Coaching oder Vorbereitungsgespräch
Nicht immer ist eine Probe-Hauptversammlung erforderlich. Oft genügt ein hochrangig besetztes Vorbereitungsgespräch, um die bevorstehende HV zu antizipieren, die inhaltlichen Schwerpunkte zu besprechen und eine Strategie für den Umgang mit schwierigen Themen und Situationen zu diskutieren. Darauf zu verzichten, weil „ja nie etwas passiert ist“, erhöht die Gefahr, mit dann überraschenden Situationen nicht umgehen zu können und einen unprofessionellen Eindruck zu hinterlassen. Dabei ist unerheblich, ob Beschlussmängel drohen – ein Schaden am Außenbild der Gesellschaft ist möglicherweise schon entstanden. Auch ein kurzes Vorbereitungsgespräch macht alle Beteiligten erheblich sicherer.
Die Besprechung der räumlichen Gegebenheiten, der Abläufe für den Aktionär, des Leitfadens, wesentlicher Sondersituationen, zu erwartender inhaltlicher Themen und des Abstimmungsprozederes sind hierbei jedoch elementar und nicht nur vor einer vermeintlich kritischen HV ein Pflichttermin.
Einbeziehung eines Dienstleisters bzw. Beraters
Vorstand und Aufsichtsrat haben naturgemäß in der Hauptsache ihr eigenes Unternehmen im Blick und können von daher unmittelbar das Unternehmen betreffende Themen prognostizieren und ihren Umgang hiermit vorbereiten – übliche Abläufe, typische Aktionärsthemen und typisches Aktionärsverhalten vermag ein externer Dienstleister, dessen Schwerpunkt auf der Hauptversammlung liegt, u.U. besser zu erkennen. Manchmal findet ein Unternehmensfremder eher Gehör als die eigene Fachabteilung, insbesondere wenn es um das Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen geht. Für die strategische Vorbereitung empfiehlt sich daher eine enge Zusammenarbeit von internen und externen Kräften, um sowohl unternehmensspezifische als auch allgemeine Themen und Verhaltensweisen gründlich vorbereiten zu können.
Fazit
Die Vorbereitung des Aufsichtsrats auf die Hauptversammlung sollte in jeder Gesellschaft als Pflichtprogramm betrachtet werden. Genauso wie ein souveränes Auftreten die Versammlung und die Aktionäre positiv beeinflussen kann, können Unsicherheiten dem Image der Gesellschaft und dem Ergebnis der Versammlung schaden. Die gute Vorbereitung ist also nach wie vor der beste Garant für eine erfolgreiche HV.