Behandlung eingegangener Tagesordnungserweiterungsanträge bei der Gesellschaft
Aufgrund der teilweise erheblichen Bedeutung der Anträge ist sorgfältige Prüfung und Bearbeitung erforderlich. Hierbei besteht in der Praxis oft erheblicher Zeitdruck. Für Prüfung – einschließlich externer rechtlicher Prüfung – und Bearbeitung stehen oft nur wenige Tage zur Verfügung. Dies gilt selbst dann, wenn – wie insbesondere oft bei Sonderprüfungsanträgen – zahlreiche unterschiedliche Detailprüfungen verlangt werden und dies jeweils umfangreich begründet wird, so dass das gesamte Verlangen Dutzende von Seiten umfasst. Der enge Zeitrahmen ergibt sich zum einen aus der gesetzlichen Pflicht zur Bekanntmachung der Tagesordnungserweiterung zusammen mit der regulären Tagesordnung resp. spätestens „unverzüglich nach Zugang des Verlangens“ (§ 124 Abs. 1 AktG). Zum anderen droht bei verzögerter Bearbeitung, dass Aktionäre gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen und sich gerichtlich ermächtigen lassen, die neuen Tagesordnungspunkte selbst bekanntzumachen, wodurch sie ebenfalls zum Gegenstand der bevorstehenden Hauptversammlung werden (§ 122 Abs. 3 AktG). Schließlich wird noch vertreten, dass bei richtlinienkonformer Auslegung nationalen Rechts wegen Art 6 Abs. 4 Aktionärsrechterichtlinie die Bekanntmachung der Tagesordnungserweiterung noch vor dem Record Date erfolgt sein muss, was bislang jedoch nicht abschließend gerichtlich geklärt scheint.
Die formalrechtliche Überprüfung beinhaltet neben der Einhaltung einer vorgegebenen korrekten Adressierung unter Wahrung der Einreichungsfrist die Prüfung der Nachweise des Haltens des gesetzlich geforderten Mindestbesitzes während der Mindestvorbesitzzeit für die Mindesthaltedauer. Die in Teilen durch die Aktienrechtsnovelle 2016 geänderte Regelung sieht vor, dass die Aktien seit mindestens 90 Tagen vor dem Eingang des Verlangens und bis zur Entscheidung des Vorstands, bei gerichtlicher Durchsetzung des Verlangens bis zur Entscheidung des Gerichts, gehalten werden müssen. Die besondere hauptversammlungsrechtliche Fristenberechnungsmethode gemäß § 121 Abs. 7 AktG ist auch hier entsprechend anzuwenden. Dieser Nachweis erfolgt in der Praxis fast ausnahmslos durch Bankbescheinigung. Sonstige Gestaltungsformen sind jedoch nicht ausgeschlossen, auch nicht die Vorlage etwaiger vorhandener Aktienurkunden bei der Gesellschaft oder die hergebrachte Hinterlegung, etwa bei einem Notar, werden jedoch in aller Regel schon aus Kostengründen nicht gewählt.
Der Mindestbesitz muss nicht von einem Antragsteller allein erreicht werden. Mehrere Aktionäre können sich zusammenschließen. In diesem Falle sind Nachweise zumindest für so viele Aktien zu erbringen, dass zusammengenommen die Mindestbesitzquote für die gesamte Haltezeit erreicht wird. Antragstellung in Vollmacht ist möglich. Etwaige Vollmachtsmängel sind unverzüglich zu rügen, sonst können sie unbeachtlich werden.
Das Minderheitsverlangen ist schriftlich einzureichen (§ 122 Abs.1 AktG). Textform genügt nach dem eindeutigen Wortlaut hier nicht. Ob dies mit der Aktionärsrechterichtlinie in Übereinstimmung zu bringen ist, wurde in der Literatur gelegentlich schon bezweifelt, ist aber gerichtlich noch nicht entschieden. Ein weiteres Festhalten an dem eindeutig normierten Schriftformerfordernis ist mithin zumindest gut vertretbar.
Hinsichtlich Formerfordernis und Mindestbesitz könnte die Satzung Erleichterungen vorsehen; in der Praxis wurde hiervon durchweg kein Gebrauch gemacht.