Dirk Röhricht, Managing Director, FIRST RABBIT GmbH

Der Unternehmensbericht – ein Mammutwerk mit vielen, auch internationalen, Mitwirkenden. Hier die verschiedenen Teams im Unternehmen, die sich laufend untereinander und mit dem Vorstand bzw. der Geschäftsführung abstimmen müssen. Dort die ausführende Agentur mit ihrem Team, die darüber hinaus die externen Dienstleiser wie Übersetzung, Lektorat und Druckerei koordiniert. Ein solches Werk in einer Sprache termingerecht und in höchster Qualität zu realisieren, ist bereits ein Kunststück. Soll es gleichzeitig in mehreren Sprachen entstehen, dann wird aus dem Kunststück echte Kunst.

In vielen global agierenden Unternehmen werden heute bereits in der Entstehungsphase eines Berichtes Inhalte in mehreren Sprachen erstellt bzw. zur Abstimmung gleich übersetzt. Bei einem internationalen Konzern mit einem multilingualen Board z.B. ist es Usus, dass einige Kapitel des Geschäftsberichts zunächst in Deutsch, andere zunächst in Englisch geschrieben werden. Sobald die Texte erstellt sind, müssen sie übersetzt werden. Dann schließen sich intensive Abstimmungsphasen im Unternehmen an – zeitversetzt, in allen Sprachen, in allen Fassungen etc.

Die Kunst besteht nun darin, für dieses babylonische Chaos einen Workflow aufzusetzen, der:

  • es erlaubt, Schlüsselelemente (Zahlen, Layout) nicht bei jeder Inhaltsänderung nachpflegen zu  müssen,
  • die Arbeit aller Beteiligten auf einem einheitlichen Datenstand zulässt (Redaktionssystem auf InDesign/InCopy-Basis),
  • einen transparenten Änderungen-Verfolgungsdienst bietet inkl. Rollen und Rechten der Bearbeiter und der
  • den kundeninternen Abstimmungsprozess effizient unterstützt.

Eine intelligente Lösung für multilinguale Publikationen

Abstimmungs- und Korrekturläufe betreffen nicht nur die redaktionellen Inhalte eines Geschäfts- oder Nachhaltigkeitsberichts, ebenso intensiv wird auch am Zahlenwerk gearbeitet. Gerade hier steckt eines der größten Fehlerpotenziale im gesamten Prozess. Um dieses Potenzial von vornherein auszuschalten, wurde FIRST CELLS entwickelt. Die Lösung adressiert die konkreten Bedürfnisse von Unternehmen bei der Erstellung von multilingualen Publikationen mit einem umfangreichen Tabellenteil. Es ist eine Schnittstelle zwischen Microsoft Excel und Adobe InDesign, mit der die Zellen in Excel berechenbar bleiben und dennoch in InDesign nachgelayoutet werden können. Dies geschieht servergestützt durch eine logische Verknüpfung zwischen einer Zelle in einer Excel-Tabelle und einer InDesign-Tabelle.

So bleibt der Rahmen der Publikation – Zahlenwerk und Layout – auch bei umfangreichen Korrekturläufen praktisch konstant: Zum einen müssen Zahlen in InDesign nur einmal gelayoutet werden – ein Nachlayouten nach jeder Zahlenkorrektur ist nicht mehr nötig. Zum anderen werden sowohl die Formatänderung beim Sprachenwechsel als auch die Tabellenbeschriftungen automatisch über FIRST CELLS gesteuert.

Für die redaktionellen Korrekturläufe empfiehlt sich auf Basis eines Redaktionssystems die Verwendung von Sprachvarianten. Einzelne Inhaltselemente werden im Workflow als Artikel angelegt, aus diesen dann in einem weiteren Schritt verschiedene Sprachvarianten generiert und jeweils in InCopy bearbeitet. Alle Sprachvarianten werden in einem einzigen InDesign-Dokument verwaltet, die Layoutfassung ist also in jeder Sprachversion identisch. Damit ist eine hohe Konsistenz von Inhalt und Gestaltung gewährleistet.

Der Begriff Babylonische Sprachverwirrung stammt aus 1. Mose 11, 7–9 EU. Danach verwirrte Gott die Erbauer des Turms zu Babel, sodass „keiner des anderen Sprache verstehe“. Darin wird die Sprachenvielfalt als Gottes Strafe an der gesamten Menschheit dargestellt. Foto: PantherMedia / Georgios Kollidas

Alle Sprachen auf einen Blick

Für die kundeninterne Abstimmung birgt dieser Workflow große Vorteile. Jede Sprachfassung kann rund um die Uhr bearbeitet werden. So lassen sich unabhängig von der Agentur Änderungen auch sehr kurzfristig umsetzen – etwa in Meetings oder Konferenzen. In Kombination mit der Lösung FIRST FACE kann man außerdem stets auf eine aktuelle PDF-Datei zugreifen, ohne dafür eigens die Agentur zu bemühen – ein unverzichtbares Feature für spontane, flexible und autonome Abstimmungsprozesse beim Kunden.

Um das gleichzeitige Korrigieren in zwei Sprachen zu erleichtern, kann der Redakteur beide Sprachfassungen auf dem Monitor parallel bearbeiten. InCopy bietet darüber hinaus eine „Textansicht“, in der die Inhalte mit farblich gekennzeichneten Bearbeitungsstufen (Zeitpunkt, Bearbeiter) angezeigt werden. Eine Mehrfachansicht für Varianten steht dem Gestalter in der Agentur ebenfalls zur Verfügung. Auch er sieht auf einen Blick alle Änderungen und deren Auswirkungen auf das Layout – ein großer Vorteil gegenüber dem klassischen Workflow, in dem jede Sprachfassung als einzelnes, in sich geschlossenes Projekt geführt wird.

Fazit

Mit der richtigen Workflow-Lösung lässt sich die Kunst beherrschen, umfangreiche Unternehmensberichte simultan in mehreren Sprachen zu realisieren. FIRST FACE sorgt dafür, dass Schlüsselelemente des Berichts nur einmal nachgepflegt werden müssen. Über ein Redaktionssystem werden mehrere Sprachvarianten in einem Projekt verwaltet und Inhalte durch Änderungen-Verfolgen-Features transparent. Und mit der Möglichkeit, via FIRST FACE zu jedem Zeitpunkt eine aktuelle PDF-Datei mit den letzten Änderungen ohne Umweg über die Agentur zu generieren, können Unternehmen ihre Abstimmungsprozesse intelligent und unabhängig von der Agentur gestalten.