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Das HV Magazin sprach mit Tobias Stamper über die Sicherheit von Hauptversammlungen. Stamper arbeitet seit 1994 bei Securitas, Deutschlands größtem Sicherheitsdienstleister im privaten Sicherheitsgewerbe. Als Area Manager leitet er die Geschäfte in Hessen, Rheinland-Pfalz, Saarland und den nördlichen Teilen Baden-Württembergs.

HV Magazin: Wie macht man eine HV sicher?

Tobias Stamper, Securitas
Tobias Stamper, Securitas

Tobias Stamper: Das A und O einer sicheren Jahreshauptversammlung börsennotierter Unternehmen ist ein detailliert geplantes Sicherheitskonzept. Neben den Vorgaben des Veranstalters sind dabei auch die Anforderungen beteiligter Gewerke zu berücksichtigen. Die ersten Vorbereitungsgespräche werden meist schon ein halbes Jahr vor der HV geführt. Das Gesamtsicherheitskonzept berücksichtigt unter anderem Veranstaltungsort und Raumplanung. Hinzu kommen der zeitliche Ablauf, voraussichtliche Teilnehmerzahlen sowie die An- und Abreise. Wichtiger Bestandteil des Gesamtkonzeptes ist ein gut organisiertes Personaleinsatzkonzept. Vor Beginn der Veranstaltung liegt das Hauptaugenmerk auf der Koordination der Aktionärsströme sowie der Zufahrts- und Zugangskontrollen. Nach Beginn der Veranstaltung gilt es, die HV selbst – unter Berücksichtigung des Aktiengesetzes – sicherzustellen. Ein koordiniertes Verlassen und die Lenkung der Besucherströme sind die Schwerpunktaufgaben nach der HV.

Worauf bereiten Sie sich bei einer HV vor?

Jegliche Art von Störungen, die die Veranstaltung verhindern, zu einer Unterbrechung oder gar zum Abbruch der Hauptversammlung führen könnten, gilt es zu vermeiden. Dazu zählen Protestaktionen außerhalb der Event-Location und im Veranstaltungsbereich. Weiterhin gilt es natürlich, das Einbringen unerlaubter Gegenstände zu verhindern. Daneben gibt es viele weitere Vorkommnisse, wie beispielsweise Stromausfall, Brand, Wasserschäden, aber auch eine Bombendrohung.

„Nach Beginn der Veranstaltung gilt es, die HV selbst – unter Berücksichtigung des Aktiengesetzes – sicherzustellen.“

Was ist im Vorfeld zu tun?

Eine detaillierte und vorausschauende Planung – personell, technisch und organisatorisch – ist die wesentliche Aufgabe. Evakuierungs- und Notfallpläne müssen erstellt werden; es erfolgt eine Voraufklärung des Veranstaltungsortes, der Notausgänge, Evakuierungskorridore und Freiflächen. Wesentlich ist auch eine Einschätzung des Gefährdungs- und Störerpotenzials sowie eine permanente Aktualisierung des Lagebildes in Zusammenarbeit mit den Behörden.

Welches Equipment und Personal ist dafür nötig?

Zunächst benötigt der Sicherheitsdienstleister ein erfahrenes HV-Planer- und Organisationsteam, das das Sicherheitskonzept erarbeitet und umsetzt sowie die Personaleinsatzplanung und Bestellung des umfassenden Equipments organisiert. Je nach HV-Größe sind mehrere Hundert Mitarbeiter des Sicherheitsdienstleisters im Einsatz. Wesentliche Positionen werden mit moderner Kommunikations- und Funktechnik ausgestattet. Zur weiteren Ausstattung zählen z.B. Sicherheitsschleusen, Gepäckprüfanlagen, Metalldetektoren, aber auch Absperrmaterial. Außerdem müssen Notfallpläne für bestimmte Szenarien wie Räumung, Evakuierung, temporäre oder permanente Unterbrechung der Veranstaltung schnell verfügbar sein.

Herr Stamper, vielen Dank für das interessante Interview.

 

Über den Autor

Svenja Liebig ist Redaktionsleitern Kapitalmarktmedien bei der GoingPublic Media AG. Ihre Schwerpunktbereiche liegen bei Themen rund um IPOs, Investor Relations, Unternehmensfinanzierung und den Kapitalmärkten in Österreich und der Schweiz.