Partner, Hogan Lovells International LLP

Die Möglichkeiten, den Aktionären eine Online-Teilnahme an der Hauptversammlung zu ermöglichen, sind vielfältig. Die mit einer Online-Teilnahme verbundenen rechtlichen Risiken sind beherrschbar. Dank der Pionierarbeit einiger Gesellschaften hat sich eine belastbare Best Practice entwickelt. Bei der Vorbereitung und Durchführung von Hauptversammlungen mit Online-Teilnehmern gilt es jedoch Besonderheiten zu beachten. Der Versammlungsleiter sollte sich dieser Themen bewusst sein.

Diffuse Angst

Seit die Möglichkeit zur Online-Teilnahme 2009 mit dem ARUG geschaffen wurde, haben die meisten Gesellschaften für ihre Aktionäre diese Möglichkeit durch eine entsprechende Satzungsbestimmung geschaffen, aber nur wenige wagen seither den Schritt zum Angebot einer wirklichen Online-Teilnahme. Immer noch ist eine diffuse Angst vor den damit verbundenen Neuerungen verbreitet. Dabei bieten sich den Gesellschaften durch Online-Angebote rund um die Hauptversammlung gute Möglichkeiten zur Investor-Relations-Arbeit und Steigerung der Teilnehmerzahlen. Es wird sich auch bald die Frage stellen, ob nicht die Grundsätze guter Unternehmensführung es verlangen, den Aktionären die Möglichkeit der Online-Teilnahme zu eröffnen.

Ausgestaltung der Online-Teilnahme

Das Aktiengesetz gibt den Gesellschaften die Möglichkeit, eine Online-Teilnahme an der Hauptversammlung nach ihren Bedürfnissen maßgeschneidert zu gestalten (§ 118 Abs. 1 AktG, siehe auch Artikel S. 10 -12). Bei der Entscheidung über den Umfang der online ausübbaren Rechte sollten die Gesellschaften insbesondere die Anzahl der erwarteten Online- und Präsenzteilnehmer sowie die Internetaffinität ihres Aktionariats berücksichtigen.

Die Satzung ermächtigt zumeist den Vorstand, die Bedingungen der Online-Teilnahme in der Einladung festzulegen. Dieser kann dann die Ausübung nur einzelner Rechte oder auch nur deren teilweise Ausübung eröffnen. Die Überwachung der Rechte für Online-Teilnehmer in der Hauptversammlung obliegt dann zu einem großen Teil dem Versammlungsleiter. Zumeist werden den Online-Teilnehmern keine eigenen Rechtsschutzmöglichkeiten eingeräumt.

Beschränkung der Online-Aktionärsrechte

Verbreitet ist es, den Online-Teilnehmern das Recht einzuräumen, die Generaldebatte zu verfolgen sowie Vollmachten und Weisungen an einen Stimmrechtsvertreter zu geben (Internet-Proxy-Voting). Wird ein solches Online-Teilnahmerecht gewährt, so ist auch die Möglichkeit zur Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren. Das ist technisch problemlos. Eine gesonderte Erfassung der Online-Teilnehmer ist nur dann geboten, wenn das Teilnehmerverzeichnis zugleich die Basis für die Präsenzliste im Falle einer Abstimmung im Substraktionsverfahren ist und die Online-Teilnehmer kein Stimmrecht haben.

Bei Aktionärstreffen mit Präsenz- und Online-Teilnehmern muss die Versammlungsleitung auf eine gute Synchronisierung der Abläufe zwischen Versammlungssaal und Internet achten. Foto: Panthermedia/adchariya chanpipat

Rechtlich möglich ist es, zusätzlich ein Online-Fragerecht ohne einen Anspruch auf Antwort einzuräumen sowie ein Stimmrecht ohne das Recht auf Online-Einlegung eines Widerspruchs zur Niederschrift zu gewähren. Das Diskriminierungsverbot des Aktiengesetzes gilt für Online-Teilnehmer ausnahmsweise nicht. Soweit ein Rede- oder Fragerecht eingeräumt wird, empfiehlt sich aus rechtlicher Sicht, den Anspruch auf die Protokollierung nicht beantworteter Fragen und das Recht auf eine Beantwortung, einschließlich eines Auskunftserzwingungsverfahrens, auszuschließen. Technisch gibt der Online-Teilnehmer seinen Beitrag über eine Eingabemaske auf der Website ein. Länge und Anzahl der Beiträge sollten begrenzt sein, um einen Missbrauch zu verhindern. Eingegangene Beiträge werden im Backoffice erfasst und dem Vorstand zur Beantwortung auf das Podium gereicht. Der Vorstand verliest dann vor der Beantwortung die online gestellte Frage, so dass auch die Präsenzteilnehmer von ihr Kenntnis erlangen. Die Präsenzteilnehmer dürfen nämlich gegenüber den Online-Teilnehmern nicht diskriminiert werden. Der Versammlungsleiter hat auch gegenüber den Online-Teilnehmern die Möglichkeit, Begrenzungen anzuordnen, um die Durchführung der Hauptversammlung in angemessener Zeit zu gewährleisten.

Außerdem empfiehlt es sich, das Anfechtungs-, Widerspruchs- und Antragsrecht für Online-Teilnehmer auszuschließen, um nicht räuberische Aktionäre zu Online-Attacken einzuladen. Der Aktionär, der auf diese Rechte Wert legt, ist auf die Präsenzteilnahme angewiesen.

Online-Teilnahme-Bedingungen und Online-Registration

Die Online-Teilnahme-Bedingungen müssen mit der Einladung bekannt gemacht werden, um den Aktionären eine Entscheidung zwischen Präsenz- und Online-Teilnahme zu ermöglichen. Empfehlenswert ist darüber hinaus ein zusätzliches Informationsblatt mit technischen Hinweisen. Damit die Teilnahme durch den Einsatz der technischen Mittel nicht ungebührlich erschwert wird, sollte der Online-Zugang jedenfalls mit den beiden gängigsten Betriebssystemen und Internet-Browsern möglich sein.

Die Registrierung der Online-Teilnehmer erfolgt über eine Login-Maske. Diese muss für die Online-Teilnehmer eine Legitimationsfunktion enthalten, entsprechend der Eingangskontrolle am Versammlungssaal. (Zu den Details und der technischen Ausgestaltung zur Verhinderung einer Doppelteilnahme siehe den Beitrag Seite 16-17)

Besonderheiten für Versammlungsleiter und Notar

Für den Versammlungsleiter und den protokollierenden Notar ergeben sich noch weitere Besonderheiten. Sofern eine Online-Stimmabgabe gewährt wird, ist auf eine zeitlich synchrone Online-Abstimmung mit den Präsenzteilnehmern zu achten. Bei Einsatz einer ausgereiften Software und eines erfahrenen HV-Dienstleisters stellt das keine besondere Herausforderung dar. Es empfiehlt sich, dem Versammlungsleiter und dem Notar auf dem Podium die Verfolgung des Online-Geschehens zu ermöglichen.