Verfahren

Zur Vorbereitung seiner Entscheidung über Related Party Transactions kann der Aufsichtsrat einen Ausschuss einsetzen. Wird ein solcher Ausschuss eingesetzt, so muss er mehrheitlich aus Mitgliedern bestehen, die nicht an dem Geschäft als nahestehende Person beteiligt sind und  bei denen darüber hinaus auch keine Besorgnis eines Interessenkonflikts aufgrund ihrer Beziehung zu einer Related Party besteht. Wann ein solcher Interessenkonflikt vorliegt, ist alles andere als klar, auch wenn der Gesetzesentwurf hierfür verschiedene Indizien nennt. Die endgültige Einschätzung über die Frage eines Interessenkonflikts obliegt bei der Ausschussbesetzung dem Aufsichtsrat, dem dabei ein Beurteilungsspielraum zusteht.

Über die Zustimmung zu dem Geschäft entscheidet letztlich der Aufsichtsrat als Gesamtgremium, wobei beteiligte nahe stehende Personen einem Stimmverbot unterliegen. Schon zur Vermeidung einer eigenen Haftung wird der Aufsichtsrat darauf achten, dass die Gründe für die Zustimmung und in der Regel auch die Angemessenheit des Geschäfts ordnungsgemäß dokumentiert sind, z.B. – aber  nicht zwingend – durch eine Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers. Eine solche Angemessenheitsbestätigung eines Wirtschaftsprüfers sieht der Entwurf des Gesetzes allerdings zwingend vor, wenn der Aufsichtsratsausschuss die Verweigerung der Zustimmung empfiehlt und sich der Gesamtaufsichtsrat über diese Empfehlung hinwegsetzen will. Für die Auswahl dieses Wirtschaftsprüfers verweist der Entwurf auf die Regelungen zur Bestellung eines Sonderprüfers.

Hat die Gesellschaft keinen Aufsichtsratsausschuss gebildet, greift das Stimm verbot nicht nur für die an dem Geschäft beteiligten nahestehenden Personen, son dern darüber hinaus auch für Personen, bei denen die Besorgnis eines Interessenkonflikts aufgrund ihrer Beziehung zur Related Party besteht, wobei dem Aufsichtsrat hier im Hinblick auf die Frage eines Interessenkonflikts – anders als bei der Ausschussbesetzung – kein Beurteilungsspielraum zukommen soll. Bereits aus diesem Grunde wird es sich regel mäßig anbieten, rechtzeitig einen Aufsichtsratsausschuss  einzurichten,   der sich mit Related Party Transactions befasst.

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Transparenz

Geschäfte einer börsennotierten Gesell schaft mit einer Related Party, für die eine Zustimmungspflicht des Aufsichtsrats besteht, sind nach dem Gesetzesentwurf unverzüglich europaweit bekannt zu machen. Dies umfasst mindestens Informationen zu der Art des Verhältnisses zu der Related Party, deren Namen sowie das Datum und den Wert des Geschäfts. Nach der Begründung des Entwurfs sollten darüber hinaus auch eine ausführliche Darstellung einschließlich der wirtschaft lichen Hintergründe des Geschäfts sowie die verwendeten Bewertungsverfahren enthalten sein. Zudem sind die Angaben  für mindestens fünf Jahre auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machen.

Soweit der Entwurf in dieser Form verabschiedet wird, ist davon auszugehen, dass Related Party Transactions in der Diskussion auf den Hauptversammlungen der betroffenen Unternehmen zu künftig noch mehr Raum als bislang ein nehmen werden. Vor diesem Hintergrund ist anzuraten, frühzeitig die gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren zu implementieren, um einen rechtssicheren Umgang   mit   solchen   Transaktionen   zu gewährleisten.

Dr. Robert Weber ist Partner im Frankfurter Büro der Sozietät White & Case LLP.

Der Artikel erschien zuerst im Vorabdruck der Dezember-Ausgabe GoingPublic Magazins zum Eigenkapitalforum 2018.

 

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