Hauptversammlungen werden durch Menschen erfolgreich

Die virtuelle Hauptversammlung scheint unaufhaltsam auf dem Vormarsch, im Fokus sind digitale HV-Technik und Tools. Doch ebenso erfolgskritisch für jede HV bleibt der Faktor Mensch – und die perfekte HV-Organisation ist ein höchstpersönliches Business.

Die Technik übernimmt …?

Hauptversammlung bedeutet für Unterneh­men mehr denn je, in den Fokus aktivistischer Investoren, NGOs, misstrauischer Behörden oder Medien zu geraten. Diesem wachsenden Risiko versucht man in der HV-Planung mit vertieftem Fokus auf ­einen inhaltlich und formal unangreif­baren, technisch reibungslosen Ablauf entgegenzusteuern. Die virtuelle HV schafft vermeintlich gegenüber dem Publikum Dis­tanz und Kontrolle. Risikovermeidung, Standardabläufe und Ressourcenschonung als größte Herausforderungen, virtuelle Kontrolle und Distanz als sicherste ­Lösungen – man könnte meinen, auch im Kontext der HV-Organisation übernimmt künftig die Technik und der Mensch wird entbehrlich. Nach meiner Wahrnehmung aus der Praxis ist aber das Gegenteil der Fall: Nie waren kompetente Menschen wichtiger für den Erfolg der HV als heute.

Professionelle Organisatoren

Zum einen werden effektive Abläufe und Risikovermeidung bei der HV nicht mit ­immer mehr Technik, sondern vor allem durch professionelle Organisatoren dahinter gewährleistet. Durch kompetente Menschen also. Denn tatsächlich macht der Zuwachs an Technik das Format HV zunächst vor allem um ein Vielfaches komplexer.

Diese wachsende Komplexität können nur entsprechend erfahrene oder geschulte Menschen in der HV-Planung durchdringen und steuern. Anders als Technik können Menschen flexibel jenseits von Teilthemen und -systemen denken und koordinierend erfassen, bei Bedarf greifen sie perfektionierend und korrigierend ein. Als HV-Dienstleister wissen wir, wie erfolgskritisch das erfahrene und immer wieder geschulte Team für das Produkt HV ist.

Zum anderen ist die HV immer auch eine Bühne – mit der Chance, sich als Unternehmen bei Anlegern wie bei Investoren, beim beruflichen Nachwuchs wie in der medialen Öffentlichkeit mit gewinnendem Auftritt und überzeugendem Inhalt nachhaltig in Erinnerung zu rufen.

Die richtigen Menschen einsetzen

Um diese Chance zu nutzen, braucht es nach meiner Überzeugung vor allem die richtigen Menschen – für Planung und Durchführung, vor und hinter den Kulissen der HV. Nur Menschen mit dem nötigen Know-how und Erfahrung, mit Kreativität und Einsatz schaffen das Außergewöhnliche und Zukunftsweisende, das eine HV im besten Fall vermittelt. Dazu kann übrigens nicht zuletzt die neue Technik mit ihrer Vielfalt digitaler Tools und Systeme beitragen – wenn sie von Menschen mit entsprechender Kompetenz und Kreativität intelligent in die HV integriert wird.

Denn Investoren wollen kein lebloses „Vorstandsfernsehen“, sondern wünschen sich ambitionierte Unternehmen, die sich modern und zukunftsfähig, mit Zug und ­Vision präsentieren. Warum also nicht die HV auch zu einem inspirierenden, digital smarten Bühnen- und Medienereignis mit Eventcharakter entwickeln, wie es das­ Publi­kum heute erwartet?

Beide Funktionen – Risikomanagement und Zukunftsgewinnung – brauchen ihren festen Platz in der HV-Organisation. Für beide ist zum Gelingen der Faktor Mensch erfolgskritisch und sollte daher in mehr­facher Hinsicht besondere Aufmerksamkeit und Wertschätzung erfahren:

1. Die HV kommt in der Regel nur einmal im Jahr – und ist doch zu wichtig, um mit halber Kraft nebenher erledigt zu werden. In Zeiten von Personalknappheit fehlt vielen Unternehmen für eine professionelle und proaktive HV-­Gestaltung das geeignete Personal. Geeignet heißt: HV-erfahren oder ­-geschult, motiviert und verfügbar. Wir ­erleben Investor-Relations-Teams am Limit, verkleinerte Vorstandsbüros und ausgedünnte Teams im Finanz- und Rechnungswesen. Für ein funktionierendes HV-Vorbereitungs-Team ist eine – auch unterjährige – Schulung von Mitarbeitern notwendig, eine Erläuterung der Aufgabenvielfalt mit rechtzeitiger Zuweisung von Aufgaben. Es müssen gleichzeitig Redundanzen geschaffen werden, um Krankheitsfälle auffangen zu können.

2. Das HV-Vorbereitungs-Team muss verstehen, was gute und effiziente Routine im HV-Getriebe ist. Das gilt nicht nur für dieses Vorbereitungs-Team, sondern auch für das Backoffice. Ressourcenplanung sollte unterjährig im Blick behalten werden. Nur mit dieser menschlichen Präsenz, Struktur, Kreativität und Hartnäckigkeit sieht das Komplizierte hinterher auf der HV leicht und überzeugend aus.

Briefing und Coaching der Redner

Auch die Begleitung der offiziellen Akteure auf der HV-Bühne ist eine wichtige und oft unterschätzte Aufgabe in der HV-Vorbereitung. Sie erfordert neben kommunikativer Kompetenz auch Fingerspitzengefühl und Hartnäckigkeit. Denn mitunter missverstehen selbst Organmitglieder des Unternehmens bei ihrem HV-Auftritt die virtuelle Distanz zu den Anlegern als Lizenz für ­virtuelle Beliebigkeit, sprich: Sie wirken erstaunlich wenig vorbereitet. Im Alltagsstress stets neuer drängender Themen erscheint der HV-Auftritt als vermeintliche Routine, die Vorbereitung wird auf die leichte Schulter genommen. Am Tag der HV kann einen unvorbereiteten CEO dann schon irritieren, dass er in der ungewohnten virtuellen Umgebung bei seiner großen Rede kein Publikum sieht und hört. Wer scheinbar ins Leere spricht und darauf nicht vorbereitet ist, wird und wirkt un­sicher, stockt und stolpert durch seinen abgelesenen Text oder vergisst, was wann zu tun ist. Die Ursache für solche Fehleinschätzungen, Aussetzer oder Underperformance bei Schlüsselpersonen im HV-Line-up ist meist nicht ausreichendes Briefing und Coaching. Man muss in der HV-Planung auch diese Extrameile gehen, um auch Top-Entscheider des Unternehmens aktiv für ihren Auftritt zu sensibilisieren und bestenfalls zu begeistern. ­Dazu gehört, persönlich und mit Nachdruck auf eine angemessene Vorbereitung hinzuwirken. Auch dieses Augenmerk lege ich stets höchstpersönlich – wobei ich das als externer Dienstleister besser leisten kann als ­eine untergeordnete interne Kraft.

Wertschätzung

Wie können in der Praxis der HV-Planung Unternehmen und Dienstleister diesen Erfolgsfaktor Mensch besser wertschätzen und bewusster einsetzen? Zum einen können Unternehmen professionelle externe HV-Unterstützung einsetzen, um interne Personalkräfte zu entlasten. Zum anderen sollte neben smart eingesetzter digitaler Technik und professionellen Abläufen stets auch gründliche Schulung, Motivation und Abstimmung der beteiligten Menschen im Fokus guter HV-Planung stehen.

Die Teams und ihre Leads im Hintergrund – etwa im wichtigen Backoffice – danken diese Umsicht und Wertschätzung mit Einsatz, Übersicht und funktionierenden Abläufen, die Akteure auf der Bühne profitieren von einer eindrücklich orchestrierten Gesamtdramaturgie.

Fazit

Selbst der routinierte CEO kann, entsprechend professionell gebrieft, aus einer langweiligen Pflicht-Ansprache ein persönlich geprägtes Highlight für einen nach­haltigen Eindruck machen. Technik kann ­immer unterstützend helfen – führen und gestalten muss der Mensch. Auch bei der HV.