Für den perfekten Auftritt: Dank Redaktionssystem konnte beim Boehringer Geschäftsbericht nicht nur die weltweite Beitragszulieferung besser koordiniert werden. Foto: mpm Corporate Communication Solutions

 

Frank Bockius, Geschäftsführender Gesellschafter, mpm Corporate Communication Solutions

Die Innovationskraft, die das forschungsorientierte Pharmaunternehmen Boehringer Ingelheim seit mehr als 125 Jahren antreibt, machte im Jubiläumsjahr auch vor der Produktion von Publikationen wie dem Nachhaltigkeits- oder Geschäftsbericht nicht halt: Publishing-Systeme vereinfachen die weltweite dezentrale Bearbeitung, sparen Korrekturrunden und sind vor allem auf direktes crossmediales Publizieren ausgelegt.

Wenn ein Familienunternehmen nicht nur seit 1885 besteht, sondern sich zu einem der 15 größten Pharmaunternehmen weltweit entwickelt hat, dann hat es viel zu erzählen. Daher sollte sich der 2010er-Geschäftsbericht von den bisherigen nicht nur in der Gestaltung abheben. Gleichzeitig wurde eine Lösung gesucht, um die Zulieferung von Beiträgen aus aller Welt, aber auch die Abstimmungs- und Korrekturrunden einfacher zu gestalten.

Das Unternehmen beschäftigt rund um den Globus in 145 verbundenen Unternehmen mehr als 42.000 Mitarbeiter. Um Zeit zu sparen, war es dem Global Player besonders wichtig, die deutschen und englischen Versionen seiner Berichte gleichzeitig und für Print und Online zu produzieren.

Zentrale Plattform bindet alle Beteiligten ein

Schnell erkannten die Verantwortlichen, dass sie das Publishing am besten auf ganz neue Füße stellen. Und auch, dass sie eine zentrale webbasierte Plattform brauchen, die intern Beteiligten wie externen Agenturen, Textern und Übersetzern Zugang zur Berichtsversion in der jeweiligen Produktionsstufe verschafft. Von jedem Ort der Welt aus soll es möglich sein, Beiträge einzustellen, zu verändern und dabei den Produktionsverlauf im Auge zu behalten.

Das Redaktionssystem1, das als Systemlösung bei Boehringer das Rennen machte, überzeugte durch seine selbst erklärende Bedienbarkeit: Es baut auf die Programme Adobe InDesign für die Agentur und InCopy für das Unternehmen auf. Diese Lösungen sind nicht nur weit verbreitet und damit erlernt, sondern korrespondieren auch miteinander: Änderungswünsche an die beteiligten Agenturen können vom Unternehmen direkt ins System eingegeben werden, Texte später direkt in der richtigen Länge ins fertige Layout geschrieben werden. Schon das erspart viele Korrekturrunden.

Gleichzeitig wurde mit Einführung des Redaktionssystems das Ablagesystem dahingehend reformiert, dass alle zuvor als „berechtigt“ zentral hinterlegten Beteiligten Zugriff auf CI-Vorgaben, Vorlagen, Templates, Bilder und – besonders essenziell bei Geschäftsberichten – Zahlen bekommen. Denn eine Verknüpfung stellt sicher, dass die Zahlen des Konzernrechnungswesens oder anderer Fachabteilungen automatisiert aus SAP oder Excel übernommen werden können. Damit wird das Herzstück jedes Geschäftsberichts, die korrekte Darstellung der Bilanzen und Kennzahlen, weniger störanfällig. Typische Übertragungsfehler entfallen und auch die Aktualisierung der Zahlen gelingt schneller.

Workflow statt Versionschaos

Die Produktion eines Geschäftsberichts ist immer ein Kraftakt, weil die Inputs, Wünsche und Vorgaben vieler Menschen – teilweise weltweit – unter einen Hut zu bringen sind. Daran ändert auch ein Redaktionssystem nichts, aber: Es macht die Schnittstellen weniger anfällig und verbessert den Überblick für die Verantwortlichen. Sie brauchen sich keine Ordner mehr mit Ausdrucken unterschiedlicher Versionen anzulegen und Listen zu schreiben, wo welcher Text gerade im Umlauf ist. Ein Redaktionssystem bietet wesentlich mehr Komfort: Auf Knopfdruck bekommt der Projektleiter eine Übersicht, in welchem Stadium sich jede einzelne Seite befindet: Ist sie bei der Agentur, beim Texter oder in der Abstimmung? Jede Phase ist farblich anders gekennzeichnet. Bis zum Schluss kann außerdem nachvollzogen werden, woher und von wem Änderungen kommen, das Zurückgehen auf ältere Versionen bleibt möglich.

Zur Vermeidung des typischen Versionschaos kann eine Seite immer nur von einer Person zu einem Zeitpunkt bearbeitet werden. Ausnahmen sind möglich, wenn fertige Texte gleichzeitig zu mehreren Übersetzern gehen sollen. So geschehen bei Boehringer Ingelheim. Das Unternehmen konnte damit erheblich schneller in zwei Sprachen veröffentlichen.

Fit für iPad & Co

Unternehmenskommunikation heute und in Zukunft heißt, dass Inhalte schnell für mehrere Ausgabekanäle und -geräte aufbereitet werden müssen. Auch hierbei bietet das Redaktionssystem Entlastung, weil die Produktion eines Online-Nachhaltigkeits- und Geschäftsberichts oder einer entsprechenden iPad-Applikation nicht jedes Mal bei null anfängt, sondern die einmal im System hinterlegten Inhalte schneller per XML-Schnittstelle an den gewünschten Ausgabekanal angepasst werden können.

Fazit

Zusammengefasst hat Boehringer Ingelheim mit der Umstellung auf den Online Publisher die Redaktion des Geschäftsberichts zukunftssicher gemacht: Die Reports kommen schnell und in der gewünschten Form an den richtigen Platz und in den vorgesehenen Kommunikationskanal. Das spart Zeit und Geld und schafft Freiräume für die wirklich kreativen Aufgaben.

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