Der korrekte Zeitpunkt der Veröffentlichung
Die Gesellschaft ist verpflichtet, die Angaben zu den weiteren Mandaten mit der Einladung und der Tagesordnung an die Aktionäre zu übermitteln. Dies geschieht in den meisten Fällen immer noch durch Übersendung einer gedruckten Broschüre, in seltenen Fällen – sofern die Satzung dies ausdrücklich bestimmt – auch ausschließlich durch elektronische Übermittlung. Die Gesellschaft ist dem Gesetz nach jedoch nicht verpflichtet, die Informationen bereits in die entsprechende Veröffentlichung im Bundesanzeiger zu integrieren.
Warum hat sich diese – höchst freiwillige – Veröffentlichungspraxis trotzdem fest etabliert, wenn man sich die Tagesordnungen diverser Unternehmen anschaut? Als Grund ist u.a. anzunehmen, dass die Einheitlichkeit der Texte im Bundesanzeiger und in der gedruckten Broschüre die Fehlerwahrscheinlichkeit schlicht und einfach reduziert. So kann es schließlich faktisch nicht mehr vorkommen, dass diese Pflichtangaben vom HV-Verantwortlichen bei der Gesellschaft sowie ggf. von den beratenden Rechtsbeiständen in der Mitteilung an die Aktionäre vergessen werden, wenn sie bereits im Bundesanzeigertext enthalten sind. Da sich die Zusatzkosten der Verlängerung der Tagesordnung bei der Veröffentlichung im Bundesanzeiger in engen Grenzen halten, überwiegt wohl dieser pragmatische Ansatz.
Herkunft der Informationen
Die Informationen über die veröffentlichungspflichtigen Mandate stammen üblicherweise von den Kandidaten selbst – oder sollten zumindest von diesen bestätigt worden sein – und sind gelegentlich fehlerhaft. Bereits die Einschätzung, welche Mandate genau angegeben werden müssen, führt manchmal zu ausführlicheren rechtlichen Betrachtungen. Also sind auch Fehleinschätzungen neben dem schlichten Vergessen eines Mandats jederzeit möglich.
Was sind die Folgen eines Fehlers bei diesen Angaben? Wird der Wahlbeschluss dadurch anfechtbar? Die Gerichte können da zu unterschiedlichen Einschätzungen kommen. Also ist Vorsicht geboten.
Zweifelsohne zählen Mitgliedschaften in in- und ausländischen Kontrollgremien börsennotierter Unternehmen zu den anzugebenden Mandaten, da kommt es selten zu Fehlangaben. Aber auch entsprechende Positionen bei nicht gelisteten Unternehmen müssen hier angegeben werden.
Dabei kommt es weniger auf die Rechtsform an, sondern auf die Ausrichtung als Wirtschaftsunternehmen. Eine Kontrollfunktion im örtlichen Fußballverein ist sicherlich nicht anzugeben, dasselbe Mandat bei der FC Bayern München AG hingegen schon.
Heilungsmöglichkeiten bei Vergessen
Ein klassischer Fall: Die Gesellschaft hat für den Geschäftsbericht die zum Jahresende aktuelle Liste der weiteren Mandate eines amtierenden Aufsichtsrats abgefragt, dort entsprechend angegeben und veröffentlicht und nimmt diese Liste als gegeben für die anstehende Wiederwahl des Aufsichtsratsmitglieds. Dann stellt sich aber heraus, dass es doch eine Änderung gab. Oder dem Kandidaten für den Aufsichtsrat fällt plötzlich ein, dass er ein Mandat vergessen hat, und er teilt dies verspätet mit. Das ist kein Problem, sofern die Einladung der HV noch nicht veröffentlicht wurde. Was aber tun, wenn die Hauptversammlungseinladung bereits im Bundesanzeiger mit den Angaben zu den Mandaten erschienen ist?
Praxisbewährt ist in einem derartigen Fall eine Berichtigungsveröffentlichung im Bundesanzeiger, wie sie beispielsweise im laufenden Jahr von der Hannover Rück SE und der Ströer Media AG vorgenommen wurde. Außerdem wurden die entsprechenden Angaben auf der Internetseite der Gesellschaft aktualisiert. Zusätzlich wurden die korrigierten Informationen mit der gedruckten Einladungsbroschüre an die Aktionäre übermitteilt. Es sollte also sichergestellt werden, dass die – freiwillige – Angabe solcher Mandate bereits in der Bundesanzeigerveröffentlichung vollständig und korrekt ist.