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Als am 27. März vergangenen Jahres das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, ­Insolvenz- und Strafverfahrensrecht im Eilverfahren in Kraft trat, verlagerte sich die Hauptversammlung von einer ­Präsenzveranstaltung ins Internet.

Sicher: Es gab auch bisher vereinzelt Gesellschaften, die die Versammlung in Teilen frei ins Internet übertrugen oder für angemeldete Aktionäre in voller Länge – aber nicht einmal eine Handvoll AGs traute sich an die Online-HV, die natürlich bis dato nur additiv zur Präsenzveranstaltung stattfinden konnte.

Funktionen im Portal

Es galt nun, die HV-Portale im selben ­Eiltempo an die aktuelle Gesetzeslage ­anzupassen, hatte die HV-Saison doch ­bereits begonnen. HV-Termine mussten verschoben werden oder konnten dank der verkürzten Einladungsfristen eingehalten werden.

Der Abstimmungsbedarf war enorm – welche Funktionen müssen, sollten oder dürfen überhaupt ins HV-Portal? Die elek­tronische Briefwahl war gesetzt, aber wie stand es um den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft – durfte dieser überhaupt ins Portal? Und die Bevollmächtigung ­eines Dritten: sinnvoll oder gar notwen­digerweise ins Portal? Nicht zuletzt galt es abzuwägen, ob die Einreichung von ­Fragen und die Abgabe eines Widerspruchs zu Protokoll über das Portal erfolgen sowie die Unterlagen zur HV und das Teilnehmerverzeichnis einsehbar sein sollten. Auch die Frage der Einbindung weiterer Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder in Bild und Ton wurde viel diskutiert.

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Wie ist der Stand ein Jahr später?

Wie die aktuelle Pandemiesituation zeigt, wird wohl auch in diesem Jahr der Großteil der Versammlungen virtuell stattfinden. Vieles hat sich im Verlauf der letzten Saison schnell eingespielt – elektronische Briefwahl, Vollmacht und Weisung an den Stimmrechtsvertreter, die Frageneinreichung und der Widerspruch zu Protokoll finden sich regelmäßig im Portal. Unterschiedlich verfahren wird dagegen nach wie vor bei der Erteilung einer Vollmacht an Dritte, den Dokumenten zur Hauptversammlung oder dem Teilnehmerver­zeichnis.

Neu hinzugekommen ist durch Inkrafttreten der 2. Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) die Bestätigung des Eingangs der Stimmen gemäß Tabelle 6 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 bei elektronischer Stimmabgabe.

Ging es bei den eben erwähnten Funktionen um eine rechtssichere Abwicklung, also die Frage, welche Rechte dem Aktionär oder seinem Bevollmächtigten auf welchen Wegen und in welchem Zeitraum zur Verfügung stehen müssen, darf man darüber die technische Absicherung einer virtuellen HV nicht vergessen, die ebenso wichtig ist, aber manchmal auch im ­Gegensatz zur rechtssicheren Abwicklung steht.

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Die rein technischen Maßnahmen, die jeder Dienstleister zur Sicherung des ­Zugangs und der im Portal gespeicherten Daten einsetzt, werden hier nicht beleuchtet. Vielmehr soll im Folgenden auf ­abwicklungstechnische Fragen bei der Einrichtung eines HV-Portals eingegan­genen werden, die der Emittent gemeinsam mit seinem Dienstleister entscheiden sollte.

Login – Zugangsdaten, Captchas, Sperre

Was für einen Zugang zum Onlinebanking zwingend erforderlich ist, eine Sperrung des Zugangs nach mehrmaliger Falscheingabe der Zugangsdaten, führt bei einem HV-Portal unter Umständen zur Beschneidung von Aktionärsrechten, wenn die Hauptversammlung nicht mehr in voller Länge verfolgt werden kann oder die Stimmabgabe nicht mehr möglich ist.

Zur zusätzlichen Sicherung des Zugangs können stattdessen nicht-maschinenlesbare Captchas eingesetzt werden, dies auch erst nach mehrmaliger falscher Eingabe der Zugangsdaten. Eine Verzögerung für die erneute Eingabe ist hier ebenfalls denkbar, aber auch diese Maßnahme ist sehr genau abzuwägen, um Aktionärsrechte nicht einzuschränken.

Länge und Komplexität einer PIN sind maßgeblich für die Sicherheit eines ­Onlinezugangs. Wenn auf Sonderzeichen verzichtet wird, um mögliche Fehleingaben zu verringern, sollte dies mit einer ­höheren Zeichenanzahl kompensiert werden. Generell bieten zwölfstellige PINs deutlich mehr Sicherheit als die noch oft eingesetzte achtstellige Variante.

Um Fehlerquellen bei der Eingabe zu ­reduzieren, sind optisch schlecht oder gar nicht unterscheidbare Zeichen wie z.B. das klassische Paar des kleingeschriebenen „l“ und des großgeschriebenen “I“ auszuschließen. Auch in der Vergabe der Zugangsnummer, die zu den Logindaten gehört, steckt noch Potenzial: Hier kann durch sehr große Nummernkreise in Verbindung mit nicht fortlaufend vergebenen Zugangsnummern einiges mehr an Sicherheit erreicht werden.

Aktionärshotline und Informationen zu technischen Voraussetzungen

Um den Aktionären bestmögliche Unterstützung zu gewähren, sollten auf der ­Portal-Startseite – und bestenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft – ausführ­liche Informationen zu den technischen Voraussetzungen zugänglich sein. Zudem sollten die Aktionäre die Möglichkeit ­haben, per Telefon, ggf. auch per E-Mail, schnell Kontakt zu einer Hotline aufzunehmen, um bei technischen Problemen Hilfestellung zu erhalten. Dies gilt ebenso für den Verlust der Zugangsdaten und ist ­absolut unabdingbar bei einer Sperre des Zugangs aufgrund von Fehleingaben. Und auch internetungeübte Aktionäre sind dankbar für Unterstützung.

Aussicht

Trotz der kurzen Vorlaufzeit konnte die virtuelle Hauptversammlung im vergangenen Jahr erfolgreich und sicher umgesetzt werden. Die rechtlichen Anpassungen für diese Saison sind technisch ebenfalls gut umsetzbar. Insoweit steht der sicheren Abwicklung der virtuellen HV auch in diesem Jahr nichts im Wege. Dabei kommt dann doch der Wunsch auf, dass sich ­diese beiden virtuellen Jahre als zukunftsweisend herausstellen werden

ZUR AUTORIN
Nicola Bader ist Geschäftsführerin der BADER & HUBL GmbH. Sie berät Unternehmen in allen Phasen einer Veranstaltung vom Kickoff-Meeting über Planung und Organisation bis hin zur Auswahl von Personal und Medientechnik.