Die Erstellung eines Geschäftsberichts für ein börsennotiertes Unternehmen als Projektmanager zu steuern, gehört zu den zeitintensivsten und nervenaufreibendsten Tätigkeiten in den Abteilungen Unternehmenskommunikation oder Investor Relations. Je nach Unternehmensgröße und Ansprüchen werden die Kapazitäten über Wochen und Monate geblockt, das Tagesgeschäft bleibt auf der Strecke und besonders in schmal besetzten Kommunikationsteams kommt es zu Engpässen.
So wird der Geschäftsberichtsverantwortliche leicht zum Buhmann; denn taucht er auf, bedeutet es Arbeit für die involvierten Fachabteilungen. Hinzu kommt, dass es insbesondere für kleinere Abteilungen schwierig ist, bei all den gesetzlichen Änderungen und speziellen Anforderungen die nötige Expertise vorzuhalten.
Während der Finanzbereich es noch als seine originäre Aufgabe ansieht, für das korrekte Zahlenwerk Sorge zu tragen, sind andere Fachabteilungen nicht immer sofort zur Stelle und oft auch nicht mit den Feinheiten guter Berichterstattung vertraut. Zudem muss der Prozess von einem Experten engmaschig gesteuert und die Textbausteine mit viel journalistischem Feingefühl und fachlichem Hintergrund vereinheitlicht werden, damit der Geschäftsbericht in seiner Gesamtheit ein informatives Werk darstellt und nicht wie ein Flickenteppich wirkt. War es bislang herrschende Meinung, dass das Projekt Geschäftsbericht inhaltlich hausintern gesteuert und koordiniert werden muss, weil nur ein Mitarbeiter des Unternehmens das Unternehmen gut genug kennt, überzeugen heute bereits hoch spezialisierte Beratungsunternehmen einige Gesellschaften davon, dass Outsourcing eine gute Wahl ist. Diese übertragen einen Großteil des Inhouse-Projektmanagements an ihren Partner. Funktioniert das?
Mit einem erfahrenen Partner stressfrei durch die Geschäftsberichtssaison
Die Good Group AG ist ein international tätiges, börsennotiertes Industrieunternehmen mit einer Abteilung Konzernkommunikation und einer Abteilung Investor Relations (IR). Das Budget für den Geschäftsbericht verantwortet der IR-Leiter, das Projekt wird operativ von einem der IR-Manager gesteuert. Die Übergänge zum Bereich Unternehmenskommunikation und Finance sind fließend, die Zuständigkeiten nicht immer klar geregelt. Der IR-Leiter ist der Auffassung, dass sein Mitarbeiter viel zu viel Zeit mit dem Geschäftsbericht verbringt, denn häufig würde er ihn dringender für die Vorbereitung von Analystenkonferenzen oder Investorengesprächen benötigen. Die Kollegin aus dem Bereich Konzernkommunikation sieht es zwar als ihre Pflicht an, die Unternehmensbotschaften in den Geschäftsbericht zu integrieren und die Textbausteine in einen einheitlichen Stil zu bringen, der Bereich Finance möchte am liebsten aber gar nicht, dass an seinen Texten im Lagebericht etwas geändert wird, schon gar nicht von einer Fachfremden. Und der Leiter der Konzernkommunikation sieht die Ressourcen seiner Mitarbeiterin im Budget der Investor-Relations-Abteilung untergehen. Nicht immer ziehen die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens an einem Strang. Unterschiedliche Zielsetzungen, Zuständigkeiten und Kostenstellen tragen das Ihre dazu bei. In einem solchen Fall kann es für Unternehmen sinnvoll sein, sich Expertise von einer Beratung einzukaufen, die auf Geschäftsberichtsinhalte, -strukturen und die entsprechenden gesetzlichen Anforderungen (auch im Bereich IFRS) spezialisiert ist.
Die Good Group (fiktiv) hat sich daher entschieden, ein solches Beratungsunternehmen für die Geschäftsberichtserstellung hinzuzuziehen, das nicht nur Teile des Lageberichts und des sogenannten Imageteils selbstständig schreibt, sondern auch die anderen Teile redigiert und den gesamten Ablauf koordiniert. In einem Kick-off-Meeting wurden die Berater mit den anderen Fachabteilungen an einen Tisch geholt, das Vorgehen besprochen und die Prozesse festgelegt. Der IR-Leiter fühlt sich gut aufgehoben, da die Berater auf eigene Erfahrungen bei börsennotierten Unternehmen zurückgreifen können und die Prozesse gut kennen. Durch ihr Expertenwissen sind sie auf dem aktuellen Stand der gesetzlichen Anforderungen, mit Texterstellung und Konzeption von Kerninhalten- und Botschaften sind sie vertraut und insgesamt für ihn ein guter Sparringspartner, da sie den Blick von außen, ohne die Unternehmensbrille mitbringen. Selbstverständlich ist der geschäftsberichtsverantwortliche IR-Manager weiterhin der Ansprechpartner im Unternehmen, jedoch konnte er einen großen Teil seiner täglichen Arbeit für den Geschäftsbericht auslagern, was ihm mehr Zeit für seine anderen Aufgaben lässt und einen Mehrwert für die inhaltliche Aufbereitung des Geschäftsberichts darstellt. Auch die Finanzabteilung zieht mit, denn sie haben keine Angst mehr, dass ihre Finanztexte marketingmäßig verwässert werden. Für die Good Group hat sich dieser Prozess bereits im ersten Jahr ausgezahlt und wurde so auch für die Quartalsberichte übernommen.
Zusammenarbeit schafft Vertrauen
Das Outsourcen des unternehmensinternen Projektmanagements fällt insbesondere den Unternehmen leichter, die bereits in Teilbereichen inhaltliche Unterstützung bei der redaktionellen Erstellung von Teilen des Lageberichts oder des Imageteils durch ein derartiges Beratungsunternehmen erfahren haben. Sie konnten bereits Vertrauen zu „ihren“ Beratern aufbauen. Art und Umfang der Leistungen, die ausgelagert werden können, variieren von Unternehmen zu Unternehmen sehr stark und hängen von einer Vielzahl von Faktoren ab. Jedes Unternehmen, das mit dem Gedanken spielt, inhaltliche Leistungen von Spezialisten zuzukaufen, muss sich daher im Vorfeld genau überlegen, was es von seinen Beratern erwartet, welche Verantwortlichkeiten es aus der Hand geben und welche weiterhin beim Unternehmen liegen sollen. Auf diese Weise kann ein maßgeschneidertes Dienstleistungspaket maßgeblich zu einer entspannteren Geschäftsberichtssaison und einem nach aktuellen Entwicklungen in der Finanzberichterstattung hin optimierten Geschäftsbericht beitragen.