Der Versammlungsleiter einer Hauptversammlung ist für den Ablauf der Veranstaltung unverzichtbar. Ihm steht die Leitungs- und Ordnungsbefugnis zu, er hat für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen und auf eine zügige Durchführung der Hauptversammlung zu achten. Nicht einfacher wird die Aufgabe dadurch, dass er als „Fels in der Brandung“, isoliert von allen Beratern, auf der Bühne sekundenschnell Entscheidungen treffen muss. Um all diesen Anforderungen gerecht werden zu können, sind umfangreiche und vor allem aktuelle Informationen zur Unterstützung auf der Bühne für den Versammlungsleiter unerlässlich.
Zugriff auf Informationen
Je nach Ausprägung der Hauptversammlung benötigt der Versammlungsleiter Zugriff auf unterschiedliche Informationen. Grob lassen sich die zugänglich zu machenden Informationen in Pflicht und Kür teilen. Die Pflicht(-Informationen) benötigt der Versammlungsleiter immer – bei einer kleinen und harmonischen Versammlung ebenso wie bei einer großen Publikumsversammlung, bei der eine konfliktträchtige Tagesordnung eher kontroverse Diskussionen erwarten lässt. Die Kür(-Informationen) sollten die Pflichtinformationen, abhängig von den Erwartungen an die Hauptversammlung, sinnvoll ergänzen.
Pflicht-Informationen
- Leitfaden: Alle grundlegenden Informationen für die Steuerung des (geplanten) Ablaufs der HV findet der Versammlungsleiter im Leitfaden. Dieser bildet somit das „Gerüst“ der Versammlung. Im Leitfaden werden alle organisatorischen und rechtlichen Aspekte bereits in der Vorbereitungsphase abgestimmt und zusammengeführt. In der Regel bildet der Leitfaden auch die Basis des notariellen Protokolls.
- Sonderleitfaden: Ergänzt wird der Leitfaden durch einen sogenannten Sonderleitfaden. Mit dem Sonderleitfaden erhält der Versammlungsleiter eine Unterstützung für nicht planbare Sonderfälle während der Versammlung. Dies umfasst u.a. (Gegen-)Anträge, die Anordnung von Ordnungsmaßnahmen oder auch Sprachregelungen für den Fall einer anonymen Bombendrohung.
- Vielfach lassen sich die Redetexte im Sonderleitfaden im Vorfeld der Versammlung nicht final ausformulieren. Beispielsweise sind der Wortlaut eines Antrags und auch der Antragsteller meistens nicht bekannt. Auch die für die Abstimmung zu verwendende Stimmkartennummer kann erst während der Versammlung festgelegt werden.
- In der Praxis hat es sich als sinnvoll erwiesen, den Sonderleitfaden in digitaler Form im Backoffice vorzuhalten und dann die vom Versammlungsleiter benötigten Passagen zu vervollständigen oder anzupassen und in den bereits vorhandenen Leitfaden einzupassen. Unbedingt zu vermeiden sind handschriftliche Ergänzungen des Leitfadens. So musste in einem Fall eine Abstimmung zu einer Sonderprüfung (!) wiederholt werden, da der Versammlungsleiter die Handschrift des betreuenden Rechtsanwalts falsch gedeutet hat.
- Teilnehmerverzeichnis – Präsenz: Vor der ersten Abstimmung hat der Versammlungsleiter das Teilnehmerverzeichnis den Aktionären zugänglich zu machen. Üblicherweise wird dies bereits im Leitfaden vorgesehen. Soll der Versammlungsleiter auch den aktuellen Stand der Präsenz den Aktionären mitteilen, so ist es am praktikabelsten, wenn ein Austauschblatt zum Leitfaden gereicht wird, in dem die aktuellen Zahlen bereits eingedruckt sind.
- Wortmeldeliste: Aktionäre, die sich am Wortmeldetisch gemeldet haben, werden vom Versammlungsleiter während der Generaldebatte aufgerufen. Dazu benötigt der Versammlungsleiter eine immer aktuelle Übersicht der Wortmeldungen. Für die meisten Hauptversammlungen dürfte es ausreichend sein, dass er dazu eine Kopie der Wortmeldungen gereicht bekommt. Bei komplexeren Versammlungen ist es sinnvoll, eine digitale Wortmeldeliste zu führen. Diese kann vom Versammlungsleiter und im Backoffice (Stenografen) gleichzeitig eingesehen und abgearbeitet werden. Der Versammlungsleiter benötigt zum Abruf der Information einen Bildschirm an seinem Arbeitsplatz, idealerweise einen Touchscreen oder noch moderner: einen iPad.
- Aktionärsfragen an den Aufsichtsrat werden in der Praxis vom Aufsichtsratsvorsitzenden beantwortet. Da die Satzung diesen meist auch gleichzeitig als Versammlungsleiter bestimmt, benötigt er, sofern er die Aktionärsfragen nicht selbst mitgeschrieben hat, zumindest den Text der Frage. Sinnvollerweise wird mit der Frage auch ein Antwortvorschlag aus dem Backoffice geliefert. Vor dem Hintergrund der aktuellen Rechtsprechung sollte vor einer Selbstaufnahme der Aktionärsfragen und einer „freihändigen“ Antwort durch den Aufsichtsratsvorsitzenden Abstand genommen werden. Die Texte mit Aktionärsfrage und Antwortvorschlag können dem Versammlungsleiter ausgedruckt auf Papier gereicht werden. Moderne Backoffice-Software stellt dem Versammlungsleiter diese Informationen jedoch auch via Touchscreen oder auf dem iPad zur Verfügung.
- Abstimmungsergebnisse: Unabhängig davon, ob die Verkündung der Abstimmungsergebnisse nun in Lang- oder Kurzfassung erfolgt: Dem Versammlungsleiter müssen diese vorliegen. Wie beim Teilnehmerverzeichnis werden auch hier die Textpassagen im Leitfaden bereits vorgesehen sein. Dies sollte dann auch die Frage des Versammlungsleiters an die Aktionäre umfassen, ob kein Aktionär der aktienrechtlich möglichen Kurzfassung der Beschlussergebnisse widerspricht. Die Ergebnisse selbst erhält der Versammlungsleiter dann lesefreundlich aufbereitet als Austauschseiten zum Leitfaden. Bei elektronischen Abstimmverfahren will man sich den Zeitaufwand für den Ausdruck sparen. In solchen Fällen werden die Ja- und Nein-Stimmen über einen Vorschaumonitor dem Versammlungsleiter angezeigt.