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Im März 2020 standen viele börsennotierten Aktiengesellschaften vor der Frage, wie sie unter Pandemiebedingungen ihrer Pflicht zur Durchführung einer Hauptversammlung nachkommen sollten. In der Hoffnung auf ein schnelles Ende der Pandemie wurden zahlreiche Hauptversammlungen verschoben. Am 27. März 2020 schuf der Gesetzgeber dann mit dem COVID- 19-Gesetz die Voraussetzungen für die rechtssichere Durchführung virtueller Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre.

Nach Abwägung aller Risiken entschied das Management der PSI Software AG Anfang April 2020, die ursprünglich für Mitte Mai geplante Hauptversammlung um etwa einen Monat zu verschieben und als virtuelle Veranstaltung durchzuführen, obwohl nach den damals geltenden Regeln zum Infektionsschutz ein physisches Format noch möglich gewesen wäre. Da PSI-Hauptversammlungen in den Jahren zuvor von etwa 300 Aktionären und Bevollmächtigten besucht worden waren, erschien das Risiko zu hoch, zumal eine schnelle Verschärfung der Regeln zu erwarten war und der Altersdurchschnitt der HV-Besucher meist im Bereich der Risikogruppen gelegen hatte. Durch die Verschiebung war es möglich, die HV neu zu planen und von den ersten virtuell durchgeführten Versammlungen zu lernen. Trotzdem fand die erste virtuelle HV der PSI unter einer gewissen Anspannung statt, denn es gab keine Erfahrungen mit dem Format und es kamen eine neu entwickelte Software sowie teilweise auch neue Dienstleister zum Einsatz. Die Erfahrungen waren aber durchweg positiv, sodass wir uns 2021 um Details der Ausstattung und Gestaltung kümmern konnten.

Verbesserter Rahmen und stärkerer Fokus auf die Aktionärsfragen

Nach den ersten positiven Erfahrungen und angesichts des Pandemiegeschehens im Winter 2020/2021 war frühzeitig klar, dass die Hauptversammlung wieder als virtuelle Veranstaltung stattfinden würde. Anders als 2020 entschieden wir, die Versammlung aus einer professionellen Studioumgebung zu übertragen und einen stärkeren Fokus auf die visuelle Gestaltung zu legen. Da nach der HV-Saison 2020 vielfach die eingeschränkten Fragerechte der Aktionäre bemängelt wurden, entschieden wir uns, die zuvor eingereichten Fragen in einer Art „Interview“ zu stellen und detailliert durch den Vorstand beantworten zu lassen. Zudem erfassten wir schon in den Monaten vor der HV die wichtigsten Aktionärsfragen, die bei Investor Relations eingingen, und berücksichtigten diese im Vortrag des Vorstands. Dies führte unter anderem dazu, dass ein Stimmrechtsvertreter nach der HV auf Twitter schrieb: „Heute als DSW-Stimmrechtsvertreter im Einsatz bei der virtuellen Hauptversammlung der PSI AG – die das positive Dilemma der virtuellen HV vor Augen führt: Vortrag des Vorstands war dermaßen stark, dass eigentlich alle vorab eingereichten Fragen schon beantwortet waren. Top!“

Vorläufiges Fazit trotz einiger Nachteile positiv

Insgesamt bedeutet die virtuelle Hauptversammlung einen deutlich geringeren Organisationsaufwand, leider bei etwa gleichen Kosten. Trotz der berechtigten Kritik an der fehlenden Möglichkeit zu echtem Dialog und spontanen Nachfragen war die Resonanz der Aktionäre sehr positiv. Insbesondere für Aktionäre, die zu einer physischen Veranstaltung nicht angereist wären, bietet das digitale Format die Möglichkeit, das Unternehmen besser kennenzulernen. Allerdings ist die fehlende Möglichkeit zum Dialog mit und unter den Aktionären ein echter Nachteil. Da PSI einen hohen Anteil von Mitarbeiteraktionären hat, wiegt dieses Manko besonders schwer, zumal sich dieser Dialog kaum in digitale Kanäle übertragen lässt.

Was kommt nach der Pandemie?

Der Deutsche Bundestag hat die Regeln zur virtuellen Hauptversammlung noch vor der Bundestagswahl bis zum 31. August 2022 verlängert, in der Begründung aber erhöhte Anforderungen an die Entscheidung für ein virtuelles Format formuliert. Daher plant PSI die Hauptversammlung 2022 bis auf Weiteres zweigleisig, wird im Laufe der nächsten Monate über die konkrete Durchführung entscheiden und dabei die Erfahrungen der letzten zwei Jahre einfließen lassen. Langfristig erscheint eine Rückkehr zur althergebrachten deutschen Präsenz-HV nach den positiven Erfahrungen mit der digitalen Durchführung weder wünschenswert noch realistisch. Ein hybrides Format, also die Kombination aus Präsenzveranstaltung und digitaler HV, würde zwar allen Zielgruppen gerecht werden, für mittlere bis kleine Unternehmen aber die Kosten verdoppeln: Neben Saalmiete, Catering und Personal würden ähnlich hohe Zusatzkosten für die Bereitstellung der digitalen Services anfallen. Wünschenswert wäre daher eine Wahlmöglichkeit zwischen einer physischen und einer echten digitalen Hauptversammlung mit Wahrung aller Aktionärsrechte. Unternehmen könnten sich für das Format entscheiden, das ihrer Zielgruppe am besten gerecht wird, und natürlich auch freiwillig ein hybrides Format anbieten.

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Wie könnte die HV der Zukunft aussehen?

Langfristig dürften die Kosten für den digitalen HV-Kanal weiter sinken und zugleich die Akzeptanz der digitalen Teilnahme in den kommenden Aktionärsgenerationen weiter steigen. Außerdem ist zu erwarten, dass der immer größere Anteil internationaler Aktionäre den Druck zur Digitalisierung und zur internationalen Angleichung der Hauptversammlungsformate weiter erhöhen wird. Wünschenswert wäre daher eine echte Reform der deutschen Hauptversammlung, die einerseits die formalen Pflichten verschlankt, die im Rahmen einer Hauptversammlung „abgearbeitet“ werden müssen, zugleich aber unabhängig vom Format mehr Raum für einen echten Dialog zwischen Unternehmen und Aktionären schafft. Denkbar wäre z.B. eine rein digitale „schlanke“ Hauptversammlung, ergänzt um ein zusätzliches Format, das dem direkten Austausch von Unternehmen und Aktionären dient. Ob die nächste Bundesregierung den Willen zu einer weitreichenden Reform einschließlich umfassender Digitalisierung aufbringt, bleibt abzuwarten. Eine Verschlankung ist angesichts immer neuer Berichts- und Beschlusspflichten höchst unwahrscheinlich. Damit würde die deutsche Hauptversammlung – unabhängig von der Form der Durchführung – weiterhin den Charakter einer formalen und langatmigen Pflichtveranstaltung behalten. Angesichts der zusätzlichen Möglichkeiten der Digitalisierung wäre dies eine vergebene Chance.