Neben Gesetzesänderungen können die Änderung des Unternehmensgegenstandes, der zeitliche Ablauf von Ermächtigungsfristen oder technische Neuerungen eine Anpassung der Satzung erforderlich machen. Der folgende Beitrag möchte einige Satzungsregelungen hervorheben, die regelmäßig einer Prüfung unterzogen werden sollten.
Unternehmensgegenstand
Satzungen weisen zwingend den Gegenstand des Unternehmens aus. Dieser satzungsmäßige Unternehmensgegenstand ist in vielen Fällen bereits vor langer Zeit durch die Aktionäre festgelegt worden, ohne dass er seither an die tatsächlichen Entwicklungen angepasst wurde. In vielen Fällen hat sich aber im Laufe der Zeit der Unternehmensgegenstand geändert, etwa aufgrund einer neuen strategischen Ausrichtung. Eine zutreffende Angabe des Unternehmensgegenstandes ist sehr wichtig, weil diese Angabe auch bezweckt, die Grenze der Geschäftsführungsbefugnis des Vorstands zu bestimmen. Bewegt sich der Vorstand außerhalb des Unternehmensgegenstandes, besteht hiernach ein Haftungsrisiko. Eine regelmäßige Überprüfung des satzungsmäßigen Unternehmensgegenstands ist daher notwendig.
Zeitlicher Ablauf von Ermächtigungsbeschlüssen
Satzungsregelungen zum genehmigten sowie bedingten Kapital (z.B. im Zusammenhang mit der Ausgabe von Aktienoptionen oder Wandelschuldverschreibungen) könnten durch den Zeitablauf überholt sein. Neben der Gefahr einer aufgeblähten Satzung mit einer Vielzahl nicht mehr benötigter Kapitalia besteht gerade im Hinblick auf das bedingte Kapital die Gefahr, dass vor dem Hintergrund bestehender gesetzlicher Höchstbeträge aufgrund der noch bestehenden Satzungsregelungen die Schaffung neuer Kapitalia verbaut sein könnte. Gesellschaften sollten daher regelmäßig prüfen, welche Kapitalia überhaupt noch benötigt werden. Die Aufhebung von genehmigtem bzw. bedingtem Kapital, das aufgrund des Zeitablaufs nicht mehr benötigt wird, kann entweder die Hauptversammlung oder auch der Aufsichtsrat durch eine entsprechende Ermächtigung zur Änderung der Satzungsfassung vornehmen. Typischerweise ist der Aufsichtsrat durch eine entsprechende Regelung in der Satzung zu einer solchen Änderung ermächtigt.
Bekanntmachungen im „elektronischen“ Bundesanzeiger
Auch im Hinblick auf die gesetzliche Streichung des Wortes „elektronisch“ für den Bundesanzeiger sollte die Satzung entsprechend angepasst werden. Auch insoweit kann diese Satzungsänderung entweder die Hauptversammlung beschließen oder der Aufsichtsrat auf Grundlage einer entsprechenden Ermächtigung zur Änderung der Satzungsfassung.
Beschlussfassungen des Aufsichtsrats
Die Satzungen beinhalten in der Regel ausführliche Regelungen zur Beschlussfassung des Aufsichtsrats sowohl in Präsenzsitzungen als auch außerhalb von solchen Sitzungen etwa im Rahmen von Telefonkonferenzen oder im Wege des schriftlichen Umlaufverfahrens. Sollte eine gemischte Beschlussfassung, also etwa die Teilnahme einzelner Aufsichtsratsmitglieder per Telefon an einer ansonsten bestehenden Präsenzsitzung des Aufsichtsrats, für sinnvoll erachtet werden, so empfiehlt sich eine klarstellende Regelung zur Zulässigkeit in der Satzung, da das Aktiengesetz eine solch gemischte Beschlussfassung nicht ausdrücklich vorsieht und daher solche Beschlussfassungen ohne eine Satzungsregelung mit Rechtsrisiken verbunden sind.
Des Weiteren ermöglicht das Aktiengesetz, das für Beschlussfassungen außerhalb von Präsenzsitzungen bestehende Widerspruchsrecht der Aufsichtsratsmitglieder an einer Beschlussfassung außerhalb von Präsenzsitzungen entweder einzuschränken oder ganz auszuschließen. Auch insoweit könnte die Satzung angepasst werden.
Sitzungsgelder des Aufsichtsrats
Sofern Satzungen Bestimmungen über die Gewährung eines Sitzungsgeldes zugunsten der Aufsichtsratsmitglieder pauschal vorsehen, empfiehlt sich zur Vermeidung von Diskussionen mit dem Aufsichtsrat sowie von Haftungsrisiken auf Seiten des Vorstands im Falle der Gewährung nicht gesetzmäßiger Vergütungszahlungen an Aufsichtsratsmitglieder in der Satzung eine Klarstellung, inwiefern Sitzungsgelder nur für Präsenzsitzungen geleistet werden oder auch für Video- oder Telefonkonferenzen.
Regelungen zur Teilnahme an der Hauptversammlung
Aktiengesellschaften sollten ihre Satzungsregelungen zur Teilnahme an der Hauptversammlung dahingehend überprüfen, ob diese Regelungen noch mit den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere in § 123 AktG, übereinstimmen. Zahlreiche Satzungen von Aktiengesellschaften möchten zwar den Gesetzestext abbilden, führen aber in der Auslegung im Zweifel zu einer um einen Tag verlängerten Einberufungsfrist, weil etwa nach der Satzung die Einberufungsfrist um den Tag der Anmeldefrist, die mit sieben Tagen angegeben wird, verlängert wird. Bei Aktiengesellschaften aus dem nicht regulierten Markt sollte des Weiteren klargestellt sein, dass die Regelungen zum Record Date in § 123 Abs. 3 Satz 2 AktG, die dem Wortlaut nach nur für börsennotierte Gesellschaften Anwendung finden, auch entsprechend für nicht börsennotierte Aktiengesellschaften zur Anwendung kommen.
Lagebericht
Zahlreiche Aktiengesellschaften sehen in ihrer Satzung eine Verpflichtung zur Aufstellung eines Lageberichts vor, losgelöst davon, ob sie hierzu handelsrechtlich auch verpflichtet sind. Kleine Kapitalgesellschaften sind an sich handelsrechtlich hierzu nicht verpflichtet, wohl aber im Falle einer entsprechenden Satzungsregelung. Auch dies wird in der Praxis vielfach verkannt. Von daher empfiehlt sich, in der Satzung klarzustellen, dass eine Lageberichtserstellung nur dann besteht, wenn die Gesellschaft auch handelsrechtlich hierzu verpflichtet ist.
Fazit
Die Satzung einer Aktiengesellschaft ist regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen, da zahlreiche Satzungsregelungen zwischenzeitlich überholt sein könnten und damit angepasst werden müssen. Diese Prüfung empfiehlt sich insbesondere frühzeitig vor geplanten Hauptversammlungen.
Vorab-Veröffentlichung aus der HV Magazin Sonderausgabe “HV-Recht 2014″