Sorgfältige Vorbereitung der HV, enge Abstimmung mit dem Dienstleister und taktische Überlegungen sind von entscheidender Bedeutung.

HV-Vorbereitung

Bezüglich der eigentlichen Hauptversammlungsvorbereitung ist eine sehr enge Taktung bei der Zusammenarbeit mit dem HV-Dienstleister erforderlich. Nur so ist die Gesellschaft jederzeit über den aktuellen Stand der eingegangenen Anmeldungen, Weisungen und Vollmachten informiert. „Hinzu kommen umfangreiche Vorgespräche, die Erstellung diverser zusätzlicher Dokumente im Bereich der Sonderleitfäden sowie spezielle Schulungen, in denen auf alle Eventualitäten, die während der Hauptversammlung auftreten können, eingegangen wird“, sagt Biedermann. Dies beinhalte auch Gedankenspiele hinsichtlich einer möglichen Ausweichstrategie der „Angreifer“, sollte ihnen die benötigte Stimmenmehrheit auf der Hauptversammlung fehlen. Auch taktische Überlegungen, wie beispielsweise in Bezug auf den Auslagezeitpunkt des Teilnehmerverzeichnisses, lassen sich bereits im Vorfeld der Versammlung anstellen. „Mit Bekanntgabe der Präsenz sind die Kräfteverhältnisse schließlich weitestgehend klar, und jeder weiß, wo er steht“, so Biedermann weiter. Bei Abstimmungen über sich widersprechende Anträge kann zudem die Reihenfolge der Durchführung von entscheidender Bedeutung sein.

Formalien beachten

Darüber hinaus müssen in der Vorbereitung aber auch formale Aspekte berücksichtigt werden. „Beispielsweise sind andere Vollmachten und Weisungen als bei standardmäßig ablaufenden Hauptversammlungen erforderlich“, erklärt Biedermann. „So besteht bei den Standardformularen das Problem, dass die Vollmachten nur für vorab festgelegte Abstimmungspunkte genutzt werden können. Entsprechend fallen diese Stimmen bei Anträgen von Aktionären während der Hauptversammlung, wie etwa auf die Auswechslung des Versammlungsleiters, unter den Tisch. Hier muss deshalb mit Weisungen und Vollmachten gearbeitet werden, die es ermöglichen, die eingesammelten Stimmrechte auch über die mit der Tagesordnung bekannt gemachten Abstimmungspunkte hinaus zu nutzen.“

Fazit

Die Bemühungen aktivistischer Aktionäre, auf die Geschäftspolitik deutscher börsennotierter Gesellschaften sowie die Besetzung ihrer Organe mittelbaren oder unmittelbaren Einfluss auszuüben, um auf diese Weise die eigenen Vorstellungen einer richtigen Unternehmensführung durchzusetzen, hat in den vergangenen zehn Jahren deutlich zugenommen. Diese Entwicklung zu ignorieren oder sich ihr bewusst entziehen zu wollen, kann für Vorstände und Aufsichtsräte schwerwiegende Folgen haben. Gleichzeitig verschenkt das Unternehmen womöglich wertvolles Know-how, welches ihnen durch den konstruktiven Dialog mit den Aktivisten zufließen könnte. Lässt sich keine gemeinsame Linie finden, liegt es schließlich am Management, durch aktive Kommunikation, ein hohes Maß an Transparenz und nicht zuletzt eine gute Hauptversammlungsvorbereitung für die Mehrheiten zu sorgen, die der Vorstand zur Durchsetzung seiner Geschäftspolitik benötigt.

Ehlebracht: Anträge bei sehr hoher Präsenz abgelehnt

Im Zuge einer Kapitalerhöhung über 12 Mio. EUR war das Private-Equity-Unternehmen TFG Capital Ende 2007 beim angeschlagenen Möbelzulieferer Ehlebracht als neuer Großaktionär mit einem Anteil von 29,8% eingestiegen. Im Rahmen eines Übernahmeangebots und weiterer Zukäufe wurde die Beteiligung 2009 auf knapp 40% ausgebaut. Ende des Jahres schien das Verhältnis zum Vorstand und Aufsichtsrat der Ehlebracht derart eingetrübt zu sein, dass der inzwischen in Vestcorp umbenannte Großaktionär die Einberufung einer außerordentlichen Hauptversammlung verlangte. Wesentliche Punkte des Aktionärstreffens, das im Februar 2010 stattfand, waren die Abberufung zweier Aufsichtsratsmitglieder sowie die Bestellung eines Sonderprüfers und eines besonderen Vertreters.

Die Präsenz auf der Hauptversammlung fiel mit 91% des Grundkapitals extrem hoch auch. Bemerkenswert auch, dass der weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter 48% des anwesenden Kapitals vertrat. Die Gesellschaft und ihre Berater scheinen bei der Stimmenmobilisierung somit ganze Arbeit geleistet zu haben. Dabei waren die Vollmachten so ausgestaltet, dass sie auch für Abstimmungspunkte verwendet werden konnten, die nicht mit der Tagesordnung angekündigt worden waren, wie etwa die Abwahl des Versammlungsleiters. Entsprechend den Mehrheitsverhältnissen lehnte die Hauptversammlung sämtliche Beschlussvorschläge der Vestcorp ab. Die Auseinandersetzungen zwischen dem Großaktionär und dem Möbelzulieferer setzten sich vor Gericht sowie auf den folgenden Hauptversammlungen fort, bis sich die ehemalige TFG Capital Anfang 2011 schließlich von ihren Anteilen trennte.