Virtuelle HV: Vom Wohnzimmer auf die Bühne

Der Gesetzgeber hat das Auskunftsrecht der Aktionäre und die Aktionärsrechte zeitlich gestreckt und damit deutlich gestärkt. Die Neuregelung der virtuellen HV spiegelt die Anforderungen der Präsenz-HV wider. Was das bedeutet.

Wer in den vergangenen drei „COVID-Jahren“ eine virtuelle Hauptversammlung abgehalten hat, hat als Unternehmen insbesondere die rechtliche Vorgabe der verpflichtenden Vorabfrageneinreichung durch die Aktionäre schätzen gelernt. Die Fragen der Aktionäre waren oftmals gehaltvoll, zielführend und konnten in einer angemessenen Zeit vor Beginn der eigentlichen Hauptversammlung substanziell beantwortet werden. Im Nach-COVID-Zeitalter ist die Situation nun eine andere – Livefragen sind wieder möglich!

Aus diesem Grund müssen Gesellschaften für die anstehende HV-Saison einige Gedanken zur Ausgestaltung des Auskunftsrechts im Rahmen einer virtuellen Hauptversammlung anstellen. Nach drei virtuellen Jahren sind die Backoffice-Prozesse etwas eingerostet, könnten aber durchaus wieder mehr in Anspruch genommen werden.

Grundsätzlich sieht das Aktienrecht nunmehr zwei Optionen vor:

• Fragen müssen vor der Hauptversammlung eingereicht werden. Während der Versammlung sind dann im Wesent­lichen nur mehr Nachfragen möglich.

• Fragen können ausschließlich während der Versammlung gestellt werden. Dies entspricht den Abläufen der bekannten Präsenzversammlung.

Fragen vor der HV

Wie in den COVID-Jahren können Aktionäre Fragen vorab einreichen, nunmehr aber nur, sofern der Vorstand dieses in der Einberufung der Hauptversammlung vorsieht.

Bislang hat nur eine kleine Minderheit von Gesellschaften diese Option genutzt, denn sie zieht Folgepflichten nach sich:

• Veröffentlichung des Vorstandsberichts spätestens sieben Tage vor der HV

• Zugänglichmachung der vorab eingereichten Fragen; bei börsennotierten Gesellschaften zwingend auf der Internetseite

• Zugänglichmachung der Antworten bis spätestens einen Tag vor der HV; bei börsennotierten Gesellschaften zwingend auf der Internetseite

• Nachfragerecht in der HV (nur) bei sachlichem Zusammenhang › Fragerecht in der HV zu neuen Sachverhalten, die zwischen Einreichungsfrist und HV bekannt geworden sind

Bei den bisher durchgeführten Hauptversammlungen mit Vorabeinreichung, war der Frageneingang mit 30 bis 50 Fragen überschaubar. Allerdings hat sich gezeigt, dass die Vorabbeantwortung nicht wirklich zu einer Entlastung des Backoffice am HV-Tag führt. Das Problem dabei ist die juristische Abgrenzung der Nachfragen zu den bereits vorab eingereichten und beantworteten Fragen. In der Praxis hat man sich daher dazu entschlossen – trotz der gewählten Option der Frageneinreichung vor der HV –, auch alle live während der Versammlung gestellten Fragen zu beantworten. Damit wurden die Ressourcen eines Backoffice zur Fragenbeantwortung sowohl vor als auch während der Hauptversammlung benötigt. Ein signifikanter Vorteil für die Gesellschaft lässt sich also bei der Vorabeinreichung von Fragen nicht ausmachen.

Fragen während der HV

Der Versammlungsleiter kann nach § 131 (1f) AktG festlegen, dass das Auskunftsrecht während einer virtuellen Hauptversammlung ausschließlich im Wege der ­Videokommunikation und nicht parallel auch über die sonstigen elektronischen Kommunikationskanäle (Eingabefeld im Aktionärsportal, Chatfunktion oder E-Mail) ausgeübt werden kann. Von dieser Wahlmöglichkeit haben auch nahezu alle bislang stattgefundenen Hauptversammlungen Gebrauch gemacht.

Die Livezuschaltung des Aktionärs ist zwar technisch etwas herausfordernd, lässt sich mit professionellen Dienstleistern aber fraglos beherrschen. Zudem vermeidet die Gesellschaft das latente Risiko, durch z.B. im Copy-and-Paste-Verfahren übermittelte umfangreichste Fragenkataloge den zeitlichen Rahmen einer Hauptversammlung zu sprengen. Im Unterschied dazu kann nämlich bei einer Livezuschaltung des Aktionärs der Versammlungsleiter auf das aus der Präsenz-HV bekannte Instrument der Beschränkungen des Rede- und Fragerechts (z.B. Redezeit, Schließung der Rednerliste) zurückgreifen.

Die ersten Erfahrungen aus der laufenden HV-Saison zeigen, dass die Anzahl der während der HV zugeschalteten Redner ­bisher überschaubar blieb und sich somit auch die Versammlungsdauer in durchaus erträglichen Grenzen hielt.

Organisation der Beantwortung

Unabhängig davon, ob Fragen vor oder während der Hauptversammlung zugelassen werden, bedarf es immer eines an die Organisationsstruktur des Emittenten angepassten Workflows für die korrekte Beantwortung von Fragen durch Vorstand und Aufsichtsrat.

Zudem bedarf es neben der Prüfung, ob der Aktionär zum Fragenstellen berechtigt ist (Fragemöglichkeit vor und während der HV), auch immer einer technischen Prüfung. Hierzu werden Aktionäre, die sich zu Wort gemeldet haben, in einen virtuellen Warteraum geholt. In diesem Warteraum wird die Funktionsfähigkeit von Kamera und Mikrofon getestet; gleichzeitig sollte auch geprüft werden, ob im Umfeld des Aktionärs störende Faktoren vorhanden sind.

Aufgrund der technischen Gegebenheiten, etwa wegen der technisch unvermeidbaren Verzögerung (Latenz) in der Übertragung oder auch durch andauernde Prüfungsnotwendigkeiten, kann der Aktionär einige Zeit (bis zu eine Minute) der Hauptversammlung verpassen. In der Praxis haben einige Gesellschaften für dieses ­„Onboarding“ der Redner in den virtuellen Warteraum Pausen von ein bis zwei Minuten eingebaut, die im Ablauf der HV ­störend wirkten, jedoch zu einer höheren Rechtssicherheit führten. Zwischenzeitlich drängen auch technisch-innovative Lösungen zur Zuschaltung der Aktionäre auf den Markt, die die Latenz auf (rechtlich unbedenkliche) wenige Sekunden reduzieren und das Fenster der technischen Prüfung als Bild-in-Bild-Darstellung in den Livestream der HV-Übertragung integrieren. Positiver Nebeneffekt solcher Lösungen: Der Aktionär muss neben dem Browsertab des Investorenportals mit dem Livestream nicht noch einen zweiten Tab zur Video­zuschaltung verwalten. In der Praxis hat sich gezeigt, dass dies für (insbesondere technisch weniger versierte Aktionäre) durchaus eine Herausforderung sein kann.

Der Aufruf der Redner obliegt wie bei der Präsenz-HV wiederum dem Versammlungs­leiter. Nur dieser ist berechtigt, die Reihen­folge festzulegen. Durch integrierte Backoffice-­Lösungen kann auch dies in ­einem weitest­gehend automatisierten Prozess erfolgen.

Darüber hinaus werden die bislang im Backoffice vor Ort zusammengezogenen Experten zunehmend auch virtuell integriert. In der Praxis sieht man hier des Öfteren eine ­Beschränkung auf ein Kernteam vor Ort, welches durch Experten verstärkt wird, die remote zugeschaltet werden. Und nicht nur bei der virtuellen Hauptversammlung ist dieser Trend zu beobachten – auch bei Präsenz-HVs können Experten durch webbasierte Back­office-Lösungen dezentral Fragen auf der Hauptversammlung beantworten.

Exkurs: Erweitertes Auskunftsrecht der Aktionäre

Auch das sogenannte erweiterte Auskunftsrecht nach § 131 (4) AktG bedarf für den Fall der Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung einer besonderen organisatorischen Betrachtung. Nach Gesetzeswortlaut soll es im Gegensatz zum „normalen“, im § 131 Abs. 1 AktG geregelten Auskunftsrecht nicht nur auf den Weg der elektronischen Kommunikation und bis zum Ende der Generaldebatte ausgeübt werden, sondern es bedarf eines gesonderten Textfelds zur Eingabe während der gesamten Dauer der Hauptversammlung. Da das Verlangen begründet werden muss, darf das Textfeld nicht zu knapp dimensioniert werden. Als Best Practice bildet sich heraus, ein Texteingabefeld zum Eintippen und zur Übermittlung des erweiterten Auskunftsverlangens bis zum Ende der Versammlung aktiviert zu belassen; analog der Übermittlung eines Antragsverlangens, einer Rüge von nicht beantworteten Fragen oder Widersprüche. Dabei ist die Beantwortung des erweiterten Auskunftsverlangens getrennt von der Beantwortung im Rahmen des allgemeinen Auskunftsrechts nach § 131 Abs. 1 AktG übermittelten Fragen zu sehen, denn die Beantwortung kann ggf. erst nach Beschlussfeststellung ganz am Ende der Hauptversammlung erfolgen. Nachfragen zu den Antworten sind nicht vorgesehen, ein erneutes Öffnen der Generaldebatte nicht nötig. Ebenso sind die Regeln zur Beschränkung des Rede- und Fragerechts wohl nicht anwendbar.

Fazit

Die Digitalisierung der Hauptversammlung vor und hinter den Kulissen ist mit dem neugeschaffenen rechtlichen Rahmen nicht mehr aufzuhalten. Die zunehmende Komplexität und Brandbreite der Fragen sind ohne professionelle Q&A-Systeme kaum managebar. Ob ein Urteil wie das des Bay­ObLG, das dem Aktionär/Kläger bei Bestehen von Zweifeln an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Auskunft des Vorstands, den Anspruch auf eidesstattliche Versicherung des Vorstands zugestanden hat, oder steigende inhaltliche Erwartungen der ­Investoren (Beispiel ESG) – die neue Welt der HV birgt zahlreiche Herausforderungen, die Emittenten bei professioneller Hand­habung als Chance nutzen können.