Generaldebatte vorgezogen

Die Vorabeinreichung von Fragen und die Bearbeitung der Antworten im Vorfeld zur Hauptversammlung sind Prozesse, die sich durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz deutlich effizienter gestalten lassen. Dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Q&A-Systeme sind in der Lage, Experten dabei zu unterstützen, diese Aufgaben schneller und komfortabler zu bewältigen. Die Generaldebatte beginnt also bereits vor der Hauptversammlung. Von Christian Schmid-Eickhoff und Roman-Maximilian Metz

Dieser Beitrag erscheint auch im HV Magazin 3/2026!

Die offizielle Vorabeinreichung von Aktionärsfragen über Online-HV-Portale und die Vorbereitung der dazugehörigen Antworten durch Fachleute der Emittenten im Vorfeld der Hauptversammlung machten die Generaldebatte zu Zeiten von COVID-19 aus. In dieser Zeit war dies die einzige Möglichkeit, von Aktionärsseite im Rahmen der nun virtuell stattfindenden Hauptversammlungen Fragen an Vorstand und Aufsichtsrat zu richten.

Diese Vorabeinreichung machten sich einige Aktionäre zunutze, um umfangreiche Fragenkataloge – teils mit Hunderten Fragen, gerne auch kurz vor Ablauf der Einreichungsfrist – über die Onlineportale zu übermitteln. Den Experten auf Emittentenseite verblieb damit nur wenig Zeit – oftmals nur 24 Stunden –, um alle Fragen bis zum Beginn der Hauptversammlung zu beantworten. Dies hatte oft hektische Tage und Nächte mit hohem manuellem Recherche- und Arbeitsaufwand zur Folge.

Die Form der offiziellen Vorabeinreichung von Fragen ist nahezu gänzlich verschwunden, seit Aktionäre bei Hauptversammlungen im virtuellen Format Fragen live stellen können und Gesellschaften die rechtlich weiterhin mögliche Vorabeinreichung in den meisten Fällen nicht mehr anbieten. Im Backoffice-Prozess gibt es damit keinen Unterschied mehr zu Präsenzveranstaltungen. Auffällig ist jedoch, dass sich mit der COVID-19-Zäsur der Stil der Reden der Fragesteller verändert hat: Die Beiträge gleichen häufiger einem Fragenkatalog, und die Frequenz der gestellten Fragen hat sich deutlich erhöht, was häufig auch die Fragenaufnahme erschwert.

Deshalb ist es nicht nur für Stenografen und Dolmetscher wünschenswert, die Reden und somit auch die potenziell gestellten Fragen bereits im Vorfeld zur Hauptversammlung zu erhalten – auch die Backoffice-Teams profitieren davon.

Bezogen auf den Einsatz von Q&A-Tools heißt das: Warum sollte man das Tool, welches man am HV-Tag nutzt, nicht schon zur Vorbereitung der Antworten vor der Hauptversammlung nutzen – und das im besten Fall mit Unterstützung durch künstliche Intelligenz?

Künstliche Intelligenz kann Abläufe beschleunigen

Künstliche Intelligenz ist aus der digitalisierten Geschäftswelt heute nicht mehr wegzudenken und wird auch in vielen Arbeitsabläufen rund um die Hauptversammlung bereits standardmäßig eingesetzt. Dies macht sich auch im Frage-und-Antwort-Prozess bemerkbar.

Inzwischen ist es zum Selbstverständnis geworden, dass Fachleute mithilfe künstlicher Intelligenz Antworten auf Aktionärsfragen generieren, sei es durch KI-unterstützte Suche in den unternehmenseigenen Archiven, im Internet oder in Dokumenten, die speziell für diesen Zweck in die Q&A-Systeme hochgeladen wurden. Auch die automatische Erstellung von Vorspanntexten für die zu verlesenden Antworten, bei denen die gestellte Frage paraphrasiert wird, die Umformulierung von Antworten in einen einheitlichen Sprachstil oder die Übersetzung der Antworten von nicht-deutschsprachigen Experten, gehören mittlerweile zum Standardrepertoire eines jeden Q&A-Tools.

Doch sollte ein aktuelles Q&A-System Experten auch schon im Vorfeld zur Hauptversammlung bei der Vorbereitung von Antworten auf potenziell gestellte Fragen unterstützen. Insbesondere für die Verarbeitung von vorab eingereichten Aktionärsreden kann künstliche Intelligenz sehr sinnvoll eingesetzt werden. Dabei werden die folgenden Prozessschritte unterstützt:

1. Erfassung und Aufbereitung der vorab eingereichten Fragen
   Die Aktionärsrede kann ohne Vorverarbeitung direkt ins System hochgeladen werden. Die KI erfasst daraufhin automatisiert die Fragen.
2. Kollaborative Bearbeitung im Vorfeld
   Die Experten des Emittenten arbeiten bereits vor der Hauptversammlung mit demselben Q&A-System, das sie auch am HV-Tag nutzen. Die Eingangskoordination leitet die Fragen den entsprechenden Teams zur Bearbeitung zu.
3. Prüfprozess und Freigabe
   Die vorbereiteten Antworten durchlaufen denselben Prüfprozess, der auch auf der HV verwendet wird – inklusive interner Abstimmung und Freigabe.
4. Hinterlegung
   Die freigegebenen Antworten bleiben im System hinterlegt, sind aber deutlich vom Workflow während der eigentlichen Hauptversammlung getrennt, werden also z.B. nicht in der Statistik aufgeführt. Am HV-Tag finden die Experten ein bereinigtes System vor.
5. KI-gestützte Wiedererkennung am HV-Tag
   Stellt ein Aktionär seine Fragen – im Wortlaut oder auch abweichend – erkennt die KI die Ähnlichkeit zu den vorab hinterlegten Fragen und schlägt die vorbereiteten Antworten vor. Der Experte übernimmt die Antwort eins zu eins oder nimmt bei Bedarf Anpassungen vor, bevor sie an die Ausgangskoordination weitergeleitet wird.

Ergebnis

Da der Beginn der Generaldebatte meist von institutionellen Investoren dominiert wird und gerade diese häufig ihre Fragen vorab einreichen, kann insbesondere die erste Wortmelderunde durch diesen Prozess enorm an Effizienz gewinnen, die Qualität der Antworten zunehmen und der Stresspegel am HV-Tag gesenkt werden. Aber auch hier muss immer gelten: KI unterstützt – der menschliche Anwender prüft, entscheidet und ist letzten Endes für die gegebene Antwort verantwortlich.

Ausblick

Künftige Entwicklungen werden diesen Ansatz weiter vertiefen. Bereits in der kommenden HV-Saison ist zu erwarten, dass Q&A-Systeme unter Zuhilfenahme von KI für mehr Konsistenz in der Beantwortung wiederkehrender Aktionärsfragen sorgen. Als Grundlage dienen dabei die Fragen und Antworten vergangener Hauptversammlungen, denn erfahrungsgemäß wiederholen sich zentrale Aktionärsfragen von Saison zu Saison. Ein System, das die Antworten der vergangenen Hauptversammlungen bereithält, ermöglicht es den Experten, auf Bewährtem aufzubauen, statt jedes Jahr bei null zu beginnen. So bleibt ihnen mehr Zeit für das, was KI nicht leisten kann: die inhaltliche Bewertung, die strategische Einordnung und das Gespür für die richtige Tonalität.

Fazit

Was einst lange Nächte und umfangreiche Abstimmungsrunden kurz vor der Hauptversammlung bedeutete, lässt sich heute mit dem richtigen System in einem strukturierten, KI-gestützten Prozess bewältigen – kollaborativ, nachvollziehbar und deutlich schneller. Die Vorabeinreichung wandelt sich damit von einer organisatorischen Belastung zu einem strategischen Vorteil: Wer die Generaldebatte bereits im Vorfeld vorbereitet, gewinnt am HV-Tag Zeit, Souveränität und Qualität.