Online-Bevollmächtigte
Kann sich bei der Online-HV ein bevollmächtigter Vertreter des Aktionärs einloggen? Es kann festgelegt werden, dass nur derjenige, auf den die Eintrittskarte ausgestellt wurde, online an der HV teilnehmen darf. Hintergrund ist, dass eine Prüfung von Vollmachten und insbesondere von Vollmachtsketten bei der Online-Teilnahme anspruchsvoll, im Fall einer in Schriftform vorgelegten Vollmacht recht aufwendig ist. Damit ist es zur Optimierung des Kostenaufwands sinnvoll festzulegen, dass eine juristische Person bereits bei der Bestellung der Eintrittskarte bestimmen muss, wer zur Vertretung bevollmächtigt wird, wenn die Teilnahme an der HV online erfolgen soll. Auf diese Person wird dann die Eintrittskarte im Fremdbesitz ausgestellt. Die Teilnahme einer juristischen Person ohne bereits auf der Eintrittskarte benannten Vertreter kann in dieser Variante somit nicht unmittelbar erfolgen und wird technisch ausgeschlossen. Alternativ kann festgelegt werden, dass vor der Online-Teilnahme eine natürliche Person als teilnehmender Vertreter (Bevollmächtigter) gegenüber der Gesellschaft auf den in den Teilnahmebedingungen festgelegten Wegen nachzuweisen ist. Da bei der Festlegung der Teilnahmebedingungen an der Online-HV weitgehende Gestaltungsfreiheit besteht, solange dabei der Gleichheitsgrundsatz beachtet wird, stellen diese Varianten nach den bisherigen Erfahrungen kein rechtliches Problem dar, sofern das Ganze klar geregelt ist.
Möchte ein Teilnehmer seine Online-Teilnahme noch vor den Abstimmungen beenden, so erhält er die Möglichkeit, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder einen Dritten zur Ausübung seiner Stimmrechte zu bevollmächtigen oder ggf. eine Briefwahl durchzuführen. Der Wechsel von der Online-HV zur Präsenz-HV wird im Fall der Beauftragung des Stimmrechtsvertreters unmittelbar im Teilnehmerverzeichnis abgebildet.
Fazit:
Eine Doppelteilnahme an der HV einerseits online und andererseits vor Ort muss ausgeschlossen sein. Alle denkbaren Teilnahmeänderungen sind rechtssicher technisch abzuwickeln und zu dokumentieren. Daher sind die Anforderungen an die technischen Sicherungsmechanismen und die Vernetzung von Online-HV und Registration vor Ort in der Präsenz-HV besonders hoch. Nur wenige technisch besonders versierte HV-Dienstleister sind derzeit dazu in der Lage.