDiv) nur für die börsennotierte AG gilt.

Fristen

Bei den Fristen zur Einberufung der HV, Weiterleitung der Mitteilungen nach § 125 AktG und Fristende für veröffentlichungspflichtige Gegenanträge oder Wahlvorschläge gibt es keine Unterschiede bezüglich der Art der Börsennotierung. Anders ist es bei der Frist nach § 122 Abs. 2 AktG, die den Zugangszeitpunkt für Tagesordnungsergänzungsverlangen regelt. Ein Ergänzungsverlangen muss der Gesellschaft bei börsennotierten AGs mindestens 30 Tage und bei nicht-notierten Gesellschaften mindestens 24 Tage vor der Versammlung zugehen. In der Praxis kann das kürzere Fristende zu Problemen führen, da dann nur mehr drei (Kalender-)Tage bis zum ­Record Date bei Inhaberaktien bzw. zum letzten Versandzeitpunkt bei Namensaktien verbleiben. Hier wird empfohlen, das Fristende für den Zugang eines Ergänzungsverlangens nicht auf Donnerstag bis Samstag fallen zu lassen, da dann der fristgerechte Versand der ergänzten Tagesordnung bzw. die Information der Intermediäre herausfordernd bis unmöglich wird.

Tagesordnung

Auch einige verpflichtende Tagesordnungs­punkte entfallen für die nicht-börsen­notierte AG. Da der § 120a AktG sich nur auf die notierte AG bezieht, entfallen ­Abstimmungen zum Vergütungssystem und Vergütungsbericht. Auch die recht­liche Verpflichtung zur Erstellung eines Vergütungssystems (§ 87a AktG) und ­eines Vergütungsberichts (§ 162 AktG) treffen nur die börsennotierte Gesellschaft.

Ablauf der HV

Der grundsätzliche Ablauf am Tag der Hauptversammlung unterscheidet sich nicht zwischen notierter und nicht-notierter Gesellschaft. Sollte die Tagesordnung einer nicht-börsennotierten AG jedoch keinen Beschluss umfassen, für welchen das Gesetz zwingend eine Dreiviertelmehrheit vorschreibt, kann auf die Anwesenheit ­eines Notars verzichtet werden. Ein vom Aufsichtsratsvorsitzenden unterschriebenes Protokoll reicht dann aus. Dies kann die Kosten deutlich senken.

Bei der Beschlussfeststellung nach Vor­lage der Abstimmungsergebnisse ist ein weiterer Unterschied zu beachten: Die im Gesetz aufgeführten Pflichtbestandteile einer Beschlussfeststellung (z.B. Zahl der Ja-, Nein- oder Enthaltungsstimmen) finden nur auf die börsennotierte AG Anwendung. In der Literatur überwiegen aber die Stimmen, die die Angabe der Ja-, Nein- oder Enthaltungsstimmen im Protokoll als nicht verzichtbar betrachten.

Durch eine etwas unglückliche Formulierung des § 130 Abs. 2 AktG ist es unklar, ob die nicht-börsennotierte AG auch die verkürzte Beschlussfeststellung anwenden kann. Dabei kann sich der Versammlungsleiter auf die Feststellung beschränken, dass die nötige Mehrheit erreicht wurde. Das Verlesen von Zahlenkolonnen entfällt. Zur Sicherheit sollte die nicht-börsennotierte AG zumindest bei wichtigen Beschlüssen die ausführliche Beschlussfeststellung wählen. Zumindest aber die Veröffentlichung der Abstimmungsergebnisse auf der HV-Website (§ 129 Abs. 6 AktG) kann die nicht-börsennotierte AG ignorieren.

Fazit

Im Ergebnis bleibt festzuhalten, dass die Durchführung der HV einer nicht-börsen­notierten Gesellschaft etwas weniger komplex ist als die HV einer Gesellschaft, welche im regulierten Markt notiert. Werden alle ­Erleichterungen konsequent genutzt, so lassen auch einige Kosten einsparen.