Fünftes Prinzip: Kopiere nicht blindlings
Die Erfahrung zeigt, dass viele Fehler in Einberufungen darauf basieren, dass entweder der Text aus dem Vorjahr oder der Text einer anderen Gesellschaft schlichtweg kopiert und angepasst wurde.
Wird der Einberufungstext einer anderen Gesellschaft übernommen, besteht die Gefahr, versehentlich Angaben zu kopieren, die für die eigene Einberufung nicht zutreffend sind. Wird beispielsweise der Einberufungstext einer Inhaberaktiengesellschaft von einer Namensaktiengesellschaft übernommen, könnten Ausführungen zum Anteilsbesitznachweis oder die Erläuterung des Nachweisstichtags im Einberufungstext enthalten sein. Im umgekehrten Fall könnte vergessen werden, diese Angaben zu ergänzen.
Wird der Einberufungstext aus dem Vorjahr übernommen, können ebenfalls Fehler entstehen, die aber bei entsprechender Sorgfalt vermieden werden können. Dieses Vorgehen kann z.B. dazu führen, dass Angaben, die in den Vorjahren richtig waren und sich durch Änderungen des Gesetzes oder der Rechtsprechung verändert haben, übernommen werden (vgl. Beispiel Zweites Prinzip). Denkbar ist auch, dass seit der letzten Hauptversammlung ein Segmentwechsel vom Regulierten Markt in den Freiverkehr stattgefunden hat und damit die Börsennotierung entfallen ist. In diesem Fall kann die Einberufung wesentlich schlanker ausfallen und viele Fehlerquellen können vermieden werden (vgl. Beispiele Erstes Prinzip).
Eine weitere Fehlerquelle stellen Kalenderdaten dar. Bei einer Übernahme der letztjährigen Einberufung könnte es passieren, dass Jahreszahlen versehentlich nicht angepasst werden, so dass die ordentliche Hauptversammlung 2012 auf den 20. Mai 2011 anstatt den 20. Mai 2012 einberufen wird. Darüber hinaus kann leicht übersehen werden, neben dem Datum den zugehörigen Wochentag anzupassen, so dass beispielsweise die ordentliche Hauptversammlung am Donnerstag, 27. Januar 2012 und nicht am Freitag, 27. Januar 2012 stattfinden soll. Auch die Angabe der Zeitzone (MEZ bzw. MESZ) kann sich selbst bei identischem Datum von Jahr zu Jahr verändern. Zudem kann die Hauptversammlung im Vorjahr später stattgefunden haben, so dass alle relevanten Daten im Gegensatz zum aktuellen Jahr in die Sommerzeit fallen.
Ist ein Fehler offenkundig, muss er nicht relevant sein, dennoch verbleibt ein gewisses Restrisiko. Sind Fehler jedoch nicht offenkundig, können sie im schlimmsten Fall zur Anfechtbarkeit oder Nichtigkeit von Beschlüssen führen. Paradebeispiel für einen relevanten Fehler ist die Verwechslung der Monate Juni und Juli, was bei Übernahme der letzten Einberufung sehr leicht passieren kann, wenn die letzte Versammlung z.B. im Juni stattfand und die diesjährige im Juli. Wenn kopiert wird, sollte also mit extremer Umsicht vorgegangen werden.
Sechstes Prinzip: Rechne mit dem Schlimmsten
Selbst bei sorgfältiger Vorbereitung der Einberufung kann es stets zu Fehlern kommen. Neben eigenen Fehlern können auch Fehler beim elektronischen Bundesanzeiger nicht ausgeschlossen werden. Es ist deshalb vernünftig, sich auf solche Eventualitäten einzustellen, um gegebenenfalls gegensteuern zu können. Denn Irren ist nun mal menschlich.
Besonders effektiv ist es, die Einberufung zur Hauptversammlung nicht am letztmöglichen Termin, sondern bereits zu einem früheren Zeitpunkt bekannt zu machen, so dass noch eine Korrekturveröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger möglich ist.
Fazit
Bei der Einberufung zur Hauptversammlung lauern viele Stolperfallen. Soweit möglich, sollten sie durch einen möglichst schlanken Einberufungstext vermieden werden (Erstes Prinzip). Fehlerquellen, die sich nicht vermeiden lassen, können dadurch entschärft werden, dass man sie sich bewusst vor Augen führt (Zweites bis Fünftes Prinzip). Sollten sich selbst bei großer Sorgfalt Fehler einschleichen, kann dies durch eine vorausschauende Wahl des Einberufungstermins korrigiert werden (Sechstes Prinzip).