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Grundsätzlich sollen Vorstand und Aufsichtsrat nach § 118 Abs. 3 S. 1 AktG an der Hauptversammlung persönlich teilnehmen, wobei das „sollen“ eher im Sinne eines verpflichtenden „müssen“ zu verstehen ist. Schon seit dem Jahr 2002 besteht aufgrund des Transparenz- und Publizitätsgesetzes (TransPuG) in § 118 Abs. 3 S. 2 AktG eine Ausnahmeregelung, wonach Aufsichtsräte durchaus auch auf elektronischem Wege zugeschaltet werden können. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende Satzungsregelung, die bestimmte Gründe für das Absehen von der persönlichen Anwesenheit benennt. Hierbei hatte der Gesetzgeber insbesondere eine lange Anreise ausländischer Organmitglieder im Blick.

Nach § 1 Abs. 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVMG) kann der Vorstand auch ohne entsprechende Satzungsregelung insbesondere die Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats im Wege der Bild- und Tonübertragung nach § 118 Abs. 3 S. 2 AktG vorsehen.

Das Gesetz war zunächst auf Hauptversammlungen im Jahr 2020 befristet, wurde aber nunmehr durch die Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (GesRGenRCOVMVV) vom 20. Oktober 2020 (BGBl. 2020 I 2258) auch auf Hauptversammlungen bis Ende 2021 verlängert.

Die virtuelle Teilnahme von Aufsichtsräten an der Hauptversammlung war bislang eine äußerst seltene Übung. Eine entsprechende Satzungsregelung findet sich beispielsweise im DAX lediglich bei acht Gesellschaften. In der Praxis angewandt wurde diese – soweit ersichtlich – kaum je. Mit der Corona-Pandemie, den Versammlungsbeschränkungen und der Covid-19-Gesetzgebung wurde die virtuelle Teilnahme von Aufsichtsräten an der Hauptversammlung im Jahr 2020 zum Allgemeingut.

Aufgrund der pandemiebedingten puren Notwendigkeit der körperlichen Abwesenheit haben die Gesellschaften nahezu flächendeckend die persönliche Teilnahme der einfachen Aufsichtsräte durch die Bild- und Tonverbindung ersetzt. Der Aufsichtsratsvorsitzende als Versammlungsleiter und gelegentlich auch der stellvertretende Versammlungsleiter waren hingegen am Hauptversammlungsort ebenso persönlich anwesend wie mindestens ein Vorstand, der Notar und der bzw. die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.

Die gemachten Erfahrungen sind als durchaus positiv zu bezeichnen. Die technischen Verbindungen haben keine Probleme verursacht, der Notar vermerkte die lediglich virtuelle Teilnahme der jeweiligen Aufsichtsratsmitglieder im Protokoll und die Interaktion zur Versammlung entsprach weitgehend derjenigen in der Präsenzversammlung.

Bei Lichte betrachtet ist die Rolle der einfachen Aufsichtsratsmitglieder in der Hauptversammlung eine nahezu ausschließlich passive: Die Versammlungsleitung ist meist dem Aufsichtsratsvorsitzenden, die Fragenbeantwortung dem Vorstand vorbehalten. Außer Anwesenheit und Interesse bzw. dessen Vortäuschung gegenüber jedweden zum Teil auch abseitigen Beiträgen ist den meist hochqualifizierten und erfahrenen Aufsichtsräten keine nennenswerte Aufgabe zugeordnet. Und diese doch eher wenig fordernden Tätigkeiten lassen sich recht gut auch ohne persönliche Anwesenheit aus dem Homeoffice ausüben.

Im Ergebnis dürfte es vielen Aufsichtsratsmitgliedern im Jahr 2020 durchaus entgegengekommen sein, dass sie für die Hauptversammlung weder eine lange Hin- und Rückreise, noch die Verdammung zu weitgehender Passivität und die Erwartungshaltung des freundlichen Interesseheuchelns in Kauf nehmen mussten.

Von daher dürfte durchaus ein deutliches Interesse daran bestehen, die Online-Teilnahme von Aufsichtsräten an der Hauptversammlung auch über 2021 hinaus fortzuführen. Im Gegensatz zur Online-Teilnahme von Aktionären sieht das Gesetz dies bereits ausdrücklich vor.

Gesellschaften, die ihre Aufsichtsräte in der Zukunft ein Stück weit entlasten möchten, sollten also prüfen, ob die Satzung die Online-Teilnahme bereits ermöglicht und ob ggf. die bestimmten Gründe hierzu ausreichend bzw. passend sind. Es könnte sich z.B. empfehlen, nicht nur auf eine lange Anreise, sondern auch andere persönliche Hinderungsgründe, etwa dienstliche Verhinderungen aufzunehmen. Im Rahmen der vermutlich virtuellen Hauptversammlung 2021 lassen sich entsprechende Satzungsregelungen problemlos integrieren und eröffnen die virtuelle Aufsichtsratsteilnahme an der Hauptversammlung auch ab dem Jahr 2022.

Über den Autor

Gastautor Matthias Höreth
Matthias Höreth

Matthias Höreth ist Rechtsanwalt mit dem Schwerpunkt Hauptversammlung.