Während die Teilnahmebedingungen von Hauptversammlungen aus den 1980er-Jahren gerade eine halbe DIN-A4-Seite umfassten, sind heute fünf oder mehr Seiten eher die Regel denn die Ausnahme. Hinzu kommt, dass früher der Anmeldeprozess und Ablauf für alle HVs weitgehend standardisiert war, während heute jede Gesellschaft ihren individuellen Weg wählt. Obendrein muss sich der Aktionär heute aus umfangreichen Dokumenten seine Informationen zur anstehenden HV zusammensuchen. Wie kann man es als Gesellschaft den Aktionären erleichtern, den Überblick zu behalten und rasch und zielgerichtet Antworten auf Fragen zu erhalten? Von Bernhard Orlik
Dieser Beitrag ist auch im HV Magazin 01/26 erschienen.
Bei der Einberufung zur Hauptversammlung verschicken die Gesellschaften seit dem Jahr 2020 nicht mehr die vollständigen, gedruckten Texte der Einberufung nach § 125 AktG an den Aktionär. Seit dem ARUG II richten sich Inhalt und Form der Mitteilung vielmehr nach der EU-Durchführungsverordnung 2018/1212. Dies ist die bekannte Tabelle drei. Mit dieser ist jedoch – zumindest bei den Inhaberaktien – keine Möglichkeit verbunden, außer Ort, Zeit und Format der Hauptversammlung weitere Informationen an den Aktionär zu geben. Selbst wenn nicht nur die Abschnitte A bis C, sondern auch D bis F an den Aktionär gesandt werden, sind die Angaben für den Investor schwer verständlich, da diese eher für die maschinenlesbare Verarbeitung der Informationen gedacht sind.
Bei Namensaktien wird ein Anmeldebogen oder eine kompakte Einberufungsmitteilung postalisch oder per E-Mail direkt an den Aktionär versandt. Hier haben die Gesellschaften durchaus die Möglichkeit, über die gesetzlich geforderten Mindestangaben hinaus Informationen rund um die HV an den Aktionär zu übermitteln. Bei Inhaberaktien bleibt dem Aktionär hingegen nur der Blick in die Einberufung im Bundesanzeiger oder auf die HV-Website des Emittenten.
Die HV-Website der Gesellschaft
Die URL zur HV-Website des Emittenten findet der Aktionär in der Tabelle drei, die er bei Namensaktien direkt von der Gesellschaft oder bei Inhaberaktien von seiner depotführenden Bank erhält. Die Bestandteile der HV-Website sind zum Teil in § 124a AktG vorgegeben. Gesellschaften können hier aber auch freiwillig über das gesetzlich geforderte Maß hinaus den Aktionär informieren.
Neben der Einberufung zur HV mit den ausführlichen Beschlussvorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat ist – zumindest bei Inhaberaktien – ein Vollmachts- und ggf. Briefwahlformular gefordert. Unverzichtbar sind auch alle in der Einberufung genannten auslagepflichtigen Dokumente wie Jahres- und Konzernabschluss, Bericht des Aufsichtsrats oder Vorstandsberichte.
Als Best Practice hat sich auch herausgebildet, die aktuelle Satzung der Gesellschaft zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus steht es der Gesellschaft frei, weitere Unterlagen zur Information der Aktionäre einzustellen. Denkbar wäre bei einer Präsenzveranstaltung z.B. eine Anfahrtsskizze zum Versammlungsort, organisatorische Hinweise oder Ähnliches. Bei einer virtuellen HV können dies Hinweise zu den technischen Voraussetzungen oder zum Ablauf am virtuellen Wortmeldetisch sein.
FAQ-Dokument für häufige Fragen
Um Informationen für den Aktionär zusammenzufassen und rascher auffindbar zu machen, bietet sich ein Frequently-Asked-Questions-(FAQ-)Dokument an. Ein solches Dokument sammelt Fragen der Aktionäre zu unterschiedlichen Themen zentral an einer Stelle. Nachteilig für den Aktionär ist, dass er ex ante nicht weiß, welche Informationen er im FAQ-Dokument findet, und somit eventuell den gesamte Text durchschauen muss, ohne die Antwort auf seine Frage zu finden.
Viele Aktionäre bevorzugen deshalb den persönlichen Kontakt zu einer Auskunftsperson in einer Hotline der Gesellschaft, die idealerweise zweisprachig in Deutsch und Englisch kommuniziert. Bei Namensaktien kann die Nummer der Hotline mit den Einberufungsunterlagen direkt an den Aktionär gesendet werden. Bei Inhaberaktien kann man die Kontaktdaten der Hotline erst mit der Eintrittskarte bzw. Anmeldebestätigung dem Aktionär bekanntmachen oder/und prominent auf der HV-Website kommunizieren. Üblicherweise ist die Hotline werktags zu den üblichen Geschäftszeiten erreichbar. Viele Aktionäre erledigen ihre HV-Korrespondenz jedoch am Feierabend oder Wochenende. Wie können Gesellschaften hier zielgerichtet Informationen bereitstellen?
KI-Unterstützung zur Aktionärsinformation
Aus dem oben Beschriebenen ergibt sich, dass faktisch alle wesentlichen Informationen zur Organisation der HV in einigen wenigen, teils schwer verständlichen und umfangreichen Dokumenten wie der Einberufung der HV mit den Teilnahmebedingungen, einem FAQ-Dokument oder der Satzung der Gesellschaft enthalten sind. Inhaltliche Informationen finden sich im Geschäftsbericht, dem Bericht des Aufsichtsrats und Ähnlichem.
Ziel sollte es sein, diese Informationen fragespezifisch für den Aktionär aufzubereiten und leicht auffindbar zur Verfügung zu stellen. Dabei können die neuen Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz (KI) helfen. Speist man ein KI-System mit den relevanten Dokumenten und stellt man dem Aktionär eine einfache, ansprechende und einladende digitale Oberfläche zur Verfügung, kann dieser seine Frage(n) in das System eingeben, woraufhin ihm unverzüglich und gezielt die passende Antwort(en) angezeigt werden. Sofern die KI die Antwort nicht nur anzeigt, sondern auch vorliest, leistet das System einen Beitrag zur Barrierefreiheit der HV.
Avatar als Kommunikator
Als Oberfläche könnte man sich einen Avatar vorstellen. Das KI-System sollte an prominenter Stelle über die HV-Website der Gesellschaft für den Aktionär leicht zu finden und aufrufbar sein – selbstverständlich ohne Zugangsbarrieren wie Registration oder Passwörter. Auf dem Einladungsschreiben für Namensaktien oder auf der Eintrittskarte/Anmeldebestätigung kann der Internetlink zum Aufruf des KI-Systems auch mittels QR-Code für den Aktionär vereinfacht werden.
Will nun ein Aktionär am Wochenende oder nachts wissen, was auf der HV als Naturaldividende gereicht wird, kann die KI rasch Auskunft geben. Aber auch Fragen zum Anmeldeschluss oder dem Vorgehen zur Stimmabgabe mittels Briefwahl kann die KI aus den Teilnahmebedingungen für den Aktionär herauslesen.
Sofern man die KI auch mit dem Geschäfts- und Quartalsbericht oder der aktuellen Analystenpräsentation „füttert“, kann diese nicht nur zu organisatorischen Fragen, sondern auch zu inhaltlichen Themen eine Antwort gegeben werden. Das ist ein deutlicher Vorteil zur üblichen HV-Hotline, die meist nur Fragen zur Organisation der Veranstaltung beantwortet, während der Aktionär inhaltliche Fragen mit der IR-Abteilung des Unternehmens klären muss.
Fazit
Bei der zunehmend komplexen Vorbereitung einer Hauptversammlung kann die KI den Aktionär effektiv und einfach dabei unterstützen, rechtssicher und unkompliziert an der Veranstaltung teilzunehmen. In Zeiten rückläufiger Teilnehmerzahlen bei HVs ist dies ein zeitgemäßer Ansatz, der alte und junge Aktionäre gleichermaßen anspricht.
Autor/Autorin
Bernhard Orlik
Bernhard Orlik begleitet seit 1995 Hauptversammlungen in Deutschland, Österreich und Luxemburg. Er beriet zahlreiche DAX- und ATX-Unternehmen bei regulären wie auch anspruchsvollen Hauptversammlungen und leitete viele davon als externer Versammlungsleiter. Zudem publiziert er zu aktuellen HV-Themen und referiert bei Fachseminaren.
