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Fragenbeantwortung im pflichtgemäßen Ermessen des Vorstands

Der Aufsichtsrat legt i.d.R. in Abstimmung mit dem Vorstand einen Kriterienkatalog fest, anhand dessen das pflichtgemäße Ermessen des Vorstands von diesem ausgeübt werden kann. Der Kriterienkatalog wird meist nicht veröffentlicht, kann aber bei einer gerichtlichen Überprüfung der sachgerechten Ermessensausübung hilfreich sein. Die Auswahl der Fragen und die Vorbereitung der Antworten sollte dokumentiert werden.

Ist überhaupt ein Ermessensspielraum vorhanden?

Ob ein Ermessenspielraum vorhanden ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die prognostizierte Dauer der HV ist wichtig (entsprechend Maximaldauer nach DCGK von 4 bis 6 Stunden), eine Orientierung an gesellschaftsspezifischer Erfahrung ist ebenfalls denkbar. Bei einer nicht zu hohen Fragenzahl werden in der Praxis die Fragen i.d.R. alle beantwortet.

Kann man Fragen aussortieren unabhängig von Fragenanzahl und –umfang?

Kriterien für Ermessensausübung finden sich in der Gesetzesbegründung. Möglich ist die Bevorzugung von institutionellen Anlegern und Aktionärsvereinigungen, das Aussortieren unsachlicher Fragen, und im Übrigen ist die Orientierung an §131 AktG zweckmäßig.

Wie viele Fragen werden gestellt?

Bisher bewegen sich die bei der virtuellen HV eingereichten Fragen i.d.R. in ähnlichen Größenordnungen wie bei der Präsenz-HV. Die Fragen werden meist in den letzten Tagen der Einreichungsfrist übermittelt, so dass sich die Vorbereitung der Antworten auf die Tage vor der HV konzentriert. Da dies problemlos dezentral möglich ist, kann der Prozess der Antwortenvorbereitung systematisch durchgeführt werden und führt aufgrund der zur Verfügung stehenden längeren Recherchezeit häufig zu qualitativ hochwertigeren Antworten als während der Präsenz-HV.

Wie behandeln wir Anträge?

Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträge und Wahlvorschläge – nach dem Willen des Gesetzgebers sind die Antragsrechte in der Notgesetzgebung ausgeschlossen worden. Zitat aus der Gesetzesbegründung: „Wird die Versammlung nur mit Briefwahl und Vollmachtstimmrecht durchgeführt, fallen natürlich alle Antragsrechte in der Versammlung weg.“ Trotzdem hat sich in der Praxis die freiwillige Einbringung von vor der HV durch formgerecht angemeldete Aktionäre angekündigte o.g. Anträge in die HV etabliert. In der Einladung zur HV wird dabei die Fiktion etabliert, der Antrag sei während der HV mündlich gestellt worden. Häufig wird dabei Bezug genommen auf Gegenanträge, die veröffentlichungspflichtig sind (weil korrekt gestellt bis 14 Tage vor der HV), dann können Weisungen dazu im Vorfeld der HV eingeholt werden. In weniger Fällen werden auch nicht veröffentlichungspflichtige Anträge, die z.B. bis zwei Tage vor der HV (orientiert an der Fragenfrist) oder in Einzelfällen sogar bis zum Vortag der HV 24 Uhr gestellt werden, in die HV eingebracht. Letztere Variante bringt einen wesentlichen Nachteil der Präsenz-HV vollkommen freiwillig in die virtuelle HV ein, nämlich im Fall der Ablehnung der Verwaltungsvorschläge den Aktionären unbekannte Anträge z.B. durch Verlesung durch den Versammlungsleiter in die HV einbringen zu müssen und dann ggf. spontane Zufallsmehrheiten zu erhalten, da nur wenige Aktionäre dann noch mit einer Weisung/Briefwahl reagieren können. Die vorgeschlagene Lösung, sich eine Blankoweisung i.S.v. „Gegen alle Gegenanträge bzw. alternativen Wahlvorschläge“ im Vorfeld einzuholen, birgt wesentliche Nachteile. Echte Geschäftsordnungsanträge wurden bisher m.W. nicht zugelassen.

Kosteneinsparung

Die Kostenseite ist ein zentraler Faktor, der die Zukunft der virtuellen HV oder einer Spielart davon beeinflussen wird. Trotz höherer Kosten für Rechtsberatung, Streaming, Portal usw. ist in den meisten Fällen in Summe eine erhebliche Überkompensation mit Einsparungen durch den weitgehenden Entfall des Messebaus, den Entfall des Q&A-Backoffice während der HV, keiner oder geringerer Saalmiete (virtuelle HVs finden recht häufig in den Firmenzentralen statt), den Entfall von Catering, Sicherheitspersonal, Hostessen und großer Teile der Reisekosten zu erzielen. Die Gesamtkosten sinken häufig in einer Größenordnung von 50% und – insbesondere bei bisher sehr großen HVs – auch deutlich mehr.

Zwischenfazit und Ausblick

Das Recht auf Verlängerung der Geltung der aktuellen Notgesetzgebung um ein Jahr bis Ende 2021 per Verordnung aufgrund weiter massiver Gefahren durch die Pandemie wird hoffentlich nicht gezogen werden müssen.

Durch die Erfahrungen der diesjährigen HV-Saison wird die Leistungsfähigkeit der internetbasierten Kommunikations- und Abstimmungssysteme nachgewiesen sein und unstrittig anerkannt werden.

Die erheblichen Kosteneinsparungen für die meisten Emittenten führen m.E. zu intensiver Lobbyarbeit, eine die Präsenzhauptversammlung ersetzende virtuelle HV als Möglichkeit in der Dauergesetzgebung zu verankern. Dies wird vom Gesetzgeber unter Rücknahme der diesjährigen Einschränkungen der Aktionärsrechte aufgegriffen und. spätestens im Jahr 2021 umgesetzt werden. Daher kann es sein, dass 2021 noch ein letztes Mal Präsenz-HVs im bekannten Rahmen stattfinden.

Ich halte es aber für gut möglich, dass die virtuelle HV mit dann wieder erweiterten Aktionärsrechten lückenlos an das Auslaufen der aktuellen Notgesetzgebung anschließen wird.

Dieser Artikel erschien zuerst in unserem aktuellen HV-Magazin. Das E-Magazin finden sie hier.

Über den Autor

Torsten Fues

Senior-Berater & Vorstand, Better Orange IR & HV AG

torsten.fues@better-orange.de

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