Im Rahmen der Vorbereitung eines Börsenganges („Going Public“) spielt oftmals die manuelle Erstellung oder Überleitung von Finanzinformationen außerhalb der Reportingsysteme eine wichtige Rolle. Im Falle einer notwendigen Umstellung der Rechnungslegung auf IFRS, bislang nicht vorhandener Quartalswerte oder bei Vorliegen einer sogenannten komplexen Finanzhistorie ergibt sich umfangreicher, manueller Erstellungsaufwand, um die notwendigen Informationen für den Börsenprospekt initial zu generieren.
Im Gegensatz dazu ist es im „Being Public“ unabdingbar, dass die Finanzinformationen Ergebnis eines prozessual eindeutig definierten, durch Arbeitsteilung gekennzeichneten, automatisierten Abschlusserstellungsprozesses sind. Nur dadurch kann sichergestellt werden, dass die notwendigen Finanzinformationen in der geforderten Geschwindigkeit und Qualität adressatengerecht an den Kapitalmarkt berichtet werden können.
Der Abschlusserstellungsprozess lässt sich in die folgenden Phasen einteilen, wobei sich die durchschnittlichen Erstellungszeiten von Unternehmen im MDAX/TecDAX je Phase wie folgt darstellen:
Der letzte Prozessschritt, in der Praxis häufig als „letzte Meile“ der Abschlusserstellung bezeichnet, macht ca. 30 bis 40% des gesamten Zeitraums für die Abschlusserstellung aus. Dies liegt insbesondere auch daran, dass die Anforderungen an die Berichterstattung steigen und somit der Umfang der von den Unternehmen erstellten Geschäftsberichte stetig zunimmt. Es lohnt sich somit, die „letzte Meile“ zum Gegenstand von Beschleunigungs- und Optimierungsbestrebungen zu machen. In der Praxis wird in diesem Zusammenhang immer häufiger die Einführung einer Tool-Lösung (Reporting Tool) für die Erstellung des Geschäftsberichts geprüft.
Anbindung an Vorsysteme und Datenhaltung
Zu den wichtigsten Bestandteilen des Geschäftsberichts gehören die zahlreichen Tabellen und Zahlen. Ein Großteil dieser Zahlen kann üblicherweise direkt aus den Reporting- bzw. Konsolidierungssystemen ermittelt werden, so dass dieses die bevorzugte Datenquelle für ein Reporting Tool ist. Um die Konsistenz der Zahlen über den gesamten Bericht sicherzustellen, sollte ein entsprechendes Tool folgende Anforderungen erfüllen:
- Anbindung an verschiedene Vorsysteme zur Ermittlung der relevanten Informationen (beispielsweise können Mitarbeiterzahlen aus einem HR-System angeliefert werden).
- Möglichkeit zur zentralen Eingabe von Zahlen, welche nicht direkt aus einem Vorsystem abgefragt werden können.
- Zentrales Rundungsmanagement, um konsistente Zahlen über alle Berichtsteile sowie korrekte Aufsummierung aller Tabellen sicherzustellen.
- Einfache Eingabe von sogenannten „Late Adjustments“, welche aus Zeitgründen nicht mehr im Reporting- bzw. Konsolidierungssystem gebucht werden.
Weiterhin sollte ein entsprechendes Reporting Tool, insbesondere bei Nutzung verschiedener Datenquellen, die Möglichkeit bieten, Validierungen zwischen verschiedenen Zahlen herzustellen, so dass die Konsistenz des Berichts auch bei verschiedenen Quellen, manuellen Ergänzungen und „Late Adjustments“ gewahrt bleibt.
Multi-User-Fähigkeit und Workflow-Unterstützung
Bereits bei mittelständischen Firmen sind häufig mehrere Personen und Abteilungen in die Berichtserstellung involviert. Um hierbei eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten, ist es wichtig, eine klare Aufgabenaufteilung im Sinne einer Zuordnung einzelner Bearbeiter zu einzelnen Kapiteln bzw. Anhangangaben vorzunehmen. Außerdem sollten die verschiedenen Mitarbeiter zeitgleich an ihren Teildokumenten arbeiten können. Um auch unter dem Zeitdruck der Berichtserstellung qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse zu erzielen, sollte ein Berichtstool die Bearbeiter mit einem klar definierten Workflow unterstützen. Hier sind die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:
- Klare Rollenzuordnung zwischen Berichtserstellenden und -freigebenden Mitarbeitern
- Integration von Checklisten sowie der zuvor erwähnten Validierungen, welche abgearbeitet werden müssen, bevor ein Kapitel zur Genehmigung versendet werden kann, bspw. Anhangchecklisten.
- Zentrale Übersicht über alle Bestandteile des Berichts sowie des jeweiligen Bearbeitungsstatus
Fazit
Viele „Fast Close“- und Optimierungsprojekte haben die Erstellung der Einzelabschlüsse/-packages beziehungsweise die Validierung und Konsolidierung zum Gegenstand. Die obigen Ausführungen haben gezeigt, dass auch die sogenannte „letzte Meile“ erhebliches Potenzial zur Optimierung bzw. Beschleunigung beinhaltet. Insbesondere nach einem Börsengang werden die betroffenen Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt, heißt es doch, zum ersten Mal einen vollständigen Geschäftsbericht in der notwendigen Qualität und Geschwindigkeit zu erstellen. Das Thema der Berichterstellung sollte somit bereits im Rahmen der Vorbereitung auf einen Börsengang ausreichend adressiert werden. Denn getreu dem Motto „Nach dem IPO ist vor dem ersten Quartals- oder Geschäftsbericht“ werden Unternehmen sehr schnell mit den Anforderungen des Kapitalmarks konfrontiert. Webbasierte, multiuser-fähige Tools können den Prozess der Berichterstellung optimal unterstützen.