Der Wunsch von Interessierten, in das Teilnehmerverzeichnis Einsicht zu nehmen, sorgt in der Praxis immer wieder für Unsicherheit: „Darf das Teilnehmerverzeichnis rausgegeben werden?“ – „Wer darf reinschauen?“ oder „Muss eine Kopie versendet werden?“ sind die üblichen Fragen.
Wie immer kann ein Blick ins Aktiengesetz hier erste Hilfe leisten. § 129 Absatz 4 bestimmt die Publizität des Teilnehmerverzeichnisses. Demnach ist ein Teilnehmerverzeichnis vor der ersten Abstimmung allen Teilnehmern zugänglich zu machen, und auf Verlangen ist jedem Aktionär bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung Einsicht in dieses zu gewähren. Es lassen sich also zwei Zeitintervalle unterscheiden: während der Hauptversammlung und nach der Versammlung.
Während der Hauptversammlung
Das Teilnehmerverzeichnis ist vor der ersten Abstimmung zugänglich zu machen
Ganz unstreitig ist mit „erster“ Abstimmung jede Abstimmung gemeint. Es soll also nicht darauf ankommen, ob die erste Abstimmung zu Beschlussvorschlägen der veröffentlichten Tagesordnung erfolgt oder ob ein kurzfristig eingebrachter Antrag zur Geschäftsordnung (z.B. Abwahl des Versammlungsleiters) zur Abstimmung gestellt wird. Liegt das Teilnehmerverzeichnis noch nicht vor, muss der Versammlungsleiter die Versammlung bis zur Fertigstellung des Verzeichnisses unterbrechen. Um derartige Unterbrechungen möglichst zu vermeiden, sollte die Registration der Aktionäre bei streitig erwarteten Hauptversammlungen im sogenannten „Frontoffice“ erfolgen. Hier wird jeder Aktionär im Moment des Zugangs sofort in die Datenbank gebucht, so dass zu jeder Zeit ein aktuelles Teilnehmerverzeichnis abgerufen werden kann. Bei der Registration im sogenannten „Backoffice“ werden die Eintrittskarten der zugehenden Aktionäre erst gesammelt und dann mit zeitlicher Verzögerung in der EDV verarbeitet.
Das Teilnehmerverzeichnis ist zugänglich zu machen
„Zugänglich machen“ bedeutet, dass das ausgedruckte Verzeichnis zur Einsicht der Aktionäre ausgelegt wird. Ausdrücklich nicht verlangt das Gesetz, dass der Versammlungsleiter eine Zusammenfassung des Teilnehmerverzeichnisses verkündet („Vom Grundkapital der Gesellschaft sind derzeit xxx Aktien bzw. yy Prozent vertreten.“). In den Aktienrechtskommentaren herrscht Einigkeit, dass die Einsichtnahme für die Aktionäre zeitnah möglich sein muss. Je nach Anzahl der anwesenden Aktionäre sollten also mehrere Kopien des Verzeichnisses ausgelegt werden. Den Zeitpunkt der Zugänglichmachung des erstellten Teilnehmerverzeichnisses kann die Gesellschaft selbst bestimmen. Einige Minuten vor der ersten Abstimmung sollten ausreichend sein.
Wer darf in das Teilnehmerverzeichnis Einsicht nehmen?
Einsicht nehmen dürfen „alle Teilnehmer“. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Gäste oder gar zugelassene Pressevertreter das Verzeichnis ausgehändigt bekommen. Mit „allen Teilnehmern“ ist vielmehr gemeint, dass anwesenden Aktionären oder Aktionärsvertretern dieses Recht zusteht. Üblicherweise weist sich dieser Personenkreis durch Stimmkarte oder -block etc. aus. Der Betreuer der auslagepflichtigen Unterlagen während der Hauptversammlung sollte also darauf hingewiesen werden, dass er strikt vor jeder Herausgabe des Verzeichnisses die nötige Berechtigung prüft. Andernfalls würde ein Verstoß gegen das Persönlichkeitsrecht der anwesenden Aktionäre bzw. gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen (Das Teilnehmerverzeichnis enthält personenbezogene Daten!) in Frage kommen.
Muss das Teilnehmerverzeichnis ausgedruckt vorliegen?
Nein, seit einigen Jahren kann auf die Auslage des Teilnehmerverzeichnisses in ausgedruckter Papierform verzichtet und stattdessen ein IT-gestütztes „Online-Teilnehmerverzeichnis“ angeboten werden. Hier wird das aktuelle Verzeichnis über Monitore den Aktionären zugänglich gemacht. Häufig wird dies durch eine Suchfunktion ergänzt, um den eigenen Datensatz im Verzeichnis durch Scan der Stimmkarte oder des Stimmblocks anzuzeigen. Aber auch in das Online-Teilnehmerverzeichnis dürfen ausschließlich Aktionäre oder Aktionärsvertreter Einsicht nehmen. Auch hier sollten, abhängig von der Teilnehmerzahl, mehrere Monitore vorgehalten werden.
Haben Aktionäre Anspruch auf eine Kopie des Teilnehmerverzeichnisses?
Grundsätzlich ja! Jedoch wird man dem Aktionär eine Kopie nicht sofort während der laufenden Hauptversammlung aushändigen müssen. Ausreichend ist es sicherlich, die Adresse des Aktionärs aufzuschreiben und den Versand (ggf. gegen Kostenerstattung) nach der Hauptversammlung vorzunehmen.
Dürfen Aktionäre Abschriften oder gar Fotografien vom Teilnehmerverzeichnis anfertigen?
Sofern sichergestellt ist, dass nur berechtigte Aktionäre oder Aktionärsvertreter sich Abschriften oder Fotos (z.B. mit dem Smartphone) erstellen, ist dies zulässig.