Daniela Gebauer, HCE Haubrok AG
Daniela Gebauer, HCE Haubrok AG

„So wie letztes Jahr“ ist sicherlich einer der am meisten gebrauchten Sätze eines HV-Verantwortlichen. Auf erprobte und bewährte Prozesse zu setzen gibt eine große Sicherheit. Angesichts der zahlreichen Gesetzesänderungen, die jedoch in den letzten Wochen und Monaten verabschiedet wurden, sollte hinterfragt werden, ob es in der kommenden HV-Saison ein „so wie immer“ geben kann.

Veröffentlichungen

Mit Inkrafttreten der Aktienrechtsnovelle wird der Bundesanzeiger einziges Pflichtgesellschaftsblatt. Zudem ist klargestellt worden, dass eine europaweite Veröffentlichung der Einberufung nicht mehr notwendig, wenn eine Gesellschaft Namensaktien hat und/oder die Aktionäre direkt einlädt. Neu ist, dass mit dem Wegfall des § 30c WpHG ab sofort keine Meldung über Satzungsänderungen an den Bundesanzeiger und die BaFin zu erfolgen hat.

Fristen

Die Einberufungsfrist verlängert sich konkret um die Anmeldefrist, die auch weniger als sechs Tage betragen kann. Zudem wird die Vorbesitzzeit für den Nachweis der Aktionärseigenschaft im Zusammenhang mit Ergänzungsverlangen an den Tag des Zugangs dieses Verlangens angeknüpft, nicht mehr an den Tag der HV.

Frauenquote

Auch in der kommenden Saison wird die Frauenquote auf vielen HVs thematisiert werden. Damit ist jedoch nicht nur die Besetzung von Aufsichtsräten mit 30% Frauen (oder auch Männern) bei börsennotierten und paritätisch mitbestimmten Unternehmen gemeint. Neu ist, dass bei diesen Gesellschaften  Plätze unbesetzt bleiben, wenn nicht ausreichend Kandidaten eines Geschlechts gewählt werden. Bei paritätisch mitbestimmten oder börsennotierten Gesellschaften mussten hingegen Zielgrößen für die Besetzung der Positionen in Aufsichtsrat, Vorstand und den oberen Führungsebenen über den Frauen- bzw. Männeranteil genannt werden. Diese von den Unternehmen  festgelegte Größe muss bis 30. Juni 2017 vollzogen werden.

Aufsichtsrat

Auch in der kommenden Saison werden die Themen Aufsichtsratszusammensetzung und -vergütung eine bedeutende Rolle einnehmen. Mit der Aktienrechtsnovelle 2016 ist nun die Vorgabe gefallen, dass die Zahl der Mitglieder durch drei teilbar sein muss – Ausnahme: mitbestimmte Unternehmen. Die Frauenquote ist sicherlich geläufig. Neu ist jedoch, dass der Deutsche Corporate Governance Kodex nunmehr als Soll-Vorschrift auch eine Obergrenze der Zugehörigkeit vorschreibt. Angelehnt an die Richtlinien der Proxy-Advisor und einer EU-Empfehlung kann ab einer Zugehörigkeit von drei Amtszeiten bzw. 12-15 Jahren nicht mehr von einer ausreichenden Unabhängigkeit eines Mitglieds ausgegangen werden.

Auch muss sich bei den zur Wahl stehenden Aufsichtsratskandidaten vergewissert werden, dass diese ausreichend Zeit für ihre Tätigkeit zur Verfügung haben. Die Frage nach anderen Mandaten oder Funktionen wird damit weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Entfallen kann hingegen der Hinweis, dass die Hauptversammlung an die Wahlvorschläge nicht gebunden ist. Vielmehr ist ein Hinweis aufzunehmen, wenn eine Bindung besteht.

Und schließlich ist die unzureichende Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern bei Aufsichtsratssitzungen im Aufsichtsratsbericht festzuhalten, wenn diese an weniger als an der Hälfte der Sitzungen teilgenommen haben. Gemäß den Richtlinien der Proxy Advisor soll die unzureichende Teilnahme auch individualisiert offengelegt werden.

Abschlussprüfer

Bei der Wahl der Abschlussprüfer kommt es ebenfalls zu Neuerungen: Wurde dem Abschlussprüfer das erste Prüfungsmandat für ein Geschäftsjahr erteilt, das zwischen dem 16. Juni 2004 und dem 17. Juni 2006 endet, darf bereits am oder nach dem 17. Juni 2016 grundsätzlich kein weiteres Prüfungsmandat ohne Ausschreibung mehr erteilt werden. Denn die Grundrotationszeit eines Wirtschaftsprüfers beträgt zehn Jahre, danach hat eine neue Ausschreibung zu erfolgen. Maximal 20 Jahre darf derselbe Abschlussprüfer eine Gesellschaft prüfen, in Ausnahmefällen auch maximal 24 Jahre. Erst nach einer Cooling-Off-Periode von vier Jahren kann dieser Wirtschaftsprüfer dann wieder tätig werden.

Satzungsänderungen

Neben den bisher genannten Themen sollte bei der Erstellung der Einberufung auch immer die eigene Satzung auf den Prüfstand gestellt werden. Veraltete Satzungsformulierungen können Erleichterungen, die gesetzlich möglich wären, oftmals entgegenstehen. Welche dies abgesehen von den bisher genannten Regelungen sein können, sehen Sie im unten stehenden Kasten.

Ausblick

Nicht kommen wird 2016 eine Änderung der Dividendenauszahlung. Jedoch kann schon für 2017 vorgemerkt werden, dass der Dividendenanspruch in der Regel am dritten Geschäftstag nach der Hauptversammlung fällig wird – Inkrafttreten ist am 1. Januar 2017.

Zudem ist eine Änderung des Stichtags für Namensaktien im Rahmen einer anstehenden Europäischen Regelung geplant. Und schließlich hat die Aktienrechtsnovelle eine Änderung des Beschlussmängelrechts angekündigt. In ihr wird darauf verzichtet, punktuelle Änderungen bei Nichtigkeitsklagen vorzunehmen, wie sie in einigen Vorgängerentwürfen noch zu finden waren.

Trend 2016: Bereinigung und Klarstellung in der Satzung

  • Aufsichtsrat
    • Flexibilisierung der Amtsperiode eines nachfolgenden Aufsichtsratsmitglieds
    • Möglichkeit der Verkürzung der Frist zur Amtsniederlegung in Abstimmung mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden
    • Monatliche/quartalsweise Fälligkeit der Aufsichtsratsvergütung
  • Veröffentlichungspflichten
    • Befreiung nach § 27a Absatz 3 WpHG wegen „fehlender Aussagekraft“ der Mitteilung nach § 27a Absatz 1 WpHG
  • Teilnahmebedingungen Hauptversammlung
    • Widerruf von Vollmachten gem. § 134 Absatz 3 Satz 2 AktG auch ohne Beachtung der Textform
      • Damit in den Teilnahmebedingungen auch die bloße Teilnahme an der Hauptversammlung als Widerruf einer erteilten Vollmacht gelten kann

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