Thorsten Staab, Manager Corporate Business Development, CLS Communication AG

In den letzten fünfzehn Jahren hat der Geschäftsbericht enorm an Stellenwert gewonnen. Einerseits hat er sich von einer Pflichtpublikation zur Visitenkarte des Unternehmens entwickelt, andererseits haben regulatorische Anforderungen dazu geführt, dass der Geschäftsbericht auch in Bezug auf die Rechnungslegung immer komplexer wird. Die verstärkte Internationalisierung verlangt außerdem, dass Geschäftsberichte immer öfter übersetzt und in mehreren Sprachen publiziert werden. Man kann aber nicht davon ausgehen, dass die Texte aus einem Guss in einer Sprache geschrieben und dann in einem Schritt übersetzt werden. In der Realität ist es so, dass die einen Kapitel in der einen Sprache, die anderen in einer anderen Sprache geschrieben werden. Sprachlich sind die Texte oft nicht einheitlich, weil viele schreibende Teams an verschiedenen Niederlassungen involviert sind und in einigen Fällen auch Nicht-Muttersprachler am Werk sind. Nun wollen der Chief Executive Officer und der Chief Financial Officer den ganzen Finanzteil in einer Sprache lesen und korrigieren. Der von vielen Fachspezialisten verfasste Ausgangstext muss dafür auf einen Nenner gebracht und sprachlich verbessert werden. Anschließend gibt es mehrere Korrekturrunden, in denen immer wieder übersetzt werden muss. Und schließlich ist die Anforderung, dass sich die Texte wie aus einem Guss lesen und schnell mehrsprachig publiziert werden können. Was ist zu tun?

Es ist zum Ersten entscheidend, einen leistungsfähigen Sprachdienstleister im Rücken zu haben. Es ist davon abzuraten, selbst Übersetzende zu koordinieren, weil dieser Aufwand erheblich und oft nicht überschaubar ist. Die Kunden sind auf Flexibilität und eine Top-Projektleitung angewiesen. Es geht darum, eine hohe Textmenge innerhalb kürzester Zeit bei sich oft verändernden Zeitfenstern zu bewältigen und dabei die Qualität und insbesondere die sprachliche Konsistenz gleichbleibend hoch zu halten. Man sollte deshalb einen Projektmanager ernennen. Diese Person dient dem Kunden als Hauptansprechpartner und koordiniert auf der Seite der Agentur alle Ressourcen und weitere kritische Aspekte des Projekts.

Redaktionssystem reduziert Aufwand

Wie wird aber sichergestellt, dass alle Änderungen in den Übersetzungen nachvollzogen werden? Und wie kann die komplexe Verwaltung der Versionen vereinfacht und damit der enorm hohe Koordinations- und Kontrollaufwand reduziert werden? Ein gemeinsamer Redaktions- und Übersetzungs-Workflow mit Systemintegration kann die Abwicklung deutlich vereinfachen. Konkret bedeutet dies, die aufwändige Abwicklung der Übersetzungen und deren oft manuelles Handling mit einem Redaktions- und Produktionssystem sicherzustellen und zu rationalisieren. Die innovative Workflow-Technologie eliminiert die Medienbrüche, reduziert die Schnittstellen, löst die Problematik des Nachvollzugs von Änderungen in mehreren Sprachen und schaltet damit unnötige Fehlerquellen aus. Und der direkte Datentransfer ohne E-Mails spart zusätzlich Zeit.

Unternehmen sollten für Geschäftsberichte von Jahr zu Jahr die gleichen Übersetzerteams einsetzen. Foto: Photodisc

Konsequenter Einsatz von Sprachtechnologie

Wie können trotz Einsatz mehrerer involvierter Übersetzer Sprache und Stil konsistent gehalten werden? Auch hier gibt es Best Practices: So sollte man für Geschäftsberichte von Jahr zu Jahr die gleichen Übersetzerteams einsetzen, die mit Glossaren sowie ausführlichen, kundenspezifischen Sprachrichtlinien arbeiten. Diese werden laufend den Bedürfnissen der Kunden angepasst. Somit ist eine Kontinuität in der Unternehmenssprache sowie der Firmenterminologie gewahrt, auch wenn mehrere Spezialisten gleichzeitig am Bericht arbeiten. Der konsequente Einsatz von Sprachtechnologie („Translation Memories“) garantiert zudem, dass Texte, die auf eine bestimmte Art übersetzt werden, die der Kunde für gut befindet, auch das nächste Mal wieder so übersetzt werden. Damit spart der Kunde zusätzlich beträchtlich Geld. Der direkte Datentransfer ohne E-Mails und die Anbindung der Translation Memories an das Redaktionssystem erfordern zudem weniger Zeit. Fehler bei der manuellen Übernahme gelieferter Texte werden verhindert. Der Einsatz eines Redaktionssystems macht auch Datenkonvertierungen überflüssig. So werden große Einsparungen möglich, da Inhalte nach der Übersetzung nicht mehr aufwändig gelayoutet werden müssen. Zusätzlich ist sichergestellt, dass der Auftraggeber die gelieferten Nachübersetzungen vor dem Einfügen in das Layout kontrollieren kann.

Wer hundert Seiten in der Woche schafft, wer flexibel ist und auch Nacht- und Wochenendschichten organisieren kann, hat in diesem Geschäft gute Karten. Und noch ein weiterer Trend sei hier genannt: Neben Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch und Spanisch sind weitere Sprachen im Kommen – zum Beispiel Chinesisch. Für Kunden ist es von hohem Wert, auf einen Sprachdienstleister zurückzugreifen, der auch nicht alltägliche Sprachkombinationen anbieten kann.

Fazit

Geschwindigkeit und Präzision, rechtliche und kulturelle Aspekte, Sicherheit auf Bankenstandard sowie Zusatzdienstleistungen wie Anbindung an ein Redaktionssystem: Ein Sprachdienstleister, der all dies aus einer Hand bieten kann, wird auch künftig während der Geschäftsberichtssaison schlaflose Nächte verbringen – aber nicht wegen schlechter Auftragslage.