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Die Digitalisierung sollte in diesem Jahr mit dem European Single Electronic Format (ESEF) EU-weit Einzug in die Konzernberichterstattung halten. Als jedoch die Option bestand, die Einführung des elektronischen Berichtsformats zu verschieben, nutzten diese gleich 23 von 27 EU-Mitgliedern. Nur vier Staaten, darunter Deutschland und Österreich, hielten am ursprünglichen Fahrplan fest und erlebten eine turbulente Premierensaison, die die Unternehmen, aber auch Wirtschaftsprüfer und Dienstleister vor große Herausforderungen stellte.
Wenn man die erste Berichtssaison im ESEF-Format beschreiben sollte, könnte man ein Bild wählen, das auch zu den jüngst zu Ende gegangenen Olympischen Spielen in Tokio gepasst hätte: Es war ein Marathon, den alle Beteiligten bestreiten mussten; allerdings kein normaler Marathonlauf, sondern einer unter erheblich erschwerten Bedingungen und mit zahlreichen Hindernissen. Am Ende bewiesen aber alle Emittenten einen langen Atem und kamen – um im Bild zu bleiben – ins Ziel, haben also ihre Berichtspflichten fristgemäß und gesetzeskonform erfüllt.
Bis dahin waren die Nerven jedoch so manches Mal zum Zerreißen gespannt. Am Ende, nach vielen durchgearbeiteten Nächten und Wochenenden, hatte die EQS Group als Dienstleister rund 300 Jahres- und Konzernabschlüsse im neuen digitalen Berichtsformat für ihre Kunden umgesetzt bzw. beim Bundesanzeiger eingereicht.
Hohe Komplexität bei der Umsetzung
Warum aber waren die Herausforderung bei ESEF so speziell? Das hatte nicht nur einen Grund. Dass der Aufwand durch das neue Format deutlich steigen wird, war von vornherein klar. Der ESEF-Regulierungsstandard verlangt die Veröffentlichung in der Extensible HyperText Markup Language (XHTML) unter Einbettung der Inline eXtensible Business Reporting Language (iXBRL), damit die Berichte maschinenlesbar, in jedem Browser darstellbar und somit EU-weit vergleichbar sind. Die Standardisierung wird durch die ESEF-Taxonomie erreicht. Dabei werden bestimmte Angaben des Konzernabschlusses mit XBRL-Etiketten (sogenannten Tags) versehen.
Die Komplexität der Umsetzung, die deutlich höher ist als bei der bisherigen XML-Veröffentlichung, wurde dennoch vielfach unterschätzt. Einige Emittenten haben sich daher erst spät mit der Thematik beschäftigt. Eine Inhouse-Umsetzung war damit praktisch unmöglich, da diese einen tiefen Eingriff in die bestehenden Rechnungslegungsprozesse bedeutet und einer größeren Vorlaufzeit bedarf (u.a. zur Implementierung einer Software für Konvertierung und Tagging). Der einzige Ausweg: das Outsourcing der ESEF-Umsetzung an einen Dienstleister.
(Zu) viele Fragen lange offen
Die Full-Service-Anbieter hatten dagegen schon weit im Voraus die Vorbereitungen aufgenommen. Das Onboarding der Kunden auf das neue Format begann bereits 2020, ein Jahr vor Inkrafttreten der neuen Pflicht, mit dem Tagging der 2019er-Berichte. Damit sollten die Emittenten eigentlich technisch gerüstet sein – so war zumindest der Plan.
Viele Fragen waren jedoch in dieser frühen Phase noch offen. Und auch noch deutlich später waren wichtige Vorgaben der Regulierung noch nicht kommuniziert; andere boten Raum für Interpretationen und wurden heftig diskutiert. Einige Punkte sind bis heute nicht endgültig geklärt. Der IDW-Prüfungsstandard (IDW EPS 410) vom Institut der Wirtschaftsprüfer, ein stets viel beachteter Leitfaden, lag in der Hochsaison für die Umsetzung der Jahresberichte auch nur als Entwurf vor.
Die Unsicherheit war dadurch bei allen Beteiligten groß und führte teilweise zu unterschiedlichen Auslegungen der Regularien. So sahen beispielsweise einige Wirtschaftsprüfer den Bilanzeid als Bestandteil des ESEF-Berichts, andere hingegen nicht. Diese und andere Punkte erforderten von den Dienstleistern und auch vom Bundesanzeiger immer wieder Anpassungen bei den Prozessen sowie der Software, sogar noch in der heißen Geschäftsberichtsphase.
Enormer Zeitdruck
Zu einer zeitlichen Verdichtung des ohnehin straffen Aufstellungs- und Prüfungsprozesses führte die ebenfalls recht späte Entscheidung, dass die Wirtschaftsprüfer das korrekte ESEF-Format bereits vor der ersten Veröffentlichung in den Bestätigungsvermerk aufnehmen müssen. Der Zeitdruck hätte sich sogar noch weiter erhöht, wenn auch die englischen Berichte, wie von der Deutschen Börse zwischenzeitlich gefordert, in ESEF hätten umgesetzt werden müssen.
Diese Forderung wurde zwar vorerst verworfen – dennoch verzweifelten viele Emittenten bei der Inhouse-Umsetzung und haben sich wohl zwischenzeitlich eine Verschiebung der ESEF-Pflicht gewünscht, über die auch in Deutschland spekuliert worden war. Bei einigen funktionierte die Software nicht, bei anderen war der Aufwand zu groß und die Zeit zu knapp, um die erforderlichen Updates einzuspielen. Dadurch kamen zahlreiche Kunden in wirklich allerletzter Sekunde zur EQS Group, um noch eine fristgerechte Einreichung sicherzustellen.
Bei den Nachzüglern war zusätzlich zu dem ohnehin großen Aufklärungsbedarf ein hoher Beratungsaufwand erforderlich. Allerdings profitierten diese am Ende davon, dass EQS durch den frühzeitigen Beginn des Onboardings bereits wichtige Expertise erlangt hatte und gemeinsam mit ihren Software- und Taggingpartnern eine effiziente Umsetzung gewährleisten konnte. Der große Vorteil für die Emittenten: Sie konnten an den bestehenden Prozessen festhalten und die Berichte wie bisher als PDF- oder Word-Dokument erstellen.
Die nächsten Herausforderungen warten
In vielen Fällen war die erste ESEF-Berichtssaison für die Emittenten ein Wettlauf gegen die Zeit, zum großen Teil wegen der unklaren gesetzlichen Vorgaben; manchmal aber auch, weil der Aufwand unterschätzt wurde. Die Lehre daraus sollte sein, bereits jetzt mit den Vorbereitungen für das kommende Jahr zu beginnen, denn die nächsten Herausforderungen warten schon: Eine neue Taxonomie (Version 2021) steht kurz vor der Verabschiedung durch die EU-Kommission. Die „Taxonomie 2019“, die in diesem Jahr für das Tagging der Abschlusstabellen (Primaries) und einiger Angaben im Anhang verwendet wurde, darf 2022 nicht mehr angewendet werden. Im darauffolgenden Jahr wird die XBRL-Etikettierung dann auf weitere rund 240 (!) Anhangsinformationen ausgeweitet. Die ESEF-Umsetzung wird damit auch in den nächsten Jahren ein Marathon sein, mit der richtigen Vorbereitung dann aber hoffentlich ohne Hindernisse.
Autor/Autorin
Sven Schenkluhn
Sven Schenkluhn ist bei der EQS Group u.a. verantwortlich für den Geschäftsbereich Data Services, der für die Einreichung von Jahres- und Konzernabschlüssen an das Unternehmensregister und die Vergabe von Legal Entity Identifier (LEIs) zuständig ist.