Der Gesetzgeber hat für die Mitteilungspflicht den Bestand des Aktienregisters zu Beginn des 14. Tages vor der Hauptversammlung für maßgeblich erklärt. Dennoch empfiehlt es sich für die Gesellschaften, gerade auch wenn eine Anmeldefrist besteht, früher mit dem Versand zu beginnen, um den Aktionären eine angemessene Reaktionszeit zu belassen, und lediglich einen Nachversand an die – in der Regel wenigen – bis zum Beginn des 14. Tages vor der Hauptversammlung neu ins Aktienregister eingetragenen Aktionäre vorzusehen.
Auch bei Namensaktien kann die Satzung den Mitteilungsversand auf elektronische Kommunikation beschränken. Angesichts der immer noch geringen Bereitschaft von Kleinaktionären, der Gesellschaft solche Kommunikationswege zu eröffnen, empfiehlt sich das m.E. derzeit nicht.
Teilnahmevoraussetzungen
Dass bei Namensaktien die Teilnahmeberechtigung nur von der vorherigen Anmeldung abhängig gemacht werden kann (§ 123 Abs. 2 AktG), wurde schon kurz angesprochen. Eines über die Anmeldung hinaus gehenden Berechtigungsnachweises bedarf es nicht, die Eintragung im Aktienregister gibt der Gesellschaft insoweit die nötige Gewissheit.
Das gilt uneingeschränkt bei selbst im Aktienregister eingetragenen Aktionären. Diese müssen, soweit eine Anmeldung als Teilnahmevoraussetzung bestimmt ist, entscheiden, ob sie sich mit ihren gesamten Beständen oder nur mit einem Teil anmelden wollen. Sie können auch eigene Bevollmächtigte benennen oder direkt gegenüber der Gesellschaft von der Möglichkeit der Briefwahl oder der Bevollmächtigung des Abstimmungsvertreters der Gesellschaft Gebrauch machen, wenn solche Möglichkeiten angeboten werden. Der Kontakt zwischen Gesellschaft und Aktionär ist damit gegenüber der Inhaberaktie deutlich vereinfacht.
Ist ein Intermediär eingetragen, kann er in der Regel aufgrund einer Ermächtigung seiner Hintermänner Stimmrechte ausüben (vgl. für Kreditinstitute § 135 Abs. 6 AktG) oder diesen Hintermännern durch Anmeldung Eintrittskarten verschaffen.
Lange Zeit problematisch waren bei börsengehandelten Namensaktien-Gesellschaften die sogenannten „freien Meldebestände“, also die Intransparenz zu u.U. erheblichen Beständen, die nicht zur Eintragung angemeldet werden, und in der Folge die Aufrechterhaltung der Eintragung von Personen, die ihre Aktien längst verkauft haben. Die Gesellschaft musste diesen Personen nicht nur die HV-Information zuleiten, sondern ihnen – wegen § 67 Abs. 2 AktG – auch die HV-Teilnahme ermöglichen, wenn sie dies verlangten. Zwischenzeitlich hat sich bei Clearstream-Banking ein Verfahren etabliert, das die Bereinigung des Aktienregisters um solche ehemaligen Aktionäre ermöglicht und damit Kosten und Risiken für die Gesellschaft vermindert. Die Intransparenz hinsichtlich der nicht eingetragenen Aktionäre bleibt jedoch misslich.
Teilnahmerecht und Stimmverbot nach § 67 AktG
Um die Transparenz der Aktienregister weiter zu verbessern, hat der Gesetzgeber in § 67 Abs. 2 AktG die Möglichkeit geschaffen, durch Satzungsregelung die Eintragung von Intermediären im Aktienregister zu begrenzen, und in § 67 Abs. 4 AktG ein normiertes Auskunftsverlangen zur Verfügung gestellt. Beide Instrumente sind mit einem Stimmrechtsverlust für Aktien sanktioniert, für die die satzungsmäßigen Grenzen nicht eingehalten bzw. die Auskünfte nicht erteilt werden. Die daraus gerade auch für die Hauptversammlung drohenden Risiken hinsichtlich der Stimmberechtigung einzelner angemeldeter Aktionäre lassen die meisten Namensaktien-Gesellschaften bislang auf den Einsatz dieses Instrumentariums verzichten. Der erhoffte Transparenzvorteil dürfte vielfach die drohenden Anfechtungsrisiken nicht aufwiegen. Hier wäre es m.E. nützlich, wenn der Gesetzgeber die Sanktion des Stimmrechtsverlustes zur Disposition der Gesellschaft stellte.
Umschreibungsstopp oder Record Date?
Anders als bei Inhaberaktien kennt das Gesetz für Namensaktien kein Record Date vor der Hauptversammlung, das für die Zurechnung von Stimmrechten maßgeblich wäre. Maßstab für die Ermittlung der Zahl der Stimmrechte jedes Teilnehmers ist das Aktienregister am Tag der Hauptversammlung. Ein besonderes Risiko ist für die Gesellschaft damit nicht verbunden. Dies gilt umso mehr, als kürzlich der BGH bestätigt hat, dass auch ohne Satzungsregelung ein Umschreibungsstopp einige (maximal sechs) Tage vor der Hauptversammlung vorgesehen werden kann, der ein stabiles Aktienregister am Tag der Hauptversammlung sicherstellt.
Wenn man die erwähnten Instrumente zur Verbesserung der Transparenz einsetzen will, ist allerdings ein Record Date an einem gesetzlich fixierten Tag vor der Hauptversammlung (und vor dem letzten Anmeldetag) nützlich, das allen Beteiligten eine klare Basis für eine letzte Offenlegung der Bestände gibt. Die freie Veräußerbarkeit der Aktien wird durch Umschreibungsstopp und Record Date nicht beeinträchtigt.
Fazit
Namensaktien sind für börsengehandelte Aktiengesellschaften auch künftig nicht zwingend vorgegeben. Sie bedeuten erhöhten Aufwand, versprechen aber im Zusammenhang mit der Hauptversammlung auch einige Vorteile, die ihre Wahl attraktiv machen können. Für die rechtssichere Nutzung aller für die Gesellschaft mit der Namensaktie verbundenen Transparenzvorteile wären kleine Anpassungen durch den Gesetzgeber wünschenswert.