Digitalisierung der HV

Digitale Technologien durchdringen immer mehr unser Leben. Sie sind, wenig erstaunlich, mittlerweile auch ein fester Bestandteil von Hauptversammlungen. So ist die virtuelle HV ohne digitale Technologie unmöglich. Aber auch bei Präsenzhauptversammlungen kommen immer mehr digitale Anwendungen und künstliche Intelligenz zum Einsatz. Ob bei der Einladung, dem Einlass, dem Fragen-und-Antworten-Prozess, der Stimmenauszählung oder Übersetzungen: Ohne die chipgesteuerten Helfer geht auf Aktionärstreffen nur noch wenig. Doch die Digitalisierung der HV ist noch lange nicht zu Ende. Eine Bestandsaufnahme im Gespräch mit HV-Experten – und ein Blick nach vorn. Von Thorsten Schüller

Dieser Beitrag ist auch im HV-Magazin 03/26 erschienen!

Die Revolution begann 2020. Das Jahr, in dem die COVID-19-Pandemie das Leben auf dem Globus ausbremste, veränderte auch die Welt der Hauptversammlungen. Ein pandemiebedingtes Gesetzespaket vom März 2020 erlaubte deutschen Aktiengesellschaften erstmals die Durchführung reiner Online- bzw. virtueller Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre. Zudem wurde die Frist zur HV-Durchführung auf das gesamte Geschäftsjahr verlängert, Anfechtungsrechte wurden eingeschränkt.

Mittlerweile ist die virtuelle Hauptversammlung als Alternative zur Präsenz-HV zur Normalität geworden. Torsten Fues, Geschäftsführer des Anbieters von Aktienregister- und HV-Services CAPTRACE, sieht in diesem Format eine offensichtliche Chance, Digitalisierungsmöglichkeiten zu nutzen. Nicht nur, dass die gesamte HV für die eingeloggten Aktionäre gestreamt werde – außerdem könnten über das Portal Anträge und per Videozuschaltung auch Wortbeiträge gestellt werden. Dabei hätten die Aktionäre die gleichen Rechte wie bei einer Präsenz-HV. Durch die gesetzlich geforderte Möglichkeit, vor der HV Stellungnahmen einzureichen, die zudem veröffentlicht werden müssen, geht die virtuelle HV nach Meinung von Fues sogar über den Rechtsrahmen der Präsenz-HV hinaus.

Daneben sieht er auch die „Mild-Hybrid-Variante“, also die Präsenz-HV mit Onlineteilnahmemöglichkeit ohne volle Rechteausübung, als Kind der Digitalisierung. In diesem Fall biete sich einerseits eine reine Onlineübertragung (Streaming) an, die offen für alle ist. Alternativ könne diese als geschlossene Variante für vorab angemeldete Aktionäre oder Gäste umgesetzt werden, so über ein Aktionärsportal. Außerdem gebe es die Möglichkeit, darüber Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter zu erteilen oder Fragen zu übermitteln – entweder mittels einer offenen Variante via Chat oder E-Mail oder über ein geschlossenes System, welches nur identifizierten und eingeloggten Aktionären offensteht.

Digitalisierung im Backoffice

Die anfangs häufig diskutierte Frage, ob Hauptversammlungen virtuell, physisch oder auch hybrid abgehalten werden sollen, ist mittlerweile in den Hintergrund getreten. Gleichzeitig hat sich die Digitalisierung der HV seit der Pandemie beschleunigt – heute ist nicht mehr die Frage, ob digitale Technik eingesetzt wird, sondern wo und wie.

„Die Diskussion über die Digitalisierung der Hauptversammlung dreht sich häufig um die Frage, ob eine Veranstaltung in Präsenz oder virtuell stattfinden soll. Aus unserer Sicht ist das die falsche Schwerpunktsetzung“, sagt Oliver Singer, Vorstand des IT- und Livestreamingspezialisten ACS Solution. Auch eine Präsenz-HV sei heute ohne digitale Systeme kaum noch professionell durchführbar. Singer: „Digitale Aktionärsportale, elektronische Abstimmungen, Rednerlisten, Präsenzanzeigen, Bühnenmonitore und Liveübertragungen gehören inzwischen zum Standard.“ Der eigentliche Digitalisierungsgrad einer HV zeige sich nicht am Übertragungsformat, sondern im Backoffice: „Wie schnell werden Fragen erfasst? Wie transparent sind Zuständigkeiten? Wie zuverlässig gelangen geprüfte Antworten auf die Bühne? Und wie lückenlos lässt sich der gesamte Prozess dokumentieren?“

Versand von HV-Einladungen

Dabei beginnt die Digitalisierung der Hauptversammlung laut Fues deutlich früher, so beim elektronischen Versand von HV-Einladungen. So weist er darauf hin, dass Gesellschaften neben der schon lange gelebten Variante der expliziten Zustimmung des Aktionärs auf Grundlage des  § 49 (3) 1.d) WpHG (Widerspruchslösung) bei Namensaktien die HV-Einladung auch an die verifizierte E-Mail-Adresse des Aktionärs versenden können, sofern die Gesellschaft vorab darüber informiert hat und kein Widerspruch des Aktionärs eingeht. Der elektronische Versand von HV-Einladungen führt nach seinen Erfahrungen nicht nur zu effizienteren Prozessen, sondern trägt auch dazu bei, Ressourcen sowie Druck- und Versandkosten zu sparen.

Handyticket und Self-Check-in

Auch der Einlass zur HV bietet Möglichkeiten zum Einsatz digitaler Technologie, so bei Nutzung eines Handytickets. Dabei wird dem Aktionäre die Eintrittskarte oder ein QR-Code per E-Mail zugesendet. Passend dazu bietet sich ein Self-Check-in-Schalter an, ähnlich wie am Flughafen. Damit können sich Aktionäre sowie deren angemeldete Vertreter schnell und unkompliziert Zugang zur HV verschaffen. Allerdings bedarf dies einer eindeutigen Beschriftung der Schalter. Legt ein Besucher eine Papiervollmacht vor, müssen Prüfung, Identifikation und Datenerfassung an einem Sonderschalter durchgeführt werden.

Elektronisches Teilnehmer­verzeichnis

Bei Abstimmungen setzt sich zunehmend das Tablet zur Erfassung der Aktionärs­voten durch. Im Gegensatz zur Abgabe mittels Stimmkarten und deren manueller Auswertung sei die Tabletvariante eleganter und schneller, so Fues. Alternativ könnte das persönliche Smartphone in der Variante BYOD (Bring Your Own Device) zur Abstimmung genutzt werden.

Eine wichtige Rolle bei digitalen Hauptversammlungen spielt nach Angaben des CAPTRACE-Geschäftsführer die EU Durchführungsverordnung zur Shareholder Rights Directive II der Europäischen Union. Sie ist seit September 2020 in Kraft und verpflichtet Emittenten und Intermediäre zur Bereitstellung von HV-Daten. Ziel sei das „straight through processing“. Dabei würden Zeitfenster definiert, wann welche ­Dokumente wie weiterzuleiten sind – einerseits zum Aktionär, andererseits zurück von diesem zur Gesellschaft. In der HV-Praxis werde das erstmals insbesondere über SWIFT seit diesem Jahr auf breiter Front gelebt.

KI im Fragen- und Antworten-Management

Darüber hinaus bringt die Digitalisierung, insbesondere der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI), das Management von Fragen und Antworten (Q&A) auf eine neue Stufe. So kann gesprochener Text nicht nur transkribiert werden, sondern die KI extrahiert aus dem Text auch die Fragen. Sofern diese unscharf gestellt worden sind, ist die KI vielfach in der Lage, sie aus dem Zusammenhang zu eruieren. Ein Nebeneffekt: Stenografen als begrenzte Ressource werden dadurch immer seltener gebraucht.

Auch bei der Generierung von Antworten wird vermehrt die KI eingesetzt. Die nutzt von der Gesellschaft bereitgestellte Informationen wie Geschäftsberichte, sonstige Veröffentlichungen oder interne Dokumente sowie vorbereitete Q&A-Kataloge, um Antwortvorschläge zu generieren, die anschließend vom Q&A-Team genutzt werden können.

„Der kritische Punkt bleibt die Zuverlässigkeit“

Angesichts der mittlerweile vielfältigen digitalen Einsatzmöglichkeiten auf Hauptversammlungen haben nicht nur die klassischen HV-Dienstleister, sondern auch Technik- und Locationanbieter aufgerüstet und digitale Elemente in ihr Repertoire integriert. „Die Digitalisierung hat Hauptversammlungen nachhaltig verändert – und damit auch unsere Arbeit als Generalunternehmer für Corporate Events“, sagt ­Katrin Krause, Geschäftsführerin beim HV-Dienstleister VELTEN. „Für uns bedeutet das vor allem: Wir müssen neue technische Möglichkeiten und Tools frühzeitig kennen, ihren Nutzen bewerten und sie in eine technisch, organisatorisch und rechtlich belastbare Gesamtplanung integrieren.“

Für die HV-Saison 2027 wird nach Krauses Worten der Einsatz von KI-Tools für Übersetzungen und Stenografie vermutlich zum Standard gehören. „Der kritische Punkt bleibt die Zuverlässigkeit: Übersetzungsqualität, Protokollierung oder die korrekte Kommunikation mit Aktionären müssen gewährleistet sein.“

Vor diesem Hintergrund ist für VELTEN „ein leistungsfähiges Partnernetzwerk“ wichtig. „Wir müssen in unserer Beratung sicherstellen, dass sich die digitalen Tools zuverlässig in die Gesamtproduktion integrieren lassen.“ Gerade bei Hauptversammlungen gäbe es hohe Anforderungen an Datenschutz, IT-Sicherheit und Authentifizierung.

„Mehr Raum für kreative ­Konzepte“

Auch beim Mannheim Congresszentrum m:con, die seit Jahren in der HV-Locations-Studie des HV Magazins vordere Plätze ­belegen, hat man sich digital aufgestellt – eine Entwicklung, die durch die Coronapandemie deutlich an Dynamik gewonnen habe: „Viele Prozesse, die zunächst aus der Notwendigkeit heraus digitalisiert wurden, sind heute fester Bestandteil unserer ­Arbeit“, sagt Nina Shestakova, Marketing & Communications Specialist. Digitale Tools und KI unterstützten bei m:con insbesondere die Konzeption und Inszenierung von Hauptversammlungen. „Ideen für Bühnenbilder, Renderings und Veranstaltungsdesigns können wir schneller visualisieren und weiterentwickeln. Das schafft mehr Raum auch für kreative Konzepte“, so Shestakova.

Prozesse effizienter gestalten

Nicht zuletzt legen auch die Emittenten selbst bei ihren Hauptversammlungen Wert auf digitale Unterstützung. So kommen beim Sportartikelhersteller adidas nach Angaben eines Unternehmenssprechers digitale Technologien unter anderem bei der Organisation und Durchführung der Veranstaltung, im Teilnehmermanagement sowie bei der Bereitstellung und Verarbeitung von Informationen zum Einsatz. „Dazu zählt beispielsweise die digitale Abstimmung, der Livestream der Hauptversammlung auf unserer Website oder die Online-Akkreditierung über das Aktionärsportal. Dadurch lassen sich Prozesse effizienter gestalten und die Nutzerfreundlichkeit für Aktionäre verbessern.“ Elke Strothmann vom HV-Dienstleister AAA HV Management konkretisiert dazu aus ihrer Sicht: „Wir machen inzwischen etliche ­vorbereitende Arbeiten mit der Unterstützung von KI: Formulare, Bestellungsbear­beitung und für ­unsere Kunden vor Ort ­beispielsweise ­Mitschriften von Fragen, Antwortvorbereitung und mehr.“ Gründsätzlich gilt aber für sie der Grundsatz ­„Human in the loop!“ – Ein Mensch muss immer aktiv in den Arbeits- oder Entscheidungsprozess mit eingebunden sein.

Liveschaltung zu Mitarbeitern

Auch bei der DHL Group sieht man in der ­Digitalisierung die Chance auf eine „effizientere, transparentere und nutzerfreundlichere Aktionärskommunikation“. Sie schafft nach den Erfahrungen von Alexander Kirschall, Vice President Investor Relations, außerdem neue Möglichkeiten für den Dialog zwischen Unternehmen und Investoren. Digitale Lösungen setze man dort ein, wo sie Aktionären „einen konkreten Mehrwert“ bieten. Kirschall: „Dies reicht von d­igitalen Informations- und Serviceangeboten über vollständig digitale Anmeldeprozesse bis hin zu modernen Abstimmungs­verfahren. So haben wir die klassischen Stimmkarten bereits vor ­einigen Jahren durch eine tabletgestützte Abstimmung ersetzt und damit den Abstimmungsprozess effizienter und komfortabler gestaltet.“ Zudem ermöglichen digitale Übertragungsformate in seinen Augen einen einfachen Zugang zu den Inhalten der HV und erhöhen die Transparenz für die Aktio­näre.

Nicht zuletzt eröffnet die Digitalisierung neue Möglichkeiten, Inhalte anschaulich und erlebbar zu vermitteln. „So haben wir die Berichterstattung des Vorstands um digitale Liveschaltungen zu DHL-Mitarbeitern ergänzt, die Innovationen und operative Entwicklungen unmittelbar aus der Praxis vorstellen. Dadurch gelingt es, strategische Themen greifbarer zu machen und unseren Aktionären authentische Einblicke in das operative Geschäft zu geben.“

Von Einzellösungen zum durchgängigen Prozess

Damit dürfte aber noch nicht das Ende der digitalen Einsatzmöglichkeiten erreicht sein. So stellt ACS-Solution-Vorstand Singer fest: „Die HV ist längst digital – aber noch nicht intelligent genug.“ In vielen HVs würden noch immer unterschiedliche Systeme, Excel-Listen, Ausdrucke, Chats und manuelle Statusmeldungen parallel verwendet. „Das funktioniert – ist aber fehleranfällig, langsam und schwer nachvollziehbar.“

Singers Unternehmen verfolgt deshalb ­einen anderen Ansatz: Der gesamte Q&A-Prozess wird in einer zentralen Anwendung abgebildet – von der Vorbereitung über die Fragenerfassung und Beantwortung bis zur Freigabe, Verlesung und Dokumentation. Dabei werden nach den Worten des ACS-Chefs Fragenkataloge und relevante Dokumente bereits im Vorfeld strukturiert hinterlegt. Während der Versammlung könnten Wortbeiträge manuell oder KI-gestützt erfasst und den zuständigen Teams zugewiesen werden. Bearbeitungsstände, Freigaben, und Änderungen seien für alle berechtigten Beteiligten in Echtzeit sichtbar. Singer: „Damit wird aus einer Sammlung digitaler Werkzeuge ein durchgängiger und nachvollziehbarer Arbeitsprozess.“

KI ist kein Selbstzweck

Im Übrigen sollte der KI-Einsatz nach seiner Meinung weder als Showelement noch als Ersatz für fachliche Verantwortung verstanden werden. „Ihr Nutzen liegt darin, Menschen unter hohem Zeitdruck gezielt zu unterstützen“, so der Manager. Im Q&A-System von ACS könne beispielsweise die KI gesprochene Wortbeiträge transkribieren, einzelne Fragen extrahieren, Dubletten erkennen und passende Antworten vorschlagen. Der Mensch habe hier die Funktion, die Ergebnisse zu prüfen und zu entscheiden, welche Inhalte übernommen werden. Singer: „Der entscheidende Vorteil besteht nicht darin, automatisch möglichst viele Texte zu erzeugen. Entscheidend ist, dass Informationen schneller gefunden, einheitlicher verarbeitet und nachvollziehbar bereitgestellt werden.“

Der nächste Schritt

Eine wichtige Detailverbesserung in der kommenden Saison wird nach den Worten des ACS-Solution-Chefs die „Verlesekontrolle“ sein. „In einem modernen Q&A-System muss eindeutig erkennbar sein, welche Frage bereits beantwortet und welche freigegebene Antwort tatsächlich auf der Bühne verlesen wurde.“ Künftig sollte das System die gesprochene Antwort zudem automatisch transkribieren und mit dem zuvor freigegebenen Text abgleichen. Die KI könne dabei Hinweise geben, wenn wesentliche Aussagen, Zahlen oder Einschränkungen ausgelassen wurden, nur ein Teil der Frage beantwortet wurde oder der Redner vom vorbereiteten Antworttext abgewichen ist. Damit entwickeln sich Q&A-Systeme in Singers Augen von einer „reinen Bearbeitungsplattform zu einem intelligenten Assistenzsystem“. Künftig werden digitale HV-Systeme nicht nur Informationen anzeigen, sondern auch den nächsten sinnvollen Arbeitsschritt erkennen, Zuständigkeiten vorschlagen, relevante Quellen bereitstellen, Bearbeitungsstände automatisch aktualisieren und die tatsächlich gegebenen Antworten dokumentieren. Singer: „Es geht nicht darum, bestehende Papierprozesse einfach zu digitalisieren, sondern den gesamten Q&A-Prozess schneller, transparenter und sicherer zu gestalten.“

Mensch weiter im Mittelpunkt

Auch bei der Mannheimer m:con geht man davon aus, dass die Digitalisierung Hauptversammlungen weiter prägen wird. Entscheidend sei dabei weniger der höchstmögliche Digitalisierungsgrad als die Frage, welche Lösung für die jeweilige Aktionärsstruktur sinnvoll ist.

Einen konkreten Wunsch hat man beim Energieversorger E.ON bezüglich des Versands von HV-Einladungen. Der erfolgt noch überwiegend per Post. „Hier sehen wir großes, weiteres Digitalisierungspotenzial“, sagt IR-Managerin Melanie Osterried. „Die rechtlichen und technischen Voraussetzungen für eine stärkere elektronische Kommunikation mit unseren Aktionären bestehen bereits seit Längerem. Wir wünschen uns daher eine deutlich höhere Verfügbarkeit von E-Mail-Adressen im Aktienregister, damit Einladungen künftig noch kosteneffizienter, schneller und nachhaltiger versandt werden können.“

Trotz aller Digitalisierung sieht VELTEN-­Geschäftsführerin Krause den Menschen weiterhin im Mittelpunkt: „Gute Corporate Governance lebt von Glaubwürdigkeit. Technologie kann Informationen schneller verfügbar machen, Prozesse vereinfachen und neue Formen der Interaktion ermög­lichen. Aber in krisenhaften und heraus­fordernden Situationen zählen Persönlichkeit, Überzeugungskraft und strategische Weitsicht. Die Hauptversammlung bleibt deshalb auch im digitalen Zeitalter eine gute Bühne für persönliche Vertrauens­bildung.“

Fazit

Hauptversammlungen haben vor allem seit der Coronapandemie einen Digitalisierungsschub erlebt. Digitale Anwendungen und KI machen viele Prozesse schneller und effektiver und helfen, Ressourcen zu sparen. Im nächsten Schritt geht es nun darum, nicht nur weitergehende Anwendungen wie die automatische Transkription oder Textabgleichungen zu implementieren, sondern die einzelnen Features und Tools stärker miteinander zu verknüpfen. Außerdem sind zunehmend intelligente Lösungen gefragt, die Arbeitsschritte selbstständig übernehmen, sinnvolle weitere Aktivitäten erkennen, Bearbeitungsstände automatisch aktualisieren sowie einen durchgängigen Workflow ermöglichen. Kurzum: KI als Lösungsanbieter und mitdenkendes Assistenzsystem.

Digitale Technologien durchdringen immer mehr unser Leben. Sie sind, wenig erstaunlich, mittlerweile auch ein fester Bestandteil von Hauptversammlungen. So ist die virtuelle HV ohne digitale Technologie unmöglich. Aber auch bei Präsenzhauptversammlungen kommen immer mehr digitale Anwendungen und künstliche Intelligenz zum ­Einsatz. Ob bei der Einladung, dem Einlass, dem Fragen-und-Antworten-­Prozess, der Stimmenauszählung oder Übersetzungen: Ohne die chipgesteuerten Helfer geht auf Aktionärstreffen nur noch wenig. Doch die Digitalisierung der HV ist noch lange nicht zu Ende. Eine Bestandsaufnahme im Gespräch mit HV-Experten – und ein Blick nach vorn.