Ein Sonderfall liegt vor, wenn nach der Veröffentlichung der Einladung im Bundesanzeiger und dem Versand der Unterlagen an die Aktionäre und vor dem Tag der Hauptversammlung beim Aufsichtsratskandidaten ein Mandat neu hinzukommt. Eine Pflicht zur Mitteilung mit den Unterlagen besteht sicherlich nicht, da das Mandat ja zu diesem Zeitpunkt noch nicht aufgelebt ist. Wie geht man mit dem in diesem Zeitfenster neu entstandenen und pflichtgemäß neu mitgeteilten Mandat um? Die PSI Aktiengesellschaft für Produkte und Systeme der Informationstechnologie sah sich dieser Situation gegenüber. Und hat sie durch eine unverzügliche Aktualisierungsveröffentlichung im Bundesanzeiger zu den Angaben zu den Aufsichtsratsmandaten gelöst.
Fazit
Bei der Abfrage der anzugebenden Mandate von Aufsichtsratskandidaten ist große Sorgfalt geboten. Insbesondere den Mandatsträgern, also den (potenziellen) Aufsichtsratsmitgliedern sollte klar sein (bzw. notfalls gemacht werden), dass es sich nicht nur um eine lästige Pflicht handelt, sondern dass Falschangaben hier erhebliche Risiken für die Gesellschaft und auch für ihre eigene Wahl bergen können. Da der HV-Verantwortliche im Unternehmen hier aber meist auf die Vollständigkeit der von den Kandidaten gemachten Angaben vertrauen muss, ist die Aufklärung der betroffenen Personen über die Zusammenhänge eine sicherlich wichtige, aber undankbare Aufgabe.