Mitteilungen
Die Mitteilung der Einberufung erfolgt im Falle von Inhaberaktien über die Depotbanken, bei Namensaktien anhand des Aktienregisters. Der Versand der Mitteilungen (Inhalt der Einberufung) gemäß § 125 Abs. 1 AktG hat mindestens 21 Tage vor der Versammlung zu erfolgen. Nach herrschender Meinung handelt es sich hierbei um eine Versendefrist, so dass es also ausreichend scheint, die Unterlagen am 22. Tag vor der HV zu versenden. Dieselbe Mitteilung hat an Aktionäre zu erfolgen, die zu Beginn des 14. Tages vor der Versammlung als Aktionär im Aktienregister eingetragen sind.
In beiden Fällen empfiehlt sich ein früher Versandtermin, um den Reaktionszeitraum für den Aktionär nicht unnötig zu verkürzen. Der infolgedessen im Fall von Namensaktien erforderliche Nachversand an die zu Beginn des 14. Tages vor der HV neu eingetragenen Aktionäre hat meist nur einen geringen Umfang.
Einfluss auf den Versandtermin hat auch ein mögliches Verlangen auf Erweiterung der Tagesordnung. Dieses Verlangen muss der börsennotierten Gesellschaft 30 Tage vor der Versammlung (also spätestens am 31. Tag) zugegangen sein und ist gemäß § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG entsprechend mitzuteilen. Von einem Versand vor Fristablauf ist also abzusehen. Und da von der Möglichkeit, den Versand auf den Weg elektronischer Kommunikation zu beschränken, – zumindest noch – kaum Gebrauch gemacht wird, muss eine ergänzte Einberufung (alternativ ein Einleger) gedruckt werden. Im ungünstigsten Fall stehen für Druck und Versand nur rund acht Tage zur Verfügung.
Fazit
Mit der Aktienrechtsnovelle werden voraussichtlich die letzten Unsicherheiten in der Fristenberechnung klargestellt. Somit wird eine fristgerechte Einberufung zur gewiss lösbaren Aufgabe. Allerdings sind es oft die „praktischen Fristen“, die zur Gefahr werden können, wie z.B. Drucklaufzeiten oder ein falsch veröffentlichtes HV-Datum, das fristgerecht korrigiert werden muss. Daher ist es sinnvoll, alle Beteiligten von Beginn an mit einzubeziehen, um Prozessabläufe und Vorlaufzeiten festzulegen.