Nach der Hauptversammlung

Wie lange ist das Teilnehmerverzeichnis aufzubewahren?

Das Gesetz verlangt, dass Aktionäre bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung in das Teilnehmerverzeichnis Einsicht nehmen können. Folglich muss das Teilnehmerverzeichnis mindestens für diese Frist aufbewahrt werden. In der Praxis wird es intern noch länger vorgehalten. Beispielsweise kann die Nichtigkeit eines Hauptversammlungsbeschlusses bis drei Jahre nach Beschlusseintragung geltend gemacht werden.

Wer darf nachträglich in das Teilnehmerverzeichnis Einsicht nehmen?

Diese Möglichkeit ist ausschließlich Aktionären vorbehalten. Die Gesellschaft muss also vor Herausgabe der Daten die Aktionärseigenschaft z.B. an Hand eines aktuellen Depotauszugs prüfen. Unerheblich ist, ob der Aktionär zum Zeitpunkt der fraglichen  Hauptversammlung bereits Aktionär der Gesellschaft war.

Können Aktionäre verlangen, eine Kopie des Teilnehmerverzeichnisses übersandt zu bekommen?

Die Aktienrechtskommentatoren bejahen dies überwiegend. Begründet wird dies damit, dass bis vor einigen Jahren das Verzeichnis als Anlage zum Hauptversammlungsprotokoll zum Handelsregister eingereicht wurde und somit der Aktionär die Möglichkeit hatte, (kostenpflichtige) Abschriften zu erhalten. Die Gesellschaft ist jedoch berechtigt, die Kosten für Kopien und Versand dem Aktionär weiter zu berechnen.

Teilnehmerverzeichnis vs. Präsenzliste

Zum Schluss noch eine Klarstellung. Vielfach wird statt dem Begriff „Teilnehmerverzeichnis“ der Begriff „Präsenzliste“ verwendet. Dieser Begriff wird im Aktienrecht jedoch nicht erwähnt. Vielmehr bezeichnet die „Präsenzliste“ eine neben dem Teilnehmerverzeichnis geführte Liste, die bei Anwendung des Subtraktionsverfahrens  zeitlich exakt Zu- und Abgänge festhält, um zum Zeitpunkt der Abstimmung die zu Grunde liegende „Präsenz“ zu bestimmen. Die den Aktionären während und nach der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Ausdrucke sollten in jedem Fall mit „Teilnehmerverzeichnis“ überschrieben sein.

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