Werbung
Renzo Radice, Direktor, PETRANIX Corporate and Financial Communications

Redaktionssysteme für Geschäftsberichte haben sich bewährt und liegen im Trend. Nicht alle aber garantieren die gleiche Qualität und Effizienz. Die Kunst liegt darin, der Agentur die kreative Freiheit und der Finanzabteilung die Sicherheit zu geben, Zahlentabellen auf Knopfdruck importieren zu können: Das macht sie zum vollwertigen Publishingsystem. Erst wenn der Geschäftsbericht vollständig auf dem Publishingsystem erstellt wird, ist der Nutzen maximiert. Verlangen Sie bei der Auswahl den „Foifer und s’Weggli“1 – und schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe.

Redaktionssysteme sind seit einigen Jahren erfolgreich im Einsatz. Sie haben sich als Effizienz steigernde, Prozess optimierende Werkzeuge bewährt, insbesondere unter dem Aspekt, dass Geschäftsberichte aufgrund steigender Anforderungen immer umfangreicher werden und früher erscheinen müssen. Viele Unternehmen und Agenturen setzen zwar Redaktionssysteme ein, maximieren aber den Nutzen nicht. Zu oft sind noch immer künstliche „Systembrüche“ enthalten. Etwa dann, wenn nur der Finanzbericht auf dem System erstellt wird, der Lagebericht aber nicht. In den Korrekturschleifen zirkulieren weiterhin PDF-Dateien, anstatt dass Textkorrekturen direkt ausgeführt werden.

Leistungsfähigkeit ist der Schlüssel zur Nutzenmaximierung

Im Markt gibt es verschiedene Anbieter mit mehr oder weniger kompletten Lösungen. Die einen haben ihre Stärken im Grafik-, Bild- und Textbereich, andere sind auf die Integration von Finanzdaten und Tabellen spezialisiert. Die Kunst liegt darin, beide Fähigkeiten über das gleiche System zu gewährleisten: Realtime, auf Knopfdruck und von jedem User, ohne die Beanspruchung eines Superusers oder einer anderen Form von Eingriffen für den Daten-Upload. Gemeint sind hier Systeme, bei denen die Zahlentabellen z.B. nur vom Layouter hochgeladen werden können, nicht aber bspw. vom zuständigen Controller. Komplette Publishingsysteme eignen sich für mehrere Publikationstypen: Geschäftsberichte, Magazine, Marketingpublikationen usw. Die sinkenden Kosten für die Autorenkorrekturen amortisieren so schneller die Anfangsinvestitionen. Idealerweise können die finalen Druckdaten direkt in den Online-Bericht exportiert werden. Dieser lässt sich dann mit zusätzlichen Inhalten wie Video- und Audio-Beiträgen sowie dynamischen Grafiken ergänzen.

Optimierung des kompletten Prozesses

Redaktionssysteme sind da ein großer Vorteil, wo mehrere Player im Prozess involviert sind. Sobald die Basisgestaltung abgeschlossen und das Layout im System eingebunden ist, haben alle Mitwirkenden Zugriff auf die gleiche, immer aktuelle Version. Die Einführung eines Redaktionssystems erleichtert das Projektmanagement wesentlich und man gewinnt Freiräume für das Fine-Tuning des Inhalts.

Komplette Geschäftsberichte mit ns.publish2

Als Beratungsagentur für Corporate and Financial Communications erstellen wir jährlich mehrere Geschäftsberichte. Der Umgang mit verschiedenen Systemen führt zu einem praxisbezogenen Benchmarking, das unterschiedliche Prozesse und Schnittstellen mit den Auftraggebern umfasst. Dieses breite Spektrum zeigt Optimierungspotenziale auf, die dem Kunden weitergegeben werden können.

Als für uns führendes Publishingsystem hat sich ns.publish etabliert. Es erfüllt die eingangs erwähnten Anforderungen bestens und besticht durch die hervorragende Finanzschnittstelle financePlus. Mit einem einzigen Daten-Upload aktualisiert sie parallel mehrere Sprachversionen inklusive individueller Zahlenformatierung. Und als online-basiertes System bindet ns.publish interne und externe Akteure sehr einfach in den Workflow ein. Das Zusammenspiel zwischen Agentur und internen Abteilungen wird extrem vereinfacht.

 

Hohe Datensicherheit und Systemverfügbarkeit gewährleistet

Bei online-basierten Systemen muss auch die Frage der Datensicherheit geprüft werden, da mit vertraulichen Daten gearbeitet wird. Der Datentransfer erfolgt bei ns.publish über eine sichere SSL-Verbindung. Die Vorteile sind vielfältig. Erstens lässt sich das System – nach erstmaligem Aufbau – ohne weitere Beanspruchung der internen IT-Abteilungen betreiben. Zweitens werden ns.publish und financePlus nicht als Version XY gekauft, sondern gemietet. Damit verfügt der Kunde immer über die neuste Entwicklungsstufe. Drittens kann der Systemanbieter dank Skaleneffekten sehr hohe Sicherheitsstandards und Systemverfügbarkeiten gewährleisten.

Fazit

Ideale Publishingsysteme ermöglichen die Realisierung des kompletten Geschäftsberichts und verfügen über eine hochentwickelte Schnittstelle für den Import von Finanztabellen. Sie binden interne und externe Akteure einfach ins System ein und optimieren den Herstellungsprozess. Als spezialisierte Agentur empfehlen wir den Einsatz von Publishingsystemen. Unsere Erfahrung zeigt, dass deutliche Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen erzielt werden. Die Begleitung des Kunden bei der Einführung eines Redaktionssystems ist für uns ein wesentlicher Erfolgsfaktor.