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Matthias Höret (links) und Ingo Wolfarth

 

Von Matthias Höreth, Manager AGM Legal, und Ingo Wolfarth, Manager AGM Consulting, Computershare HV-Services AG

Die Leitung einer Hauptversammlung stellt für den Versammlungsleiter eine Herausforderung dar. Für ihre Bewältigung ist neben schneller Auffassungsgabe, Einfühlungsvermögen und Verantwortungsbewusstsein auch eine intensive Vorbereitung hilfreich. 

Überblick der HV-Organisation

Der Versammlungsleiter kann sich im Vorfeld der Versammlung nicht mit jeder Einzelfrage der Organisation der Hauptversammlung befassen, sondern muss dem Vorbereitungsstab weitestgehend vertrauen. Gleichwohl sollte er aber die grundlegenden Organisationsfragen kennen, um eventuelle Verunsicherungen zu vermeiden. Weiß der Versammlungsleiter beispielsweise um die Grundzüge der Sicherheitskontrollen am Zugang, so kann ihn eine provokative Aktionärsbehauptung hierzu nicht erschüttern. Kennt er Abstimmungsverfahren und -material, so kann er auch mit Aktionärsfragen hierzu souverän umgehen.

Neben solchen Prozessen und Fakten sind auch eine Übersicht der Rechte und Pflichten des Versammlungsleiters sowie der Leitfaden inkl. Reaktionstexten zu versammlungsleitenden Maßnahmen entscheidend, um einen Überblick zu erlangen.

Prognose: Konfliktorische oder harmonische Hauptversammlung

Kann man im Vorfeld schon davon ausgehen, dass ein konfliktorischer Ablauf der HV zu erwarten ist, muss auch die Vorbereitung mit entsprechendem Aufwand angegangen werden: So sollte man sich auf mehr Fragen und Redebeiträge vorbereiten, indem man mehr Ressourcen zur Beantwortung einplant, ebenso wie eine voraussichtlich längere Versammlungsdauer und ggf. auch das Auftreten schwieriger Situationen. In der harmonischen Versammlung mag man demgegenüber von einem etwas strafferen Zeitplan und auch einem erheblich einfacher zu steuernden Verlauf ausgehen. Aber auch bei Erwartung einer harmonischen HV wäre es fahrlässig, unvorbereitet zu sein.

Für die Prognose, ob eine Versammlung konfliktorisch werden könnte, spielen die Tagesordnung, die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft und besondere Vorgänge im Jahreslauf ebenso eine Rolle wie persönliche Auseinandersetzungen zwischen einzelnen Aktionären und Verwaltungsmitgliedern oder politische Fragen. Auch die Erfahrung kritischer Aktionäre dahingehend, dass in der Vergangenheit Störversuche erfolgreich waren, birgt Potenzial.

Ausgehend von der Prognose sollten bestimmte organisatorische Vorbereitungen getroffen werden. Für eine voraussichtlich harmonisch verlaufende Veranstaltung kann man beispielsweise lediglich von Abstimmungen über die veröffentlichten Beschlussvorschläge ausgehen, während zur streitigen Versammlung Sonderabstimmungen, etwa über Verfahrensanträge oder auch Einzelentlastungen, vorbereitet werden sollten.

All diese Hintergründe sollten mit dem Versammlungsleiter im Vorbereitungsgespräch erörtert werden.

Rollenverteilung zwischen Versammlungsleiter und Vorstand

Abhängig von o.g. Prognose sollte die Rollenverteilung zwischen Versammlungsleiter und Vorstand sowie ggf. auch einzelnen Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern vorab geklärt werden. Ist eine eher konsensuale Versammlung zu erwarten, so kann etwa die Fragenbeantwortung durch mehrere Vorstandsmitglieder erfolgen, die ggf. auch durchaus etwas freier formulieren können; in der konfliktorischen Versammlung empfiehlt sich die Konzentration auf den Vorstandsvorsitzenden bzw. -sprecher und das strikte Festhalten an den Formulierungen der zumeist anwaltlich geprüften Antwortvorschläge. Ebenso mag z.B. die persönliche Vorstellung von Aufsichtsratskandidaten in der harmonischen Versammlung recht lebendig wirken, in der streitigen Versammlung sollten Aufsichtsratsfragen allein durch den Vorsitzenden beantwortet werden und dieser sollte sich hierbei noch das Einverständnis des nach dem Gesetz allein zuständigen Vorstands versichern.

Anmeldungen bekannter Aktionäre

Einige Aktionäre besuchen eine Vielzahl von Hauptversammlungen und sind im Markt für besondere inhaltliche Vorlieben bekannt. So legt der eine Aktionär Wert auf die sparsame Verwendung von Anglizismen, der andere auf eine korrekte Anrede und der nächste auf Bewertungsfragen. Manche Aktionäre hegen auch Vorlieben zu bestimmten Unternehmen, Branchen oder Regionen. Zwar lässt sich aus der Anmeldung nicht zwingend auf die Teilnahme schließen, jedoch kann eine Vorbereitung auf solche mit Personen verknüpfte Themen die souveräne Beantwortung sicherstellen.

Typische Verhaltensweisen von Aktionären

Ebenso wie einigen Namen spezifische Themen zugeordnet werden können, können ihnen auch bestimmte Verhaltensweisen zugeordnet werden. Manche haben eher skurril-lustigen Charakter, wie z.B. der Wunsch, alle Mitglieder der Verwaltung per Handschlag zu begrüßen. Andere wie bestimmte Floskeln im Rahmen eines Wortbeitrags, könnten dagegen die Vorbereitung für Anfechtungsklagen darstellen. Reaktionen auf solch typisches Verhalten können im Vorfeld durchdacht und ggf. durch ein sog. Coaching, d.h. eine Übung unter Realbedingungen im Rahmen einer Probe-Hauptversammlung, trainiert werden. Das verschafft die Sicherheit, auch mit ungewöhnlichen Situationen gelassen umzugehen.