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Nicola Bader, Geschäftsführerin, BADER & HUBL GmbH

Nach der Einführung des ARUG 2009 und der Saison 2010 mit ihren Übergangsregelungen haben wir nun zwei Jahre Erfahrung mit dem neuen Fristenregime. Die an vielen Stellen klar geregelte Fristen- bzw. Terminberechnung erfordert in der Praxis doch die eine oder andere Anpassung. Schließlich bestehen bereits hier Anfechtungs- und Nichtigkeitsrisiken.

Grundsätzliches

  • Sämtliche Fristen werden vom HV-Tag zurück berechnet.
  • Der HV-Tag und der Tag des Fristablaufs oder Ereignisses werden nicht mitgezählt.
  • Ereignisse und Fristen, die auf einen Samstag, Sonn- oder Feiertag fallen, werden nicht auf einen folgenden oder vorhergehenden Tag verschoben.
  • Es muss unterschieden werden zwischen im aktienrechtlichen Sinne börsennotierten und nicht börsennotierten AGs.
  • Falls die Satzung aufgrund rechtlichen Spielraums Abweichungen zum Gesetzestext enthält, müssen diese zwingend beachtet werden.

Einberufung im Bundesanzeiger
Die Frist zur Einberufung der Hauptversammlung wird in § 123 AktG geregelt. Diese hat gemäß § 123 Abs. 1, Satz 1 AktG mindestens 30 Tage vor dem Tag der Versammlung zu erfolgen. Besteht für den Aktionär ein Anmeldeerfordernis, verlängert sich die Frist zur Einberufung um die Tage der Anmeldefrist.

Soweit die Gesellschaft nicht von der in § 123 Abs. 2 Satz 2 AktG genannten Anmeldefrist von mindestens sechs Tagen abweicht, ergibt sich eine Frist für die Einberufung von mindestens 36 Tagen vor der Versammlung. Da der HV-Tag und der Tag der Veröffentlichung nicht mitgezählt werden, muss die Einberufung also spätestens am 37. Tag vor der Hauptversammlung erfolgen.

Wird die Anmeldefrist in der Satzung oder in der Einberufung aufgrund einer Ermächtigung in der Satzung aber auf z.B. drei Tage verkürzt, ergibt sich daraus leider nicht eindeutig eine Einberufungsfrist von 33 Tagen. Denn laut § 123 Abs. 2 Satz 5 AktG verlängert sich die Einberufungsfrist um die Tage der Anmeldefrist des Satzes 2, und dort sind sechs Tage genannt. Dieses Redaktionsversehen wird mit der Aktienrechtsnovelle klargestellt werden. Bis dahin sollte man sicherheitshalber mit 36 Tagen rechnen.

Soweit die Theorie. Da der Bundesanzeiger nur an Werktagen erscheint, muss, gesetzt den Fall, der 37. Tag vor Versammlung fällt auf einen Samstag, Sonn- oder Feiertag, trotz anderer Regelung in § 121, Abs. 7 AktG die Einberufung auf den unmittelbar vorhergehenden Erscheinungstag des Bundesanzeigers vorverlegt werden.

Es empfiehlt sich prinzipiell den tatsächlichen Erscheinungstermin im Bundesanzeiger um weitere zwei bis drei Werktage vorzuverlegen, um eine – aus welchen Gründen auch immer – fehlerhaft erschienene HV-Einladung noch fristgerecht korrigieren zu können.

Gemäß § 121 Abs. 4 Satz 2 AktG können Aktionäre alternativ zum Bundesanzeiger auch per eingeschriebenem Brief eingeladen werden, sofern der Gesellschaft die Aktionäre bekannt sind. Dies kommt in der Praxis für Publikumsgesellschaften nicht in Betracht, da das Risiko, nicht alle Aktionäre zu erreichen, zu groß ist.

Zusätzliche Pflichten für börsennotierte AGs
Zum einen muss die Einberufung spätestens zum Zeitpunkt der Bekanntmachung (also Bundesanzeiger) solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet werden, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten (§ 121, Abs. 4a AktG). Diese Veröffentlichung lässt sich bereits bei der Auftragserteilung im Bundesanzeiger hinzubuchen.

Auch hier wird es durch die Aktienrechtsnovelle wohl eine Klarstellung insofern geben, als dass die Pflicht zur EU-weiten Verbreitung der Einberufung dann entfällt, wenn eine Gesellschaft ausschließlich Namensaktien ausgegeben hat oder den Aktionären die Einberufung unmittelbar übersendet. Bisher hat das Wort „und“ an dieser Stelle in § 121 Abs. 4a AktG dafür gesprochen, dass beide Voraussetzungen gegeben sein mussten.

Des Weiteren müssen alle in § 124a AktG genannten Unterlagen (z.B. Inhalt der Einberufung, der Versammlung zugänglich zu machende Unterlagen, Vollmachtsformulare …) alsbald nach der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich sein. Da sich mit dem Begriff „alsbald“ kein exakter Zeitpunkt bestimmen lässt, werden diese Unterlagen in der Regel noch am selben Nachmittag online gestellt.

Tagesordnungsergänzungsverlangen
Wird eine Erweiterung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangt, ist diese gemäß § 124 Abs. 1 AktG unverzüglich im Bundesanzeiger bekannt zu machen. Erfolgt ein solches Verlangen bereits vor der Einberufung, hat die Bekanntmachung auch bereits mit der Einberufung zu erfolgen. Für börsennotierte Unternehmen greift hier die EU-weite Verbreitung nach § 121 Abs. 4a AktG entsprechend, sie hat dabei auf die gleiche Weise wie bei der Einberufung zu erfolgen.

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