Telefonkonferenz?- noch zeitgemäß?

In Österreich werden viele Traditionen gepflegt – auch in der Investorenkommunikation. Noch immer setzen viele börsennotierte Unternehmen auf die klassische Telefonkonferenz. Dabei wäre es längst Zeit, den digitalen Weg einzuschlagen: für mehr Effizienz und Transparenz. Von Lukas Reiter

Alle drei Monate ist es wieder so weit: Die vierteljährlich zu präsentierenden Zahlen stehen an. Hierbei wird gerne auf altbewährte Prozesse zurückgegriffen, welche jedoch in den meisten Fällen alles andere als ressourcenschonend sind. Warum also Zeit mit ineffizienten Vorbereitungen vergeuden? Ist es heute doch einfacher denn je, beginnend mit dem Einladungsmanagement, die Durchführung der Präsentationen und schlussendlich das „Wrap-up“ mithilfe digitaler Tools zu optimieren. Dazu stehen CRM und Mailing-Programme wie auch Webcasts zur Verfügung.

Jonglieren mit Telefonnummern

Jedem Kapitalmarktteilnehmer ist sie mehr als bekannt, die klassische Telefonkonferenz. Diese Variante der Kommunikation zu den quartalsweisen Veröffent­lichungen ist bereits jedem Akteur am ­Finanzmarkt begegnet; ob als Analyst, ­Investor oder auch Investor-Relations-(IR-)Manager eines Emittenten. Das Jonglieren mit unterschiedlichen Telefonnummern aus aller Welt zählt zum Alltag der Vorbereitung auf den Call.

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Der Start gestaltet sich jedoch schon weit vorab kompliziert. Viele IR-Abteilungen nutzen bis dato noch keine Software zur Verwaltung von Kontaktdaten. So werden Excel-Files vom letzten Termin hervorgezogen und diese für die kommende Veranstaltung zur Einladung genutzt. Parallel dazu wird die Historie aus anderen Dateien zusammengetragen, in der Hoffnung, der jeweilige Analyst nimmt auch tatsächlich teil.

Vor dem tatsächlichen Termin findet unter Umständen ein Testlauf statt, eine Art Generalprobe, um mit dem sogenannten Operator des Telefonkonferenzanbieters die Szenerie durchzuspielen. Weist man nicht bewusst darauf hin, so besteht keine Garantie, dass der Kollege vom Testlauf auch tatsächlich am Livecall teilnimmt. Nach dem Call kommt die nächste Überraschung, wenn die Teilnehmerliste übermittelt wird, teils mit surrealen Namen, da herrührend von unverständlicher Aussprache des Namens beim Einwählen oder Unsicherheit bei der Schreibweise. Dadurch entsteht ein großer Aufwand im Nachgang, um diese Listen glattzuziehen und wieder mit ein paar Notizen in einem Excel-File verschwinden zu lassen.

Einige Wochen später geht der Prozess wieder von vorne los. Die alten Listen werden hervorgeholt und der manuelle Aufwand entsteht erneut. Um dies zu verhindern und Ressourcen einzusparen, gibt es einige digitale Hilfsmittel, die bei jedem dieser Schritte behilflich sein können.

Status quo in Österreich

Wie verhält sich nun die Lage in Österreich? Mit Blick auf die letzten Events im Sommer 2025 lässt sich feststellen, dass die meisten Emittenten weiterhin auf die klassische Variante der Telefonkonferenz setzen. In Zahlen sind das 17 von 20 ATX-Teilnehmern sowie im gesamten prime market der Wiener Börse 33 von 39 Emittenten, wie eine aktuelle Erhebung zeigt. Im Umkehrschluss wagen sich lediglich gut 15 % der Unternehmen an die Durchführung mithilfe digitaler Tools. Nach einem Blick über die Grenzen zum Nachbarn Deutschland lässt sich konstatieren, dass dortzulande Emittenten aus den drei größten Indizes (DAX, MDAX, SDAX) zu über 50 % auf digitale Tools, in diesem Falle Webcasts, zurückgreifen.

Die Zukunft der Berichtsveröffentlichungen

Ein Webcast ermöglicht eine effizientere Nutzung von Ressourcen, indem manuelle Prozesse durch automatisierte Abläufe ersetzt werden. Bereits bei der Einladung zeigen sich Vorteile: Anstelle umfangreicher Listen mit Telefonnummern und Ländereinwahldaten wird lediglich ein Zugangslink benötigt, der einfach verteilt werden kann.

Im Sinne des Fair-Disclosure-Prinzips kann durch die webbasierte Übertragung einem breiteren Publikum Zugang gewährt werden. Dies erhöht nicht nur die Reichweite, sondern unterstreicht auch das Bekenntnis zu Transparenz. Durch vorgeschaltete Registrierungen sind die Teilnehmer im Vorfeld bekannt, was eine gezielte Nachbereitung erleichtert. Analysten profitieren zusätzlich davon, dass die Präsentation synchron zur Liveausstrahlung eingeblendet wird und somit direkt nachvollziehbar ist.

Eine manuelle Anmeldung für Fragen – etwa durch das Drücken einer Taste – entfällt. Die browserbasierte Plattform erlaubt eine interaktive Kommunikation in Echtzeit. Nach der Veranstaltung sind alle Fragen den jeweiligen Fragestellern zugeordnet und in einer Datenbank dokumentiert, sodass Informationen strukturiert und nachvollziehbar abrufbar sind.

Fazit

In Zeiten, in denen die meisten internen wie auch externen Meetings über MS Teams, Zoom oder ähnliche Software stattfinden, setzt Investor Relations auf die altmodische Variante der Telefonkonferenz. Es ist höchste Zeit, die gegebenen Tools zu nutzen, um die prinzipielle Arbeit der Investor Relations wieder in den Vordergrund zu rücken und die Zeit nicht mit unnötigen Vor- und Nachbereitungen zu verschwenden, welches ohne Weiteres durch digitale Tools ersetzt werden kann. Gerade bei Liveveranstaltungen sind Missstände zu vermeiden. Je mehr manuelle Einschnitte im Prozess stattfinden, desto höher ist die Fehleranfälligkeit. Ein Blick über den Tellerrand lohnt sich in jedem Fall. Digitale Tools und Software geben die Möglichkeit, Investor Relations neu zu denken.