Nachhaltigkeit auf der Hauptversammlung

„Nachhaltigkeit – nicht schon wieder…“ denkt der Leser vielleicht bei der Erinnerung an den letzten Fragenbogen, den er vor ein paar Monaten auszufüllen hatte: Es kostete ihn diverse Arbeitsstunden, sich in ESG-Fragestellungen einzuarbeiten und die vielfältigen benötigten Informationen zusammenzutragen. Nachdem der Freiwilligkeit und Motivation für ein allseits „nachhaltiges“ Berichterstatten eine hohe Frustrationsrate angesichts der Menge an Bürokratie folgte, nahm man das Modethema der Saison 2012/2013 in den letzten Monaten weniger wahr. Umso überraschter ist man nun, dass dieses Thema auch die jährliche Hauptversammlung in Beschlag nehmen soll. Dabei liegt es eigentlich auf der Hand, den Aktionären ein ökologisch und ökonomisch attraktives Event zu präsentieren.

Nachhaltigkeit in Reporting und Corporate Events
Spätestens seit 1999 begleitet das Thema „Nachhaltigkeit“ die Financial Community latent. Hier wurden die ersten GRI-Richtlinien für eine Nachhaltigkeitsberichterstattung vorgelegt. Konkreter wurde es 2009 durch die Aufnahme der Nachhaltigkeitsthematik in den Corporate Governance Kodex, mit der Veröffentlichung des Kriterienkatalogs der EFFAS/DVFA, d.h. der sog. KPIs for ESG 3.0, im Jahr 2010 und der Verabschiedung des Deutschen Nachhaltigkeitskodex im November 2011. Seit 2011 konnten auf diversen Hauptversammlungen auch vermehrt Aktionärsfragen zu diesem Themenkomplex beobachtet werden, insbesondere von Vertretern der Investmentfirmen mit nachhaltigen Fonds. Seit 2013 gehört Nachhaltigkeit zudem zu den Themenschwerpunkten der Aktionärsschutzvereinigung DSW e.V.

Soziale und ökologische Verantwortung
Um auch bei Hauptversammlungen den ESG-Kriterien gerecht zu werden, heißt es, glaubwürdig auf ökologische Belange ebenso Rücksicht zu nehmen wie auf soziale Belange und Fragen der transparenten, guten Unternehmensführung, jeweils unter Berücksichtigung der ökonomischen Rahmenbedingungen. Wie stellt man soziale und ökologische Verantwortlichkeit nunmehr im Rahmen des jährlichen Aktionärstreffens dar?

Auf die Möglichkeiten der ressourcenschonenden Optionen in der HV-Vorbereitung wird hier nicht weiter eingegangen, da sich bei Namensaktiengesellschaften derzeit noch kein Trend zum reinen elektronischen Versand der Einberufungsunterlagen abzeichnet und bei Inhaberaktien der komplexe Einladungs- und Anmeldeprozess mit den Depotbanken als Intermediär noch keine webbasierte Lösung ermöglicht.

Ansätze für eine nachhaltige HV
Ziel des Hauptversammlungstages ist die Berücksichtigung ressourcenschonender Aspekte für alle Bereiche eines Events. Zumindest die Anreise sollte bspw. CO₂-sparend erfolgen können, d.h. eine Location mit ÖPNV-Anschluss in nächster Umgebung ist zu wählen. Sollte keine direkte ÖPNV-Anbindung möglich sein, wäre je nach HV-Größe mit Blick auf eine umweltschonende Mobilität über ein Hybrid-Shuttle vom nächstgelegenen Hauptbahnhof zur HV-Location nachzudenken.

Noch einen Schritt weiter geht die Commerzbank. Seit 2011 wird die Hauptversammlung des DAX-Wertes „CO₂-neutral“ gestellt. Dazu werden auch an alle Dienstleister entsprechende Fragebögen versandt, um die Umweltbelastung zu ermitteln.

Die mehrjährige Wahl des identischen Versammlungsortes ermöglicht die Entwicklung und Nutzung eines ressourcenschonenden Eventkonzepts. Ein jahresneutraler Bühnenbau mit korrespondierender Dekoration wird im Anschluss an die Veranstaltung eingelagert und in den kommenden Jahren wiederholt aufgebaut. Alle Materialien werden somit jährlich wiederverwendet, solange das CI des Unternehmens sich nicht ändert.

Bei der Auswahl des Technikdienstleisters ist darauf zu achten, dass energiesparendes Equipment eingesetzt wird. Soweit es das Eventkonzept zulässt, wäre der Einsatz von LED-Licht zu befürworten, denn dies erfolgt bei geringem Stromverbrauch und geringer Wärmeentwicklung. Gegenüber konventionellem Licht lässt sich eine Energieersparnis von bis zu 70% erzielen. Der KölnKongress hat bspw. im „Gürzenich“ über 1.000 Leuchtmittel durch LED-Lampen ersetzt. Diese Investition kostete einmalig 25.000 EUR, bedeutet aber langfristig neben der verbesserten Energieeffizienz auch eine Kosteneinsparung von etwa 16.000 EUR p.a.

Ressourcenschonende Registrations- und Abstimmungsprozesse
Dreh-und Angelpunkt jeder Hauptversammlung sind die Registration der Aktionäre und die Abstimmung. Hier werden in 90% aller Hauptversammlungen papiergebundene Verfahren gewählt, bspw. indem die Aktionäre ihre Papier-Eintrittskarte gegen ein Stimmmedium aus Papier tauschen, d.h. gegen Stimmabschnittsbögen oder Stimmkartenblöcke. Ressourcenschonend, innovativ und effektiv ist hier jedoch der alternative Einsatz elektronischer Medien. Die elektronische Registration mit Tablets stellt alle Informationen digital zur Verfügung, womit neben Zeit vor allem auch Energie und Mengen an Papier gespart werden. Aktionäre registrieren sich mit ihrer Eintrittskarte, und ein Abschnitt hiervon wird zu Archivzwecken an der Registration einbehalten. Der Rest des Dokuments verbleibt als Präsenzbeleg beim Aktionär und dient später als Legitimation zur Abstimmung, die ebenfalls ressourcenschonend mit Tablets durchgeführt wird. Eine solche Abstimmung erfolgt nicht nur papierlos, sondern ist bedeutend schneller als eine papiergebundene Abstimmung, bei der Stimmsammler die Belege einsammeln, welche anschließend zeitintensiv eingelesen und ausgewertet werden müssen. Weiterer charmanter Effekt: Das Abstimmungsergebnis nach Schließen des Abstimmungsvorgangs durch den Versammlungsleiter steht bei der digitalen Variante postwendend zur Verfügung, da die Abstimmung jedes Aktionärs in Echtzeit vom Server erfasst und verarbeitet wird. Sobald der Versammlungsleiter die Abstimmung geschlossen hat, können die Abstimmungsergebnisse pro Tagesordnungspunkt übersichtlich im unternehmensindividuellen Corporate Design an die Wand projiziert werden kann. Da mittlerweile die Mehrzahl aller Versammlungsleiter auf die Kurzfassung bei der Verkündung der Abstimmungsergebnisse abstellt, muss die Versammlung zur Stimmauswertung daher nicht unterbrochen werden, wie dies bei papiergebundenen Lösungen zwingend notwendig ist.

Das „papierlose“ Backoffice
Für die Beantwortung der vielfältigen Aktionärsfragen, die im Rahmen der Generaldebatte einer Hauptversammlung gestellt werden, bedienen sich einige Gesellschaften eines PC-basierten Backoffices. Auch hier bietet die Technik mittlerweile ressourcenschonende Lösungen. Anstelle des Ausdrucks der Antworten auf Papier erhalten Vorstand und Versammlungsleiter die vorbereiteten Antworten auf ein Tablet auf der Bühne, die Q&A-Session kann völlig drucker- und papierlos erfolgen. Über dasselbe Tablet haben alle Podiumsmitglieder nicht nur die Möglichkeit, nicht akzeptierte Antworten zurück an die Ausgangskontrolle zu schicken oder mit dem Backoffice und dem Wortmeldetisch zu chatten, sondern dank ausführlicher Statistikfunktionen auch jederzeit den Überblick, wo das Backoffice steht.

Chance nachhaltige Hauptversammlung
Neben den erläuterten veranstaltungsspezifischen Aspekten werden ESG-konforme und ökonomische Aspekte bei einer nachhaltigen Hauptversammlung geschickt mit Entertainment verknüpft, wenn der Vorstand in seiner Präsentation auf Projekte sozialen Engagements eingeht, die CO₂-Einsparungen des abgelaufenen Geschäftsjahres vorstellt und die Ergebnisse der letzten Stakeholder-Befragung erläutert. Schließlich unterstreicht ein Catering mit frischen Produkten aus der Region die Glaubwürdigkeit und das Renommee des Unternehmens. Beiläufig macht der Genuss dieser Speisen Mut und Freude, an der zeitnahen Etablierung von Nachhaltigkeitsstandards mitzuwirken und gleichzeitig jeden Bürokratiefrust zu vergessen.