Formen des Präsenzbereichs
Kleiner Präsenzbereich
Ein kleiner Präsenzbereich erstreckt sich grundsätzlich nur auf den Versammlungssaal, wobei darauf geachtet werden sollte, dass die Teilnehmerzahl überschaubar bleibt: Der Präsenzbereich endet am Ein- bzw. Ausgang des Versammlungssaals, und somit verursacht jeder Aktionär, der diesen Saal betritt oder verlässt, eine Präsenzveränderung, die registriert werden muss. Der Vorteil eines kleinen Präsenzbereichs besteht in der geringen organisatorischen Anforderung, die dieser nach sich zieht. Die Ein- und Ausgangskontrolle zum Präsenzbereich befindet sich entweder im Versammlungssaal (direkt am Ein- bzw. Ausgang) oder unmittelbar vor dem Saal. Das Catering, welches vor und während der HV den Aktionären angeboten wird, sollte zur Vermeidung von ständigen Präsenzveränderungen im Versammlungssaal zur Verfügung gestellt werden.
Mittlerer Präsenzbereich
Ein mittlerer Präsenzbereich umfasst in etwa den Versammlungssaal inklusive einem vorgelagerten Foyer bis zur Ein- und Ausgangskontrolle. In der Regel sind die sanitären Anlagen aufgrund der räumlichen Gegebenheiten nicht in den Präsenzbereich integriert oder die Einbeziehung der sanitären Anlagen in den Präsenzbereich wäre mit einem unverhältnismäßig hohen finanziellen Aufwand verbunden. Allerdings sollte auch hier darauf geachtet werden, dass die Größenordnung der zu erwartenden Teilnehmer möglichst nicht mehr als 100 umfasst. Bei Hauptversammlungen in dieser Größenordnung dient das Foyer oder ein an den Versammlungssaal angrenzender weiterer Raum während der HV als Aufenthaltsbereich für die Aktionäre, um hier Getränke und eventuell Speisen einnehmen zu können.
Großer Präsenzbereich
Der große Präsenzbereich beinhaltet neben der Einbeziehung des Foyers nebst weiterer Räume mit Cateringstation auch die sanitären Anlagen. Einmal an der Ein- und Ausgangskontrolle bzw. dem Aktionärsempfang registriert, gibt es für den Aktionär eigentlich keine Veranlassung, diesen Präsenzbereich vor dem Ende der HV zu verlassen.
Fazit
Egal ob kleiner oder großer Präsenzbereich, es muss zu jeder Zeit feststellbar sein, wie viel Aktienkapital sich im Präsenzbereich befindet. Die Überwachung des Präsenzbereichs und damit die Führung des Teilnehmerverzeichnisses ist wichtiger Bestandteil für die Durchführung einer ordnungsgemäßen HV. Der Präsenzbereich ist daher besonders sorgsam zu planen und zu überwachen. Nur so ist gewährleistet, dass die Beschlüsse ordnungsgemäß gefasst werden und auch später Bestand haben. So kann es im Einzelfall sinnvoll sein, auch bei einer kleinen HV einen großen Präsenzbereich einzurichten.