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Vom Erfolg des Umstiegs ist Jeanette Pollach aus dem Berichtsteam der EnBW Energie Baden-Württemberg AG überzeugt. 2019 leitete sie das Projekt zur Einführung von ns.publish. Im Gespräch erläutert sie Beweggründe, Herausforderungen und Vorteile des neuen Publishingsystems. Das Interview wurde im Juni 2021 im Rahmen eines ns.publish-Webinars gemeinsam mit dem certified ns.publish partner Mensalia Unternehmensberatung geführt.
Frau Pollach, Sie betreuen den EnBW-Geschäftsbericht schon seit über zehn Jahren. Seit 2019 arbeiten Sie mit ns.publish. Was hat sich geändert?
Pollach: Was den Finanzteil betraf, haben wir langjährig mit einem auf Word basierten System gearbeitet. Parallel dazu hatten wir einen Agenturprozess, in dem wir die Imageseiten und alle kreativ und schön gestalteten Elemente erstellt haben. Heute haben wir das alles in einer Lösung vereint – das spart uns Zeit und ganz viel Arbeit.
Was sind aus Ihrer Sicht die entscheidenden Vorteile?
Mit zwei getrennten Prozessen war die Berichtserstellung ein enormer Aufwand. Es kostete uns allein manchmal fast einen Tag zur Erstellung einer Fassung zur internen Abstimmung. Heute wählen wir im System ganz einfach aus, ob wir den ganzen Bericht oder einzelne Kapitel als PDF exportieren wollen – egal in welcher Sprache und inkl. aller Imageseiten. Das Ganze dauert nicht mal mehr eine Minute. Zudem ergaben sich für uns ganz neue Möglichkeiten, wie das einfache Generieren eines interaktiven PDFs. Das war zuvor nicht möglich.
Und grafisch?
Ja, eine weitere riesige Weiterentwicklung haben wir im Grafikbereich gesehen. Wir legen großen Wert auf die Ausgestaltung unseres Berichts und waren in Word systembedingt eingeschränkt. In ns.publish läuft im Hintergrund ein professionelles Layoutprogramm, das Redaktionsteam arbeitet auf der Textebene in einem übersichtlichen Texteditor. Das ermöglicht uns nun, unseren hohen grafischen Anspruch umzusetzen. Auch unser Handling hat sich verändert: Redakteure arbeiten nicht mehr in Word. Wir haben z.B. Mandatslisten, die unsere Aufsichtsräte und Vorstände aufführen. Das Bearbeiten war früher eine Katastrophe. Bei jeder Aktualisierung mussten wir bei der Formatierung von vorne beginnen. Heute bleibt alles, wo es angelegt wurde. Die betroffenen Kollegen schwärmen immer noch.
Gab es auch Veränderungen im Prozess?
Generell wurde der gesamte Prozess viel einfacher und schneller – auch die Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer. Wir konnten generell die Prozesse für unser Redaktionsteam transparenter und einfacher machen. Für das Rechnungswesen war die Umstellung auch einfach: Das Team arbeitet mit der Excel-Schnittstelle völlig unabhängig im System. Deutliche Verbesserungen sehen wir zudem im Übersetzungsprozess. Da hatten wir in der Vergangenheit immer Schwierigkeiten mit Versionen und Korrekturen, die nachgezogen werden mussten. Das ist jetzt wunderbar: Mit einem Dashboard behalten wir den Überblick über den gesamten Übersetzungsprozess und können jederzeit den Status der Übersetzung feststellen. Dasselbe gilt für die Steuerung von Korrekturschleifen – ein Mausklick genügt. Sie können sich vorstellen, dass auch unser Übersetzer Fan des neuen Prozesses geworden ist.
Und wie steht die Finance-Abteilung zur Neueinführung?
Die Initiatoren des Umstiegs waren zwar wir aus der Kommunikationsabteilung – aber auch das Rechnungswesen, das bei uns sehr aktiv mitarbeitet, war von Anfang an mit im Boot. Uns war wichtig, die abteilungsspezifischen Anforderungen von Anfang zu berücksichtigen und dass jeder weiterhin so selbstständig wie möglich arbeiten kann. Das funktioniert reibungslos. Die Tabellen bearbeiten wir weiterhin direkt in Excel in unserem Netzwerk. Mithilfe einer Schnittstelle laden wir die Excel-Tabellen dann hoch. Das System erkennt jede Tabelle und aktualisiert diese im jeweiligen Kapitel automatisch und in der richtigen Sprache. So ist man sich sicher, dass die Inhalte immer auf dem aktuellen Stand sind.
Heute, drei Jahre nach dem Umstieg: Wie ist Ihr Fazit?
Wir sind froh, den Schritt gewagt zu haben. Nach einigen wenigen Vorarbeiten und einer ein- bis zweistündigen Schulung konnten wir schon loslegen. Das System ist intuitiv und funktioniert einfach. Wir haben jetzt einen Prozess, in den die Agentur miteingebunden ist. Der Umstieg hat sich also vielfach gelohnt.
Frau Pollach, ganz herzlichen Dank für Ihre Zeit und die erläuternden Einblicke!
ZUR INTERVIEWPARTNERIN
Jeanette Pollach ist diplomierte Betriebswirtin und seit 20 Jahren in der Unternehmenskommunikation tätig. Als freiberufliche Kommunikationsmanagerin entwickelt und steuert sie Kommunikationsprojekte in unterschiedlichen Branchen, mit verschiedenen Schwerpunkten und über zahlreiche Kanäle.
ZUM INTERVIEWER
Christophe Gilet ist Geschäftsführer der Mensalia Unternehmensberatungs GmbH und seit über 20 Jahren Experte für digitale und kollaborative Tools im Corporate Reporting und ESG-Management sowie in der Finanzkommunikation. Mensalia ist der ns.publish certified partner in Österreich und betreut zahlreiche börsennotierte Konzerne bei der systemgestützten Geschäftsberichteproduktion.
Dieser Beitrag ist Teil des GoingPublic Specials „Kapitalmarkt Österreich 2021“ und auch im kostenlosen E-Magazin zur Ausgabe enthalten.