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Das Potenzial zur effizienten Gestaltung der Hauptversammlung bleibt in der Praxis vielfach ungenutzt. Überfrachtete Leitfäden, ausufernde Berichte und eine zurückhaltende Handhabung der rechtlichen Instrumente beanspruchen viel Zeit. Der Spielraum für eine schlankere Versammlungsführung ist vorhanden und sollte konsequenter genutzt werden. Von Dr. Fabian von Rabenau
Dieser Beitrag erscheint auch im HV Magazin 2/2026!
Die Hauptversammlung ist das zentrale Willensbildungsorgan der Aktiengesellschaft und bestimmt als Forum für den Austausch zwischen Aktionären und Unternehmensleitung den Rahmen für die Ausübung der Mitwirkungsrechte der Aktionäre. Eine effiziente und zugleich dialogorientierte Versammlungsführung ist dabei nicht allein eine Frage reibungsloser Abläufe, sondern zudem Ausdruck verantwortungsvoller Corporate Governance.
KI-gestützte Hauptversammlungen
Das geltende Recht bietet hierfür ausreichenden Spielraum, der durch moderne KI‑gestützte Systeme erweitert werden kann, etwa durch Voranalyse eingehender Fragen, Echtzeittranskription von Redebeiträgen, thematische Bündelung von Fragen und die Generierung von Antwortvorschlägen, wobei die inhaltliche Kontrolle und die Verantwortung für die Antworten stets beim Vorstand verbleiben müssen.
Sorgfältige Vorbereitung
Die Effizienz der Fragenbeantwortung lässt sich wesentlich steigern, wenn der Vorstand gezielt auf bereits zugänglich gemachte Unterlagen verweist, insbesondere auf gesetzlich bereitzustellende Dokumente wie den Geschäftsbericht oder den Aufsichtsratsbericht. Eine Auskunft ist nicht erforderlich, sofern die Information für einen durchschnittlichen Aktionär ohne Weiteres aus diesen Unterlagen zu entnehmen oder in der Versammlung bereits erteilt worden ist. Entsprechendes gilt für freiwillig veröffentlichte Informationen, wenn sie mindestens sieben Tage vor der HV auf der Internetseite der Gesellschaft bereitgestellt und während der gesamten Versammlung durchgängig abrufbar sind. Darüber hinaus bietet die Satzung die Möglichkeit, eine maximale Redezeit je Aktionär sowie eine Höchstdauer der Versammlung festzulegen, sofern diese Vorgaben im Einzelfall verhältnismäßig angewendet werden.
Leitfaden auf Wesentliches reduzieren
Auch der Versammlungsleitfaden sollte in der Vorbereitung der Hauptversammlung mit Bedacht auf das Notwendige beschränkt werden. In der Praxis fungiert er als zentrales Arbeitsinstrument, das den Ablauf von der Eröffnung über Hinweise zur Übertragung, den Umgang mit Wortmeldungen, Rede- und Fragezeiten sowie die Fragenbeantwortung bis hin zum Abstimmungsverfahren strukturiert. Bewährt hat sich die Kombination aus einem Hauptleitfaden für den regulären Ablauf und gezielten Sonderleitfäden für besondere Situationen. Redundante Inhalte sind zu vermeiden, und das Abstimmungsverfahren kann anstelle einer mündlichen Erläuterung grafisch aufbereitet und eingeblendet oder als Download bereitgestellt werden.
Straffung der Berichte
Die Ausführungen von Vorstand und Aufsichtsrat zu Beginn der Hauptversammlung sollten auf strategisch bedeutsame Inhalte konzentriert werden, zumal die Ausführungen des Aufsichtsrats im schriftlichen Bericht ohnehin nachvollziehbar und nachlesbar sind. Die bloße Wiederholung bekannter Informationen schafft keinen Mehrwert und belastet unnötig den Zeitplan.
Der Vorstandsbericht gewinnt an Relevanz, wenn er sich mit den Themen befasst, die Aktionäre und Öffentlichkeit im Vorfeld der Versammlung beschäftigt haben (z.B. angekündigte Gegenpositionen oder kritische Medienberichte). Das gilt ebenso für den Bericht des Aufsichtsrats, der sich im Wesentlichen auf eine verständliche Zusammenfassung mit klaren Schwerpunkten beschränken sollte. Rechtlich ist eine deutliche Straffung unbedenklich: Die Erläuterungspflicht wird nicht so eng ausgelegt, dass knappere Darstellungen die Angreifbarkeit von Beschlüssen begründen würden. Entscheidend ist das Vorliegen sämtlicher gesetzlich vorgeschriebener Unterlagen. Vorstände und Aufsichtsräte dürfen insoweit durchaus Mut zur Konzentration auf das Wesentliche zeigen.
Auskunftsverweigerungsrecht nutzen
In der Generaldebatte ist der Vorstand nur zur Beantwortung solcher Fragen verpflichtet, die für die sachgerechte Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich sind. Offenkundig tagesordnungsfremde Fragen darf und sollte er zurückweisen. Dies signalisiert Professionalität und schützt die Versammlung vor inhaltlicher Überfrachtung. In Zweifelsfällen ist jedoch auch mit Blick auf mögliche Anfechtungen und Haftungsfragen eine sorgfältige Abwägung und eine tendenziell zurückhaltende Auskunftsverweigerung geboten.
Professionelles Redezeit- und Fragenmanagement
Gesetz und Satzung ermöglichen es dem Versammlungsleiter, die Redezeit der Aktionäre allgemein oder im Einzelfall zu begrenzen. Zudem sollten Aktionäre bereits zu Versammlungsbeginn zur frühzeitigen Wortmeldung aufgefordert werden. Als praxistauglich erweisen sich zunächst zehn bis 15 Minuten je Redner; bei fortgeschrittener Versammlungsdauer kann eine Verkürzung auf etwa fünf Minuten erfolgen. Reicht eine allgemeine Begrenzung nicht aus, kommen nach rechtzeitiger Ankündigung die Schließung der Rednerliste und als Ultima Ratio der Schluss der Debatte in Betracht.
Die Versammlungsleitung kann die Reihenfolge der Redner von der bloßen Chronologie der Wortmeldungen lösen, die Rednerliste nach Themenfeldern gliedern und gleichartige Fragen zusammenfassen. Bei der virtuellen HV kann der Vorstand vorgeben, dass Fragen bis spätestens drei Tage vor der Versammlung elektronisch einzureichen sind. Dies dient nicht nur der Strukturierung und Transparenz der Debatte, sondern ermöglicht es auch, identische oder im Wesentlichen gleichartige Fragen gebündelt zu beantworten und bei späteren Wortmeldungen auf bereits erteilte Auskünfte zu verweisen. Ebenso kann der Vorstand Gegenanträge mehrerer Aktionäre zu demselben Tagesordnungspunkt einschließlich ihrer Begründungen in einer Darstellung zusammenfassen.
Visuelle Beschlussfeststellung
Bei börsennotierten Gesellschaften genügt es nach dem Aktiengesetz, das Erreichen der erforderlichen Mehrheit festzustellen, sofern kein Aktionär ausdrücklich die vollständige Feststellung des Ergebnisses fordert. Die detaillierten Abstimmungsergebnisse können anstelle einer mündlichen Verlesung visuell per Einblendung oder schriftlich bereitgestellt werden. Da für diese Darstellung, anders als für das Protokoll, keine besonderen Formvorgaben bestehen, ist diese Handhabung rechtlich zulässig und empfehlenswert.
Fazit
Die rechtlichen Rahmenbedingungen bieten erheblichen Spielraum für eine effizientere und zugleich dialogorientierte Hauptversammlung. Straffere Berichte, gezielt eingesetzte Leitfäden, ein professioneller Umgang mit dem Auskunftsrecht, strukturiertes Fragenmanagement, der ergänzende Einsatz von KI-Systemen sowie eine visuelle Beschlussfeststellung sind rechtlich unbedenklich und praxiserprobt. Was es dazu braucht, ist weniger ein erweiterter Rechtsrahmen als vielmehr die Bereitschaft, den vorhandenen Spielraum konsequent zu nutzen.
Autor/Autorin
Dr. Fabian von Rabenau
Dr. Fabian von Rabenau ist Rechtsanwalt im Bereich Aktien- und Kapitalmarktrecht mit Schwerpunkt Corporate Capital Markets bei Osborne Clarke Germany in München. Er berät nationale und internationale Mandanten insbesondere zu Hauptversammlungen, Corporate Governance sowie börsen- und kapitalmarktrechtlichen Strukturmaßnahmen und veröffentlicht regelmäßig Fachbeiträge zu aktuellen Entwicklungen im Gesellschafts- und Kapitalmarktrecht.
